Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - 3.4. ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ ПІДГОТОВКИ ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ

Усі слова мають силу, при цьому написані слова мають силу, яка відчувається довше. Якщо ви написали щось на папері, ви не можете забрати це назад.

Хоч ця книга не є книгою про письмо, існує етикет письма, про який важливо пам'ятати, кожен раз збираючись щось написати. Зрозуміло і очевидно, що ви не хочете нікого образити написаним. Так само ви не бажаєте надати будь-кому докази вашої неорганізованості або ж неповаги до часу адресата (людини, якій ви направляєте, адресуєте написане).

Вдало використовуючи слова, ви можете створити у інших позитивне враження про себе, посилити свій професійний імідж. Розуміння моменту, коли необхідно писати; знання того, як саме скласти діловий лист; коли направляти лист-подяку — усі ці вміння та навички є абсолютно необхідними у роботі будь-якого бізнесмена.

Вам необхідно, щоб написане вами було простим, чітко і ясно сформульованим і, як результат, легкозрозумілим. Вживання неадекватних слів та виразів (надто простих або ж непотрібно "високих"), відсутність чіткої структури в написаному, неохайний вигляд документа вважаються поганими манерами і є виявом низького професіоналізму.

Навіть, якщо адресат не згоден з викладеними вами думками і запропонованими ідеями, він безумовно оцінить ваше вміння чітко, ввічливо спілкуватися. Дуже обережно вибирайте слова, приділяйте максимальну увагу тому, що пишете, використовуйте при цьому усе своє вміння та майстерність — це принесе безсумнівну користь вашій професійній репутації.

КОЛИ ПИСАТИ

Навіть надзвичайно швидкий розвиток технологій, які допомагають спілкуватися, — факсів, комп'ютерів і т. ін. — не може звільнити нас від нескінченного потоку паперів. Очевидно, існує безліч ситуацій, коли письмове спілкування не тільки можливе, а й необхідне. Викладення певних положень на папері робить їх офіційними і постійними/незмінними. Маючи написаний документ, ви можете простежити розвиток подій за тривалий період (підготовка проекту/контракту; розробка тих чи інших пропозицій і т. ін.).

Кожна компанія має свій власний протокол щодо того, коли саме писати документи. У деяких організаціях практично нічого не робиться без написаної документації, в інших — інформація викладається на папері у рідкісних випадках. Не усвідомлення існуючих правил відносно того, коли саме слід писати, може призвести до небажаних ситуацій. Так, якщо у певній організації немає правила викладати на папері основні положення, що стосуються тих чи інших аспектів її діяльності, підготовка подібного документа може бути розцінена співробітниками як певного роду загроза, надзвичайно формальна, а може така, що має юридичну силу. З іншого боку, якщо не викласти на папері певну інформацію, яка у даній конкретній компанії, як правило, фіксується у документах, співробітники можуть розцінити її як таку, що не варта уваги, і тому не діяти відповідно до неї.

Ви повинні знати правила вашої компанії/фірми/установи щодо письмового спілкування та дотримуватися їх.

ОСНОВИ БУДЬ-ЯКОГО ПИСЬМОВОГО ПОВІДОМЛЕННЯ

Незалежно від того, який саме документ ви готуєте, необхідно завжди дотримуватися основних принципів етикету ділового письма:

· Писати лише тоді, коли цього вимагає ситуація. Якщо певне питання можна вирішити по телефону, очевидно, варто так і зробити.

Однак існують певні ситуації, які вимагають письмового спілкування:

- висловлення вдячності/подяки;

- підтвердження телефонної розмови (щоб уникнути можливих непорозумінь);

- уточнення тих чи інших ділових моментів, наприклад, при підготовці контракту або при аналізі певних проблем.

Писати рекомендується у ситуаціях, коли люди потребують часу, а також у тих випадках, коли необхідно вивчити

ситуацію/питання/обставини перед тим, як прийняти рішення чи розпочати дії.

· Намагатися, щоб написане було максимально зрозумілим. Завжди надавайте реальну інформацію; використовуйте

позитивний тон і подавайте документ у максимально вигідній зовнішній формі. Короткі документи є найкращими. Однієї

сторінки, як правило, абсолютно достатньо для більшості ділових листів.

· Поважати час адресата. Непродуманий, неорганізований документ принесе більше шкоди, ніж користі. Перед відправкою

обов'язково відредагуйте написане — викиньте непотрібне, зведіть увесь матеріал у логічну структуру, виділіть, де

необхідно, основні, найбільш важливі положення.