Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - ПРЕС-РЕЛІЗ

Загальновизнаним є той факт, що ЗМІ можуть значною мірою вплинути на кар'єру і майбутнє посадової особи, значного бізнесмена, врешті-решт, будь-якої людини. І цей вплив може бути як позитивним, так і негативним.

Чим вищу сходинку в суспільній ієрархії займає та чи інша особа, тим менше приватного захищеного життя вона має. Життя цієї особи, як і членів її родини, стає відкритим для публіки, і все, що вони кажуть і роблять, помічається, оцінюється, а часом і піддається критиці. Цього слід очікувати, адже, якщо та чи інша особа своєю діяльністю певною мірою впливає на життя інших людей, справедливим і зрозумілим є бажання знати про неї якомога більше і оцінювати отриману інформацію.

Будь-яка особа, життя та діяльність якої є цікавими та повними подій, приречена на увагу ЗМІ. Деякі не згодні з такою ситуацією і відмовляються від співробітництва, інші стають надто доступними, приймаючи кореспондентів та репортерів у будь-який час. Середнє між цими двома позиціями і є найбільш оптимальним способом підтримання контактів зі ЗМІ.

Більшість установ, компаній, фірм і т. ін. мають у своєму штаті прес-секретарів або співробітників, які відповідають за зв'язки з громадськістю та пресою, основним завданням яких є саме співпраця зі ЗМІ. Вони знають і усвідомлюють важливість того, що називається "хорошою пресою", і за можливості сприяють представникам ЗМІ добре виконувати їх роботу. Навіть якщо якась ситуація є делікатною або ж болючою, те, як її висвітлюють телебачення, радіо чи преса, може значною мірою змінити її сприйняття та оцінку громадською думкою.

ПРЕС-РЕЛІЗ

Важливі події чи заходи, очевидно, викличуть інтерес ЗМІ. Щоб уникнути небажаних ситуацій, різного роду непорозумінь або ж неправильного тлумачення, інформацію про них варто передавати представникам ЗМІ у письмовій формі.

Прес-релізи мають бути написані чітко і повинні з перших слів привертати увагу читачів. Не варто готувати прес-реліз з приводу будь-якої незначної події. У такому випадку, коли відбудеться справді великий і важливий захід, прес-реліз, підготовлений з цього приводу, буде лише черговим у низці попередніх, до яких публіка вже звикла, а тому не звертає особливої уваги.

Ваші матеріали мають включати якісні і цікаві фотографії; заголовок або короткий вступ, який зразу ж приверне увагу читачів і викличе у них бажання прочитати увесь матеріал. Текст має бути ретельно вичитаним і не містити помилок та ляпів.

Будьте готові до того, що репортери можуть продовжувати стежити за розвитком подій, використовуючи прес-реліз лише як початковий матеріал.

СПІВПРАЦЯ З ПРЕДСТАВНИКАМИ ЗМІ

Стикаючись по роботі з репортерами, завжди будьте відкритими для співпраці та з повагою ставтеся до них. Ніколи не виявляйте зневаги чи агресивності.

За можливості намагайтеся надавати максимум необхідної інформації. Без затягувань повертайте телефонні дзвінки. Якщо ви будете повільно реагувати на виявлений до вас інтерес, репортери, щоб вкластися у відведені строки, швидше за все знайдуть якесь інше джерело потрібної їм інформації. Вам же необхідно, щоб вони отримали ваше розуміння того чи іншого питання не від когось, а саме від вас.

Підтримуйте та розвивайте дружні стосунки з представниками ЗМІ. Майте список телеканалів, радіостанцій, газет, інших періодичних видань та надсилайте по ньому запрошення на різного роду заходи, що організовує ваша установа/компанія/ фірма. Знайте, хто саме висвітлює події у вашій сфері діяльності.

ОСОБЛИВІ ПОДІЇ

У тих випадках, коли бажане висвітлення у ЗМІ якихось особливих подій чи заходів (виставок, презентацій, благодійних вечорів тощо), відповідне запрошення представникам тих чи інших телеканалів, радіостанцій, друкованих видань необхідно надсилати, виходячи з норм офіційного протоколу — за два тижні до запланованого заходу. У запрошенні слід вказати, чим ця подія, захід може зацікавити публіку (чому може стати новиною), а також висловити сподівання на те, що на заході будуть присутні співробітники, які зможуть підготувати відповідні матеріали і зробити фотографії.

Якщо представники ЗМІ запрошуються на благодійний вечір, презентацію та ін., бажано надсилати два запрошення. Можливо, що буде використане тільки одне запрошення і гість перебуватиме недовго, але показовою буде надана можливість бути присутнім на заході з партнером і висвітлювати його протягом усього часу.

На заході з розсадкою при розміщенні представників ЗМІ за столами слід виходити з того, що їх робота полягає у зборі нової, цікавої інформації, тому вони повинні сидіти серед гостей, а не знаходитися за окремим столом для представників ЗМІ, де вони зможуть спілкуватися лише між собою.