Інформаційні системи і технології на підприємствах - Плескач В.Л. - Розділ 2. Економічна інформація на підприємствах і засоби її формалізованого опису

Саме те, як Ви збираєте, організовуєте і використовуєте інформацію, визначає, переможете Ви чи програєте.

2.1. Економічна інформація

До економічної інформації належать відомості, які циркулюють в економічній системі, про процеси виробництва, матеріальні ресурси, управління виробництвом, фінанси, а також відомості економічного характеру, якими обмінюються різні системи управління.

З економічного погляду інформація - відомості, що зменшують невизначеність, нестачу знань, що доповнюють представлення про соціально-економічні процеси як у сфері виробництва, так і в невиробничій сфері на всіх рівнях та у всіх органах. Іншими словами це і фактор виробництва, і ресурс, і певний товар, і суспільна цінність, і елемент ринкового механізму, і чинник конкурентної боротьби.

Економічна інформація (ЕІ) у сфері матеріального виробництва є інструментом управління виробництвом та економікою. Інформація є економічною, якщо вона несе відомості про економічну діяльність.

Звичайно, провести чітку межу між економічною інформацією та іншими видами інформації не можливо, оскільки всі сфери життєдіяльності суспільства певною мірою впливають на економіку та економічну інформацію.

Економічна інформація - сукупність даних, що відображають процеси економічного стану суспільства. Це інформація, яка містить знання про економічну політику держави, економічні знання, що відображають виробничі відносини та їх прояви в різних сферах економіки. ЕІ на рівні підприємства - такі відомості про економічну діяльність підприємства, що відображають зміну ситуації всередині і за межами підприємства.

Економічна інформація є водночас предметом (первинні дані); засобом (сукупність знань, прийомів, засобів для переробки інформації) та результатом праці.

ЕІ притаманні певні особливості, які випливають з її сутності: цінність і корисність, що характеризується вартістю, трудомісткістю, доступністю, істинністю і релевантністю; повнота: достатня, недостатня, надмірна; незалежність змісту від форм подання. Важливими з них також є залежність від об'єкта управління; використання символьного подання даних; значний обсяг інформації, що оброблюється; різноманітність методів оброблення вхідних даних залежно від цілей оброблення; потреба у засобах узагальнення інформації при передачі з нижчої ланки управління до вищої.

Економічній інформації характерні такі властивості: точність, достовірність, оперативність.

2.2. Види економічної інформації

Економічну інформацію прийнято розрізняти за різними ознаками. Так, залежно від ролі у процесі управління виділяють інформацію у формі наказів, розпоряджень, планових завдань чи у формі економічних стимулів, залежно від інформативності (показники у вигляді цифр - відомості про результати виконання рішень і стану об'єкта управління).

За змістом інформація відображає різні процеси і фази виробництва: про виробництво, збут.

Стосовно відображення певних структурних одиниць ЕІ буває регіональна, галузева, на рівні підприємств.

Залежно від можливості використання цінності інформації для систем прийняття рішення вона буває: корисна, помилкова, надмірна; ступеня обробки і місця виникнення в інформаційному процесі - первинна, похідна.

Залежно від функцій управління економічна інформація поділяється на планову, облікову, нормативно-довідкову, звітно-статистичну, аналітичну, прогнозну тощо. Планова пов'язана з плануванням (стратегічним, тактичним, оперативним); облікова - з обліком (управлінським, фінансовим); інформація аналізу господарської діяльності - з функцією економічного аналізу; оперативного управління й регулювання - з відповідними функціями, прогнозна - з функцією прогнозування.

Планова інформація включає директивні значення запланованих і контрольованих показників бізнес-планування на певні періоди в майбутньому. У свою чергу планова інформація буває перспективною, техніко-екоїюмічною та оперативного планування. Облікова інформація відображає фактичні значення запланованих показників за певний період. Нормативно-довідкова містить довідкові та нормативні матеріали, пов'язані з виробничими відносинами і процесами.

Нормативна інформація виникає і використовується на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках, наприклад для формування цін, тарифікації. Вона містить норми й нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі інші дані, наприклад заздалегідь обумовлені табличні величини (ставки прибуткового податку з громадян).

Нормативну інформацію можна умовно поділити на нормативно-правову та нормативно-довідкову. До нормативно-правової належать розпорядження органів законодавчої та виконавчої влади (закони, акти), які регулюють економічну діяльність підприємства.

Нормативно-довідкова інформація - це норми та нормативи, які визначаються керівництвом підприємства (наприклад, норми витрат матеріалів). До довідкової відносять інформацію, однакову для всіх функціональних різновидів: назва підприємства, міністерства, відомства, штатний розпис, список постачальників і покупців тощо.

Звітно-етатистична інформація відображає результати статистичної діяльності підприємства для органів управління.

Аналітична інформація відображає результати діяльності аналітика. її можна подати в табличній та графічній формах, у вигляді текстів і динамічних рядів.

Для прогнозування використовуються різні методи й моделі розрахунків, знання експертів і спеціалістів у конкретній ПрО. Для забезпечення достовірності прогнозу доцільно використовувати різні методи прогнозування та порівнювати отримані результати.

Економічна інформація за рівнями управління буває вхідною і вихідною.

Вхідна інформація - це інформація, що надходить до підприємства із зовнішнього середовища, та внутрішні дані підприємства. Вона використовується як первинна інформація для реалізації економічних та управлінських функцій.

Вихідна інформація - це інформація, що надходить з підприємства до різних структур або отримується у результаті певної обробки. Одна й та сама інформація може бути вхідною для однієї компанії і вихідною для іншої, яка її виробляє.

Згідно з об'єктом управління підприємства чи його підрозділом інформація може бути визначена як внутрішня, так і зовнішня.

Внутрішня інформація виникає всередині об'єкта, а зовнішня - за межами об'єкта.

За видом інформація буває текстова, числова, графічна. Найбільш поширеною формою подання первинної та результатної інформації є таблична. Таку форму мають первинні документи (рядки в документах і реквізити, які можна розглядати як графи), вихідні документи (звіти, відомості, розрахунки, таблиці), дані на машинних носіях у реляційних базах даних.

Обробка табличної інформації забезпечується засобами електронних процесорів (LaTex, Excel, Quattro Pro, Lotus) та організацією реляційних баз даних з використанням систем управління базами даних (СУБД): Access, Informix, Oracle. Табличні процесори сприяють виконанню традиційних розрахунків, пов'язаних з маніпулюванням даними рядків і стовпчиків, завдяки наявності вбудованих функцій, а також дають змогу виконувати спеціальні аналітичні розрахунки. Передбачено також функцію експорту-імпорту даних з формату електронних таблиць у бази даних і навпаки.

Графіки різних видів будуються за допомогою електронних таблиць, окремих текстових процесорів або спеціального програмного забезпечення.

Текстова інформація - найменш формалізована форма відображення інформації. Усю сукупність інформації, яка використовується в економічному аналізі й забезпечує управлінську систему та зацікавлених сторонніх користувачів, можна розподілити (з урахуванням головних джерел) на внутрішню та зовнішню групи, які утворюються з планово-облікових та позаоблікових даних.

Розрізняють види інформації за способом передачі і спри it няття. Інформацію, що передається через образи і символи, називають візуальною, звуки - аудіальною, відчуття - тактильною, запах і смак - органолептичною, ЕОМ - машинною.

Класифікація інформації за ознакою виникнення: елементарна - відображає процеси та явища неживої природи, біологічна - живої природи і соціальна - аспекти життєдіяльності людини.

Розрізняють ЕІ за належністю до сфери матеріального і нематеріального виробництва, за галузями згідно з прийнятим групуванням господарства.

В Україні основним джерелом статистичної інформаціє є Державний комітет статистики України, Державне казначейство України, Національний банк України, Державна податкова адміністрація України, Державна митна служба України, Пенсійний фонд України.

Більша частина економічної інформації подається у вигляді показників, які складаються з назви змінної величини та кількісного значення. Але окрему інформацію неможливо подати у вигляді показників. Це методичні матеріали, структура об'єкта, модель його функціонування, технологія виробництва, методи вирішення задач тощо. Така інформація може бути подана у вигляді графіків, блок-схем, тексту. Вона використовується в управлінні в неявному вигляді, задає умови прийняття рішень, призначається для якісного аналізу ситуацій.

Отже, економічна інформація - це сукупність відомостей, які відображають соціально-економічні процеси і слугують для управління цими процесами та відносинами між людьми як у виробничій, так і в невиробничій сферах.

Економічна інформація поділяється на спеціальну інформацію відповідно до секторів економіки: біржову та фінансову, комерційну, статистичну тощо.

Маркетинговою називають інформацію, яку одержують під час пізнання й дослідження процесу обміну результатами суспільно корисної діяльності та взаємодії з приводу обміну всіх суб'єктів ринкової системи. її використовують у всіх сферах підприємництва, включаючи маркетингову діяльність. Застосування маркетингової інформації ланками виробничої структури забезпечує впровадження в управління підприємницькою діяльністю маркетингової концепції.

Класифікація ЕІ проводиться також за змістом, поданням у структурних одиницях, можливістю використання інформаційної цінності для прийняття рішення, ступенем обробки і місцем в інформаційному процесі, значенням у процесі керування.

Економічна інформація класифікується за стадіями відтворення та елементами виробничого процесу, що розглядаються як об'єкт управління. Тому можна розглядати інформацію постачання і розподілу, матеріальних та трудових ресурсів.

Можливість й ефективність використання інформації як інформаційного ресурсу зумовлюються такими основними його властивостями: репрезентативність, змістовність, достатність, доступність, актуальність, своєчасність, точність, достовірність, стійкість.

Отже, економічна інформація є продуктом двох різновидів діяльності: некомерційної і комерційної. Значення її вартості як товару в інформаційній економіці буде зростати у зв'язку з тим, що інформація - це цінність, товари і послуги, документи.

Зростатиме також роль інформаційних ресурсів як стратегічного ресурсу розвитку виробництва, підприємництва, оскільки вони забезпечують зростання ефективності стратегічного й оперативного управління та використання інноваційних технологій.