Фандрайзинг - Чернявська О.В. - Основні розділи бюджету проекту

1. Розділ "Оплата праці": заробітна плата й гонорари

У цей розділ заносяться всі працівники із зазначенням їх посад. В даний розділ не включається оплата послуг консультантів, а також разових та інших послуг. Визначаючись із рівнем зарплати варто поцікавитися її рівнем в інших організаціях, що виконують подібну роботу, зіставивши рід діяльності, кваліфікаційні вимоги та обов'язки працівників цих організацій, вивести реальну обґрунтовану суму.

Фонди іноді вимагають, щоб одержувач гранту сплачував частину проекту з власних коштів (наприклад, від 10 до 25 %). При використанні праці добровольців, необхідно її описати в грошовому еквіваленті так, як оплачувану.

Оскільки гонорарна частина є найбільш делікатною статтею бюджетних витрат, варто подумати, що краще включати в цю частину, а що - в частину "Заробітна плата".

2. Розділ "Основні прямі витрати"

У частині "Приміщення і комунальні послуги" вказується вартість усіх використовуваних приміщень, експлуатаційних витрат (вода, опалення, електроенергія тощо), включаючи орендовані та передані в постійне користування, приблизно в такій формі: Оренда приміщення 100 кв. м х $ 7/ м2/ міс. х 12 міс. = $ 8400. Вартість даних витрат повинна відповідати середній вартості орендних послуг регіону заявника.

Для річного проекту, оренда приміщення для проведення круглих столів, семінарів, конференцій або нарад не включається в даний розділ, а відноситься до розділу "Інші прямі витрати".

Оплата зв'язку (факс, телефон, e-mail) також входить в розділ "Інші прямі витрати" або виноситься в окремий розділ "Зв'язок".

У розділ "Оренда та купівля обладнання" відносяться всі витрати з придбання або оренди обладнання, яке передбачається використати в реалізації проекту. Сюди входить обладнання для офісу, меблі, комп'ютери, ксерокс, факс, автомобіль, лабораторні дорогі прилади тощо. Необхідно прагнути записати до бюджету якомога більше обладнання, отриманого з власних джерел.

Щодо устаткування варто уважно вивчати представлену фондом інформацію, оскільки часто вони надають обмеження відносно даної статті витрат.

Розділ повинен також включати всі додаткові витрати з доставки обладнання, його установлення, страхування.

До статті "Витратні матеріали" звичайно відносять канцелярські приналежності (папір, диски, ручки тощо), вартість книг, фліпчарт, реактиви, спецодяг, витрати на передплату, публікацію результатів проекту та поштові витрати, якщо вони не винесені в окремий розділ.

Стаття "Видавничі і друкарські витрати" включає вартість видання різних інформаційних матеріалів, починаючи з листівок і закінчуючи книгами, посібниками.

В статтю "Відрядження і транспортні витрати" вносяться всі витрати, пов'язані з поїздками: витрати на проїзд виконавців проекту наземним транспортом або літаком, добові (з розрахунку на кожен день, відповідно до законодавства), проїзд до місця роботи, перевезення вантажів, оренду автомобілів тощо. Слід розділяти відрядження в середині країни і за її межами (виділяється окремо). Фонди зазвичай не оплачують проїзд у вагонах СВ та переліт бізнес-класом. Ціни на квитки вказуються середньоарифметичні.

3. Розділ "Непрямі витрати"

До цього розділу відносяться витрати, які важко зв'язати з якоюсь конкретною діяльністю або проектом, але вони необхідні для ефективного функціонування організації та успішного виконання її завдань. Однак багато фондів не фінансують непрямі витрати, тоді ці витрати варто оптимально максимально рознести в інші розділи.

Критерії оцінки бюджету:

- у бюджеті чітко розмежовуються кошти, одержувані від донора і з інших джерел;

- бюджет відповідає описовій частині заявки;

- сума бюджету достатня для забезпечення всіх робіт, зазначених в описовій частині заявки;

- докладність;

- бюджет включає всі статті, що фінансуються донором;

- бюджет включає всі статті, що фінансуються з інших джерел (у тому числі з власних ресурсів заявника);

- бюджет включає всі види робіт на добровільній безоплатній основі;

- бюджет включає оплату консультантів та інших працівників за контрактами;

- бюджет відділяє оплату праці від інших прямих витрат;

- бюджет включає всі непрямі витрати, якщо це потрібно;

- бюджет враховує поточний рівень інфляції та реальний рівень цін. Бюджет складається після написання проекту. Для його складання

попередньо необхідно зібрати всю необхідну інформацію про вартість кожного з розділів та статей витрат. У бюджеті важливі акуратність розрахунку, приведення обгрунтувань, аргументів, підтверджуючих документів при відсутності надмірної деталізації.

Важливою складовою реалізації проекту є контроль над дотриманням бюджету, оскільки в ході робіт виникають ситуації, які можуть спричинити ускладнення в процесі їх виконання. Контроль над дотриманням бюджету включає забезпечення:

- своєчасності та розміру суми надходжень коштів на рахунок організації;

- своєчасності та необхідного обсягу витрат по забезпеченню виконання проектів;

- здійснення поточних платежів по забезпеченню реалізації проекту;

- надходження або здійснення платежів за договірними роботами/послугами;

- передбачення незапланованих надходжень та витрат.

Поради з підготовки бюджету наведено в додатку Ж.

Форми бюджету можуть бути різними, але зміст завжди має відповідати принципам реалістичності та відповідності запланованій діяльності. Бюджет має підтримувати програмну діяльність передбачену проектом і логічно виходити із його мети та завдань.

Згідно Закону України "Про благодійництво та благодійні організації" визначено, що "...набувачі благодійної допомоги у формі благодійних внесків і пожертвувань, що мають цільовий характер (благодійні гранти), повинні звітувати перед благодійниками та благодійними організаціями про їх виконання" [3, ст. 22], тобто звітність перед донором є обов'язковою умовою реалізації проекту.

Подання звітів повинно здійснюватися в терміни, які зазначені в договорі про грант, при цьому допускається невелике відхилення від графіку, однак одержувач гранту зобов'язаний погодити це із фондом. Слід враховувати, що не всі фонди надають можливість корегування термінів.

Форма звіту регулюється грантодавцем, але найчастіше звіти оформляються та подаються в довільній формі в друкованому та електронному вигляді (при цьому кращим способом передачі звіту є електронна пошта, але якщо необхідно візування, то поштою). Шапка звіту повинна містити: назву організації-заявника, назву проекту, номер гранту, період дії гранту, звітний період, контактну інформацію (П.І.П., телефон).

Звіти можуть бути проміжні (тижневі, місячні, квартальні, річні) (у випадку реалізації проекту у декілька етапів та отримання гранту окремими траншами) і підсумковий (фінальний). Важливо враховувати те, що черговий транш не буде наданий за умови відсутності звітування за попередній та, що неподання своєчасно проміжних змістовних та фінансових звітів до фонду без поважних причин, спричиняє припинення подальшого фінансування проекту.

У проміжному звіті фонду представляється оперативна інформація про хід виконання проекту та його відповідність робочому плану і бюджету. Структура проміжного звіту може відповідати пунктам очікуваних результатів і містити їх аналітичну оцінку та робочому плану-графіку виконання проекту, а також включати інформацію про поступові зрушення та якісні зміни, що відбуваються в результаті розвитку проекту. До даного звіту додається додаток з документами, що підтверджують фактичне виконання заходів проекту: програми семінару, конференції, тексти доповіді, примірник матеріалів, резюме учасників, список виступаючих на семінарі, анкети, брошури, видання, відгуки та рецензії, бази даних на дискетах, статті, фото-, відеоматеріали та інше. В проміжному звіті також доцільно подати інформацію про корективи, внесені в проект за звітний період, і їх обгрунтування (зміна команди виконавців, зміна регіону, зміна сум витрат за затвердженими статтями бюджету тощо).

Зазвичай, звіт складається з 2 частин: аналітична (змістовна) (включається інформація про стан реалізації проекту, безпосередньо наявні та віддалені результати, конкретні показники, оцінку ефективності їх впливу на стан суспільства в даній сфері) і фінансовий звіт (перелік усіх витрат за проектом та підтвердження їх відповідними бухгалтерськими документами) (додаток И) [16, с. 54].