Теорія економічного аналізу - Купалова Г.І. - 5.4. Сучасні автоматизовані інформаційні системи та їх використання в економічному аналізі й управлінні

З переходом до ринкової економіки у більшості підприємств та організацій у зв'язку з підвищенням ролі економічних методів управління, необхідністю розробки та обґрунтування перспективних бізнес-планів, комплексної оцінки ефективності коротко- та довгострокових управлінських рішень різко зросла потреба в розширенні економічної роботи та підвищенні її якості. Це, у свою чергу, викликало необхідність автоматизації аналітичного процесу на базі ЕОМ. Як відомо, аналітична обробка інформації досить трудомістка, а використання сучасних технологій обробки інформації підвищує оперативність й ефективність економічного аналізу.

Автоматизація аналітичних розрахунків забезпечує:

– підвищення продуктивності праці економістів-аналітиків за рахунок вивільнення їх від технічної роботи і розширення творчої діяльності, що сприяє поглибленню досліджень, вирішенню складніших економічних завдань;

– глибоке та всебічне вивчення економічних явищ і процесів, повніше дослідження факторів та виявлення резервів підвищення ефективності виробництва;

– підвищення оперативності та якості аналізу, його загального рівня і дієвості.

Нові можливості відкрилися перед економічним аналізом з появою та розвитком сучасних комп'ютерних інформаційних систем, персональних обчислювальних машин (ПЕОМ). Як влучно зазначив Білл Гейтс у своїй книзі "Бізнес зі швидкістю думки", в найближчому десятилітті успіху доб'ються ті компанії, які зуміють організувати свою роботу за допомогою електронного інструментарію. Найбільш надійний засіб виділити свою компанію серед конкурентів – це добре організувати роботу з інформацією.

Дійсно, при застосуванні ПЕОМ за рахунок децентралізації автоматизованої обробки економічної інформації, суміщення безпосередньо на робочому місці професійних знань з перевагами електронної обробки даних підвищується продуктивність праці економіста, бухгалтера, плановика та інших спеціалістів підприємства. Цьому сприяють прогресивні характеристики сучасних персональних обчислюваних машин: низька вартість, висока продуктивність, надійність, простота в обслуговуванні та експлуатації, гнучкість та автономність використання, наявність розвиненого програмного забезпечення, діалоговий режим роботи тощо.

Важливим фактором прогресу є удосконалення форм і методів інформаційного забезпечення дослідження економічних процесів та явищ на основі обчислювальної техніки і засобів зв'язку, які становлять матеріально-технічну базу автоматизованої інформаційної системи (АІС) підприємства.

Автоматизовані інформаційні системи – це системи для пошуку, збирання, зберігання, накопичення, обробки, передачі інформації за допомогою використання обчислювальної техніки, засобів і каналів зв'язку, комп'ютерних інформаційних мереж. Вони є з'єднувальною ланкою між об'єктами і суб'єктами управління і виконують такі важливі функції:

– сприйняття вихідних даних і запитів, які вводяться користувачами ;

– обробка даних, які введені і зберігаються в системі відповідно до певних алгоритмів;

– формування необхідної вихідної інформації.

На підприємстві створюється автоматизована інформаційна система, яка складається із взаємопов'язаних функціональних підсистем, що забезпечують управлінський апарат необхідною інформацією. Основні функціональні підсистеми забезпечують розв'язання завдань технічної підготовки виробництва, перспективного планування розвитку виробництва, маркетингових досліджень, оперативного управління матеріальними, трудовими і фінансовими ресурсами, збуту й реалізації готової продукції, бухгалтерського обліку та аналізу господарської діяльності підприємства.

За набором розв'язуваних завдань сучасні автоматизовані інформаційні системи підприємства подібні до автоматизованих систем управління підприємствами (АСУП) 80-х років, але на якісно новій ідеологічній і технічній базі. В АІС виділяються підсистеми, або "бізнес-процеси", кожен з яких має суто специфічні структурні особливості оброблюваних даних. Під бізнес-процесом слід розуміти сукупність взаємопов'язаних матеріальних, інформаційних, фінансових потоків або робочих потоків, які проходять через взаємодіючі підрозділи підприємства і спрямовані на виконання замовлення споживача (виготовлення продукції чи надання послуги).

Основною ознакою АІС є оперативне відображення стану економічних об'єктів для прийняття своєчасних рішень і внесення змін у бізнес-процеси, прогнозування ефективності цих процесів і формулювання рекомендацій щодо їх реорганізації.

Крім вищеназваного, властивістю сучасних АІС є використання взаємопов'язаних баз даних і знань єдиної інформаційної системи підприємства. Однією з сучасних форм організації накопичення, надання та зберігання інформації є банки даних. Банк даних – це система спеціальним чином організованих даних (баз даних), програмних, технічних, мовних, організаційно-методичних засобів, призначених для забезпечення централізованого накопичення і колективного багатоцільового використання цих даних.

Сукупність баз даних і становить інформаційну систему управління підприємством. Вона слугує для створення умов з безпеки і цілісності, мінімізації надмірності даних, які зберігаються, ефективного їх використання та пошуку.

Інформаційні системи управління спираються на науково обґрунтовані методичні та інструктивні матеріали інформаційної системи аналізу, які становлять сукупність державних стандартів, галузевих керівних методичних матеріалів і зроблених проектних рішень, забезпечують створення й супроводження інформаційного забезпечення.

Під впливом потреб ринкової економіки, які змінюються, інформаційні системи постійно удосконалюються. Основними зрушеннями в інформаційних системах останніх років стали:

– розширення функціональних можливостей;

– удосконалення інтерфейсу з користувачем;

– адаптація наявних інформаційних систем, які використовуються на різних типах ЕОМ;

– застосування гнучких засобів пошуку та обробки даних;

– підвищення надійності і цілісності баз даних;

– створення засобів автоматизації проектування прикладних систем.

На підприємстві АІС створює умови для використання найновіших інформаційних технологій на базі персональних ЕОМ, розподілених баз даних і знань, засобів зв'язку для ефективного вирішення основних завдань управління підприємством. По суті, АІС є сукупністю пов'язаних локальних обчислюваних мереж. Для великих корпорацій, об'єднань та холдингів створюються великі корпоративні мережі, які налічують тисячі ЕОМ, зі складною структурою. Корпоративні мережі включають локальні обчислювані мережі і глобальні обчислювальні мережі, які об'єднують ЕОМ, розподілені за територіями, навіть дуже віддаленими (різні міста, країни, континенти). Розрізняють мережі відділів і робочих груп залежно від їх масштабів. Мережа робочих груп здебільшого включає 10–20, а мережа відділів – 100–150 персональних ЕОМ.

Персональними ЕОМ обладнуються робочі місця управлінських кадрів для автоматизації їх діяльності та забезпечення їм оперативного доступу до широкої інформаційної бази підприємства. Такі робочі місця називаються автоматизованими. Вони є основою автоматизованих інформаційних систем підприємства.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) – це сукупність інструментальних засобів кінцевого користувача, яка включає технічне та організаційно-методичне забезпечення вирішення завдань його професійної діяльності на основі ЕОМ, встановленої на його робочому місці, яка працює автономно або у складі обчислювальної мережі. Залежно від функцій виділяють три типи АРМ:

1) АРМ керівника;

2) АРМ спеціаліста;

3) АРМ технічного і допоміжного працівника.

АРМ керівника дає змогу:

– створити бази даних і знань, які постійно поповнюються оперативною і достовірною інформацією;

– забезпечити доступ до інформаційної бази даних обмеженого кола осіб, а до окремих їх елементів – тільки керівника;

– наочно подати інформацію у формі, адаптованій до професійних та психологічних особливостей керівника;

– здійснювати оперативний пошук інформації;

– працювати і приймати управлінські рішення за допомогою програмних засобів;

– накопичувати досвід у виробленні управлінських рішень;

– забезпечити простоту роботи;

– встановити оперативний зв'язок з іншими джерелами інформації в межах організаційної структури підприємства чи його підрозділу.

Введення інформації в АРМах цього типу може здійснюватися мовним і тактильним (шляхом доторку піктограм на екрані) способами.

АРМ спеціаліста – економіста (аналітика, плановика), фінансиста, нормувальника, технолога, маркетолога, бухгалтера та ін.) – сприяє вирішенню завдань професійної діяльності на основі локальних баз даних, знань, а також розподілених баз даних і прикладного програмного забезпечення. Зокрема, АРМи можуть бути організовані за функціональними ділянками бухгалтерського обліку, кожна з яких пов'язана або з первинним обліком (матеріалів, готової продукції, кадрів), або з певним об'єктом бухгалтерського обліку, де здійснюються безперервна реєстрація та обробка даних з господарських операцій (облік матеріальних цінностей, основних засобів, фінансово-розрахункових операцій тощо), а також зі зведеним обліком і складанням звітності.

АРМ технічного працівника дає змогу виконувати такі операції:

– внесення інформації;

– ведення бази даних;

– обробка вхідної і вихідної інформації;

– контроль виконавчої діяльності.

Між АРМми здійснюється обмін інформацією каналами зв'язку обчислювальної мережі. Для цього використовуються також різноманітні телекомунікаційні засоби, у тому числі телефонні канали, радіоканали, супутниковий зв'язок. Інструментом, що забезпечує систему зв'язку користувачів і прикладних програм з цими даними, є система управління бази даних. Це основа програмних засобів автоматизованих банків даних.

Великою заслугою АРМів є те, що застосування їх у декілька разів знижує затрати на документообіг, підвищує швидкість і якість підготовки документів, впорядковує організаційну структуру правління, підвищуючи тим самим його ефективність. Сучасні АІС підприємства використовують технологію "клієнт – сервер" в локальній обчислювальній мережі, розподілену базу даних, забезпечують електронну пошту, електронну дошку об'яв засобами глобальної обчислювальної мережі.