Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - ЗАПРОШЕННЯ ГОСТЯ/ГОСТЕЙ. ВИЗНАЧЕННЯ ДАТИ ТА ЧАСУ

Вдалі ділові їжі, що залишають приємне враження у всіх учасників і результатом яких є досягнення поставлених вами цілей, не відбуваються самі собою. Вони потребують такої самої ретельної підготовки, як будь-який діловий захід — засідання, підготовка проекту і т. ін.

Говорячи про підготовчі кроки до будь-якої ділової їжі, ми сфокусуємо увагу на бізнес-ланч і, тому що саме він є найбільш поширеним видом ділових їж. (В основних аспектах підготовка ділового обіду близька до підготовки бізнес-ланчу. Виняток становить лише ретельність планування розміщення гостей за столом, що для ділового обіду має виняткове значення. Саме тому організатори обідів приділяють цьому питанню особливу увагу.)

Якщо ви господар (ви організовуєте діловий ланч та запрошуєте на нього гостей), ваше завдання:

· визначити дату та час ланчу;

· запросити гостя/гостей;

· зробити попереднє замовлення;

· вирішити і підтвердити, де і коли ви зустрінете свого гостя/гостей;

· спланувати розміщення гостей за столом.

Кожен із аспектів підготовки ділового ланчу потребує у ваги та затрати певних зусиль;

ЗАПРОШЕННЯ ГОСТЯ/ГОСТЕЙ. ВИЗНАЧЕННЯ ДАТИ ТА ЧАСУ

Очевидно, що названі дії логічно пов'язані між собою у часі. Якщо ви організовуєте діловий ланч, норми етикету передбачають, що ви маєте (ваш секретар або помічник має) зателефонувати гостю/гостям для визначення дати та часу. Зателефонуйте за тиждень або два наперед, запросіть та запропонуйте кілька варіантів дати ланчу: поважливе ставлення до робочого часу та графіку іншої людини є виявом не тільки ввічливості, але і передбачливості. Запросивши гостя на ланч як мінімум за тиждень, ви у такий спосіб дасте йому змогу без проблем включити вашу зустріч у робочий розклад, а також підготуватися до майбутньої бесіди.

Не наполягайте на якійсь певній даті, наприклад, відмовтеся від вашого плану провести ланч у середу, якщо цей день для гостя дуже напружений; або, можливо, перенесіть ваш звичний час ланчу з 13.00 на годину вперед у тому разі, коли це зручно гостю.

Запрошуючи на ланч, повідомте гостя про те, хто іще буде присутній на ньому; назвіть тему, яку ви хотіли б з ним обговорити, а також матеріали, які ви просите його принести з собою. Маючи цю інформацію, ваш гість прийде на ланч максимально підготовленим, а отже, почуватиме себе впевнено і комфортно, що і стане запорукою досягнення очікуваних результатів.

УРАХУВАННЯ СМАКІВ ГОСТЯ

За можливості з'ясуйте, якій їжі або якій національній кухні ваш гість (ваші гості) віддає перевагу. Ви можете прямо поставити відповідне запитання або ж ваш помічник може отримати необхідну інформацію у секретаря вашого гостя. Знаючи смакові уподобання гостя, ви можете запропонувати йому на вибір два чи три ресторани. Якщо ви запрошуєте велику групу, вибирайте ресторан, який пропонує широкий вибір блюд, у такому разі кожен зможе знайти собі щось до смаку. (У подібній ситуації непоганим варіантом може бути ланч - буфет.)

ВИБІР ВІДПОВІДНОГО, ПІДХОДЯЩОГО РЕСТОРАНУ

Діловий ланч може стати повною невдачею, якщо для його проведення був вибраний непідходящий ресторан. У будь-якому разі діловий ланч — не час для того, щоб "пробувати" новий ресторан.

Майте список хороших ресторанів і за можливості робіть свій вибір з його урахуванням. Уникайте екзотики в їжі, обстановці та загальній атмосфері ресторану — навіть, якщо для вас така незвичність буде тільки стимулюючим фактором, ваш гість може почувати себе некомфортно. Уникайте ресторанів швидкого обслуговування, тому що вони не передбачають можливість ведення спокійної, неквапливої, серйозної ділової бесіди.

Вибираючи ресторан для ланчу, виходьте із зручності його розташування для вашого гостя (гостей): якщо хтось і повинен витратити на дорогу до ресторану певний час, такою людиною маєте бути ви, а не ваш гість (гості).

Якщо за певних обставин ресторан, вибраний для ланчу, вам не знайомий, зайдіть туди заздалегідь, навіть, якщо ви чули про це місце від людей, які користуються вашою довірою, позитивні відгуки. Познайомтеся з метрдотелем, прогляньте меню (ви повинні бути впевнені, що зможете сплатити за найдорожчі запропоновані у ньому блюда та напої), навіть спробуйте їжу. Придивіться до відвідувачів ресторану у час ланчу: вони можуть відрізнятися від гостей, які приходять у це місце у вихідні дні та вечорами.

У тому разі, коли ви не були у конкретному ресторані досить довгий час (шість місяців і більше), придивіться до нього, як до нового місця: можлива зміна власника або шефа безумовно змінить обличчя закладу.