Фандрайзинг - Чернявська О.В. - 4. Звернення до донора

Другий етап алгоритму фандрайзингової діяльності (див. рис. 5.2) - звернення, клопотання, прохання - це найвідповідальніший етап і є безпосереднім проханням допомоги у донора. Від ефективного звернення залежить рішення донора про надання допомоги. Одним із найпоширеніших інструментів звернення є написання заявки по проекту. Виділяється два типи заявок на проект:

1. Лист-заявка (a letter proposal) або лист-запит (a letter of inquiry) - стислий зміст проекту (1-5 сторінок);

2. Повна заявка (a full proposal) - розширена заявка, яка містить всю інформацію по проекту, що вимагає грантодавець (10-100 сторінок).

Лист-запит надсилається донору з метою пояснення вибору даного фонду, аргументації необхідності реалізації проекту, відповідності його вимогам та меті програми, яку спонсорує донор, а також дізнатися чи зацікавлений донор поданою пропозицією для представлення повної заявки. Даний лист повинен коротко, змістовно, переконливо представити проект, але при цьому, зацікавивши, не розкривати всієї суті пропонованого продукту донору з ціллю замовлення ним повного проекту.

Лист-запит має містити наступну інформацію [16, с. 29]:

1. Контактна інформація.

Це - назва організації, поштова адреса, телефон, контактна особа. Контактна інформація повинна бути достовірною, щоб у разі необхідності організатора можна було б швидко знайти. Якщо листа написано на бланку організації, необхідно перевірити, чи не застаріла контактна інформація на цьому бланку. У іншому випадку організатора просто не знайдуть і не зможуть повідомити про позитивне рішення і продовження співпраці з донором.

2. Постановка проблеми.

Постановка проблеми є важливою для розробки ефективного плану дій. У цьому пункті необхідно описати ситуацію, яка змусила створити даний проект. Це може бути проблема з життя цільової групи, життя міста чи регіону, конкретна з статистичними даними, цифрами, фактами, цитатами виступів авторитетних осіб, витягами з законів, щоб підтвердити знання та розуміння проблеми заявником.

Проблема повинна формулюватися з точки зору цільової групи, а не організації. Не потрібно звертатися до внутрішніх потреб організації за винятком пошуку коштів для підвищення ефективності роботи самої організації.

Важливо бути реалістичними у постановці проблеми. Чітко визначити рамки проблеми і довести, що вона вирішується у реальний термін.

3. Опис проекту/вирішення поставленої проблеми.

Опис проекту займає найбільшу частину листа-запиту. У цьому пункті сформульовано мету, завдання та методи реалізації поставленої мети.

4. Опис результату проекту.

Описуючи передбачуваний результат проекту відбувається перевірка, наскільки досягнуто поставленої мети, наскільки змінилася ситуація, описана у постановці проблеми, а також, чи матиме проект важливий позитивний/негативний ефект для цільової групи.

Потрібно довести донору, що проект необхідно профінансувати тому, що він принесе результат і змінить ситуацію на краще.

5. Організаційна потужність.

Необхідно представити організацію з найкращої сторони і переконати спонсора в її надійності. Коротко подати інформацію про організацію: скільки часу існує організація, найважливіші її досягнення за цей період, успіхи у проектах або програмах, подібних до запланованого.

Лист-запит є першим враженням, першим контактом з організацією-заявницею, тому важливо представити її з найкращого боку та висвітлити специфіку, унікальність, відмінність від інших, , що тим самим буде зміцнювати і формувати її імідж і бренд.

Якщо проект сподобався донору, то можна надсилати повну заявку. Деякі фонди не вимагають листа-запиту, а відразу з умовами програми або конкурсу у додатках подають форму повної заявки (додаток Е).

Існують загальні правила та розділи написання повної заявки, якщо її форма не надається грантодавцем в обов'язковому порядку [10, с. 15; 11, с. 52; 14, с. 36; 15, с. 128; 16, с. 29; 17; 18; 57; 63, с. 4]. Заголовки розділів заявки повинні бути виділеними жирним шрифтом.

Типова повна заявка повинна включати такі розділи:

1. Титульний лист.

Служить візитною карткою проекту. Він повинен, на одній сторінці, містити всю необхідну для донора інформацію про проект. Часто фонди самі задають форму титульного листа, в такому разі, необхідно акуратно заповнити бланк. Титульний лист повинен містити всю необхідну контактну інформацію для потенційного грантодавця про організацію-заявницю та контактних осіб, а також: назву проекту, по можливості лаконічну, що відображає суть проекту; класифікатор; назву організації-заявниці, тут же адреса, телефон, реквізити банку; теж саме стосовно підтримуючої організації (якщо вона є); ПІ.II. керівника проекту, бухгалтера, тут же їх адреси, телефони тощо; географія проекту; термін виконання проекту; вартість проекту. Назва проекту повинна бути цікавою, невеликою і змістовною, в якій кожне б слово націлювалось на відображення змісту гранту та назви конкурсу.

2. Анотація заявки.

Короткий, не більше 1 стор., виклад проекту, в якому повторюються всі частини повної заявки. Це одна з найважливіших частин заявки, оскільки більшість рецензентів спочатку читають лише анотацію, і, якщо вона подобається, переходять до читання повної заявки. Тому анотація повинна бути написана гранично ясно, стисло, конкретно і виразно. Анотація включає короткий опис суті проекту (по декілька пропозицій з кожної наступної частини заявки, але не більше сторінки: про заявника, проблему, цілі і завдання, методи, очікуваний результат, перспективи розвитку проекту). Це точна зменшена копія всієї заявки, що містить важливу для розуміння проекту інформацію. Анотація зазвичай пишеться, коли заявка готова. Якщо заявка невелика (3-5 стор.), то резюме в один абзац, на титульному аркуші, буде достатньо. У випадку більш об'ємної заявки, анотацію потрібно помістити на першій сторінці, відразу за титульним листом. З неї повинно бути чітко зрозуміло, хто автор, який масштаб і вартість проекту.

3. Вступ.

У цій частині заявки міститься інформація про організацію-заявницю та тих, хто її підтримує. Як правило, гранти видаються, виходячи з репутації організації-заявника, а не тільки з оцінки якості самого проекту. Фонди бажають мати справу з відомими їм і надійними партнерами. У першу чергу вони прагнуть надати підтримку тим організаціям чи особам, з ким вони вже мали справу в минулому. Тому важливо довести, що організація дійсно зможе з користю витратити кошти і реалізувати проект.

У вступі корисно обгрунтувати зв'язок між інтересами організації та інтересами донора.

В деяких форматах заявок замість вступу вимагають опис організації, що не міняє суті. В цьому випадку необхідно розповісти про організацію, яка представляється: рік створення, цілі і завдання організації; коротка її історія діяльності, унікальність, основні досягнення; ресурси, які організація має в своєму розпорядженні; досвід управління грантами (якщо такий є); інформацію про нагороди, перемоги, першість, волонтерську, благодійну діяльність; оцінки результатів попередніх проектів, подібних пропонованому; прецеденти фінансової підтримки з джерел, окрім фонду, в який звернулися, з додатком листів підтримки (letters of endorsement) (вирізки з газет про організацію, листи з інших установ і від приватних осіб, які схвалюють її діяльність, відгуки клієнтів тощо). Рекомендований обсяг: 0,5-2 стор.

Кожен наступний розділ заявки логічно випливає з попереднього (їх зміст описано в темі 5 посібника).

4. Постановка проблеми.

5. Визначення мети та завдань проекту.

6. Методи проекту.

7. Календарний робочий план проекту.

8. Очікувані результати проекту.

9. Оцінка (моніторинг) та звітність проекту. Розділ розкриває критерії, за якими в кінці реалізації проекту буде визначено ступінь досягнення його мети та контролюватиметься процес виконання завдань.

10. Подальше фінансування. Розділ пояснює, яким чином і за рахунок яких ресурсів заявник сподівається зберегти і розширити досягнення даного проекту.

11. Бюджет проекту. Розділ містить докладний перелік всіх необхідних для проекту ресурсів і їх вартість.

12. Додатки.

До заявки додають супровідну документацію, яка призначена для підтримки заявки:

1. Автобіографію (Curriculum vitae).

2. Резюме.

3. Супровідний лист.

4. Лист-рекомендацію (2-3).

5. Лист підтримки.

6. Список публікацій.

Необхідно ретельно перевірити, щоб між змістом заявки і супровідних документів не було розбіжностей, тому що неточності справляють негативне враження на грантодавця. В тексті недопустимі скорочення і умовні позначення. Стиль написання документів: стислість, конкретність, активність, чесність.

Автобіографія пишеться в довільній формі. В даний час відбувається заміна автобіографії, прийнятої у вітчизняному документообігу, на західний варіант - резюме. Автобіографія пишеться від першої особи і має такі основні елементи: П.І.П. (на українській (російській) і іноземній мові (прізвище та ім'я із закордонного паспорта)); дата і місце народження; громадянство; сімейний стан; академічна ступінь; освіта; посада, яку займає особа в даний час; опис посадових обов'язків; наукові інтереси; наукові досягнення (публікації, участь у конференціях, нагороди, стипендії, гранти); поштова та електронна адреса; контактний телефон.

Відзначаючи досвід роботи та рівень освіти, слід вказати на деякі деталі, які дозволять продемонструвати власні знання і компетенції особи, що звертається.

Резюме.

В даний час формат резюме широко використовується не тільки у проектній практиці, але і при влаштуванні на роботу, участі у різного роду конкурсних процедурах тощо. Зміст резюме включає наступні персональні дані: П.І.П. (рекомендовано виділити жирним шрифтом), дату народження і число повних років; контактні адреси (у тому числі електронну), телефони (домашній, мобільний, робочий); освіту (де, коли і який навчальний заклад закінчено), наукову спеціалізацію, вчений ступінь, вчене звання, перерахунок нагород різних конкурсів, олімпіад, конференцій, в тому числі шкільних, наявність "червоних" дипломів тощо (вказуючи факультет, спеціалізацію, тему дипломного проекту, дисертації, номери відповідних дипломів, свідоцтв та сертифікатів); курси підвищення кваліфікації та стажування; досвід роботи; місце роботи; найменування проекту (виду роботи, особливості); коротку характеристику проекту (виду роботи, особливості); використовуваний інструментарій (наприклад, комп'ютерні програми, специфічні технології, які можуть представляти інтерес); роль у виконуваній роботі; додаткові відомості про себе: володіння іноземною мовою, робота з комп'ютером, водійське посвідчення, наявність автомобіля, проходження військової служби, особисті позитивні якості характеру.

Інформація, представлена в резюме, повинна бути достовірною і викладена коротко (до 1,5 стор.), що покаже вміння особи, яка його подає, ясно формулювати та лаконічно викладати інформацію, як свідчення високого рівня загальної культури. Обов'язково необхідно перевірити правопис.

Супровідний лист.

Супровідний лист додається до пакету документів і є ввічливою формою надання документації (1 стор.). Форма-зразок супровідного листа:

Супровідний лист

Рекомендаційні листи.

До заявки зазвичай додаються 2-3 листи від колег, спеціалістів, в яких дається характеристика здібностей заявника, ступінь знайомства з рекомендованим (скільки часу, в якості кого), характеристика професійних якостей, опис здібностей (знання комп'ютера, іноземної мови), особисті якості (відповідальність, креативність, комунікативність), підкреслюється здатність виконувати роботу та готовність надати подальшу інформацію.

В рекомендаційному листі повинно бути чітко зрозуміло, ким доводиться рекомендатор рекомендованому (відносини: начальник - підлеглий, партнер - партнер, викладач - студент і т.п.). З тексту листа має бути ясно, де і за яких умов рекомендатор познайомився з кандидатом. Рекомендатор повинен описати також власний статус і професійну позицію по відношенню до заявника. Характеристика в рекомендаційному листі повинна даватися в доброзичливому тоні.

Експертна комісія читає рекомендаційні листи дуже уважно.

Лист підтримки.

Листи підтримки направляються в організацію, що проводить конкурс, і складаються тими, хто має досвід роботи з заявником або його організацією. Мета листа - підтвердити їх компетенції і клопотати перед донором про виділення гранту саме цій організації. Складаються в довільній формі і типологічно близькі до рекомендаційного листа.

Список публікацій представляється за формою. Для зарубіжного фонду назва статей списку дається в перекладі із зазначенням, якою мовою вийшла робота.