Основи інформаційно-аналітичної діяльності - Захарова І.В. - МОДУЛЬ 6. ОГЛЯДОВО-АНАЛІТИЧНИЙ ДОКУМЕНТ: ПОНЯТТЯ, КЛАСИФІКАЦІЯ, СТРУКТУРА, МЕТОДИКА СКЛАДАННЯ

6.1. Огляд як результат оглядово-аналітичної діяльності. Функції огляду

У структурі інформаційної діяльності вагоме значення належить оглядово-аналітичній діяльності. Мета цього напряму - інформаційне забезпечення управлінських рішень і створення системи інформаційної підтримки базової діяльності користувачів інформації. Основним засобом виконання цих завдань є підготовка оглядової інформації, що дозволяє систематизовано та узагальнено оцінити стан певної галузі науки, техніки, виробництва, культури, освіти (досягнутий рівень, тенденції та перспективи розвитку, організаційно-економічну ситуацію тощо) [15].

Підготовка оглядової інформації базується на основних процесах обробки документальних джерел. Головними серед них є:

o вилучення з документів і систематизація відомостей та кількісних даних, які характеризують різні аспекти стану розглянутого об'єкта;

o оцінка новизни, достовірності та взаємозалежності відібраних даних, їх доповнення та уточнення змісту;

o логічна переробка отриманих даних з метою одержання нової інформації щодо стану певної галузі суспільної діяльності, тобто визначення досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.

За результатами переробки першоджерел готуються оглядово-аналітичні документи: різного роду огляди, щорічні доповіді про найважливіші досягнення у певній галузі, аналітичні довідки, інформаційні повідомлення тощо.

До змісту оглядово-аналітичних документів висуваються наступні вимоги: актуальність, достовірність, об'єктивність, фактографічність, наявність висновків та їх обґрунтованість, стислість.

Останнім часом результати оглядово-аналітичної діяльності, засоби для їх створення та процеси підготовки інформаційних документів дедалі частіше об'єднуються поняттям "інформаційно-аналітичні дослідження". Такі дослідження, як вважає Г. Сілкова [13], зумовлюють необхідність систематичного виявлення проблемних ситуацій у базовій діяльності користувачів (чи проблемних питань галузі в цілому), що потребують розв'язання, та підготовку інформаційних документів, які є підґрунтям для прийняття управлінських рішень.

Створення інформаційної продукції у сфері бібліографічної та науково-інформаційної діяльності потребує лише згортання первинної інформації з вихідних документів до рівня вторинно-документальної інформації. Тому для забезпечення користувачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анотацію, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник). Такі інформаційні документи вимагають повноти, змістовності, об'єктивності, стислості та зрозумілості перетвореної інформації. Головним принципом створення таких інформаційних документів є збереження семантичної адекватності інформації незалежно від її формальних перетворень. Зауваження та оцінка перетворюваних вихідних документів, викладені від імені інформаційного посередника, виносяться у так звану область приміток. Це забезпечує об'єктивність передачі інформації, робить неможливим її перекручування та інтерпретацію з боку того, хто створює вторинний документ.

Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам користувача. Тому результатом інформаційно-аналітичних досліджень є формування інформаційної моделі проблеми (теми запиту користувача інформації). Такі завдання виконують інформаційні документи, що вміщують оглядову інформацію і які отримали назву огляду.

Щорічні огляди розвитку досліджень в різних галузях науки і техніки відомі досить давно. Наприклад, Лондонське фізичне товариство публікує "Report on progress in physics" починаючи з 1934 p.

Огляди посіли значне місце в системі наукових документів приблизно з середини 1950-х pp. Вони звичайно випускаються у вигляді збірників, що видаються під редакцією найкрупніших спеціалістів тієї чи іншої галузі. Огляди дозволяють ученим і інженерам слідкувати за основним напрямком розвитку відповідної наукової дисципліни.

У широкому розумінні огляд представляє собою вторинний науковий документ, в якому узагальнюються відомості, що містяться у відповідних первинних документах. Огляди зазвичай охоплюють матеріали з однієї теми і за певний період часу [18].

Крім того, оглядом вважають документ, що містить концентровану інформацію, одержану в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за визначений проміжок часу.

Сфери застосування оглядової інформації різноманітні. З одного боку підготовкою оглядової інформації, яка охоплює весь світовий інформаційний потік наукової літератури, займаються деякі центри інформації. З іншого боку огляд може бути присутнім і в таких документах, як монографії, дисертації, курсові і дипломні роботи, звіти з НДР. Отже, оглядами наймаються не лише інформаційні працівники і аналітики крупних науково-дослідних центрів, а й вчені, викладачі ВНЗ, і студенти, і бібліотекарі, й інші фахівці. Але теоретичних праць про розвиток цього інформаційного жанру останніми роками вийшло мало. А, як відомо, інформаційне забезпечення - важлива умова розвитку будь-якої галузі науки і практичної діяльності.

Інтерпретація основних понять цієї теми - "огляд", "оглядове видання", "оглядово-аналітична діяльність" викликає певні труднощі. Причина недостатньо чіткої наукової інтерпретації у досить поширеному і усталеному у масовій свідомості звичному уявленні щодо поняття "огляд". Сучасна людина щоденно чує різноманітні сполучення зі словом "огляд" - "огляд останніх новин", "огляд поточного законодавства", "маркетинговий огляд сучасних ринків", "огляд ділового програмного забезпечення", "політичний огляд" тощо.

Автори І.С. Мелюхін [9] і H.A. Сляднєва [14] відмічають становлення з початку 90-х років нової галузі, яка стрімко розвивається на ринку інформаційних продуктів і послуг, - інформаційно-аналітичної діяльності (синонімом можна вважати поняття "інформаційна аналітика").

Виникає питання, чи є оглядово-аналітична діяльність різновидом інформаційно-аналітичної діяльності (інформаційної аналітики), чи ці поняття тотожні.

У згадуваній вище статті Сляднєвої H.A., опублікованій у порядку обговорення відмічається, що при підготовці оглядів працюють з документ-ними потоками (насамперед опублікованими), забезпечуючи їх так звану аналітико-синтетичну обробку, степінь аналітичності якої недостатня.

Між тим в оглядовій статті "Оглядово-аналітичні ресурси з економіки" в "Справочнике библиографа" [16] названі саме інформаційні ресурси, які можна віднести до продуктів інформаційно-аналітичної діяльності. Визначення понять "огляду", "оглядового видання", "оглядово-аналітичної діяльності", "інформаційно-аналітичної діяльності" у названому довіднику не наводяться. Склалася парадоксальна ситуація, коли вид діяльності існує й стрімко розвивається, а теоретичний інструментарій, що його визначає, - не розроблений.

Отже, є нагальна необхідність узагальнити досвід минулих років в галузі оглядово-аналітичної діяльності, обговорити і усвідомити ті зміни, які відбуваються в розвитку інформаційних ресурсів, розробити державні стандарти або законодавчі акти, що визначали б цю форму діяльності, і які зняли б існуючі невизначеності.

Оглядова діяльність є найбільш поширеною формою концептографічного обслуговування. Багатьма вченими розширення оглядової діяльності розглядається у якості одного з шляхів вирішення сучасної кризи інформації, засобу усунення суперечностей між обсягом накопиченої і поточної інформації та фізичними можливостями сприйняття її окремою людиною. Наукова інформація, створювана мільйонами вчених, часто безсистемно розкидана у великій кількості наукових документів. Для оптимізації використання цієї інформації потрібна її конденсація, класифікація, систематизація, аналіз, оцінка. Але в жодній з перерахованих видів аналітико-синтетичної переробки інформації всі ці операції не здійснюється з такою глибиною, як при складанні оглядів. Вважається, що у теперішній час в галузі науково-інформаційної діяльності існує нагальна потреба у виокремленні огляду як особливого наукового документа.

Окремі дефініції, що стосуються оглядової діяльності, визначені державними стандартами, зокрема, ДСТУ 3017-95 "Видання. Основні види. Терміни на визначення":

Оглядове видання - інформаційне видання публікації одного чи декількох оглядів, які відображають підсумки аналізу та узагальнення відомостей з різних джерел [1, С.7].

Інформаційне видання - видання систематизованих чи узагальнених відомостей відносно опублікованих чи неопублікованих даних з першоджерел, випущене друком організаціями, що здійснюють науково-інформаційну діяльність [1, С.6].

Для з'ясування дефініції такого складного поняття, яким є огляд, допомагають авторські визначення, зокрема:

Під оглядом як видом науково-технічної літератури розуміється літературний твір, який містить зведену характеристику стану будь-якого питання зі степеню згортання, необхідною і достатньою для орієнтації певної категорії споживачів інформації в документальному або інформаційному потоці (Д.І. Блюменау) [4, С. 96].

Огляд - це синтезований текст, в якому подано зведену характеристику певного питання чи проблеми, що базується на використанні інформації, отриманої з ряду першоджерел за певний проміжок часу. Основним чинником, який визначає зміст і форму огляду, є мета його підготовки. Залежно від неї всі огляди можна поділити на дві групи: бібліографічні та огляди стану питання. Бібліографічний огляд вміщує впорядковану сукупність бібліографічних описів джерел інформації; анотації, що розкривають їх зміст; текст, який пов'язує між собою описи окремих джерел. Мета підготовки такого огляду - допомогти фахівцям орієнтуватися в документальному потоці та вибирати найцікавіші джерела для вивчення (М. Б. Сорока) [15].

Огляд - стислий і послідовний письмовий (на будь-якому носії) виклад найбільш важливих відомостей на певну тему, виконаний на основі узагальнення і оцінки всієї (або більшої частини) інформації за певний період (В.М. Пастухов) [11].

Огляд - текст, що містить синтезовану інформацію зведеного характеру з будь-якого питання або ряду питань, вилучену з певної множини спеціально відібраних з цією метою первинних документів, що вийшли за певний час. Огляд може бути або самостійним документом, або частиною документа (A.A. Корюкова) [8].

Огляд - науково-технічний документ, що містить одержану на підставі аналізу, систематизації й узагальнення відомостей з першоджерел концентровану інформацію щодо попереднього і нинішнього стану або тенденцій розвитку проблеми (включаючи комплексні проблеми), предмету (Е.Ш. Журавель) [6, C.14].

Огляд - це інформаційний твір (документ, видання), що створюється шляхом аналітико-синтетичної (логічної) переробки документальної інформації з метою отримання необхідного вивідного знання відносно стану, розвитку і можливих (оптимальних) шляхів вирішення даної проблеми (A.A. Гречихін) [5, C.145].

Огляд - це текст, який містить концентровану інформацію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за певний проміжок часу (Н.М. Кушнаренко, В.К. Удалова) [9, C.308].

Дослідження документальних потоків свідчить, що існує можливість виокремити наступні функції оглядів [4, С. 103-104]:

1) інформаційні (що поділяються на виробничі і орієнтуючі) - функції прийняття рішень різних типів на самих різних рівнях організації науки і техніки;

2) навчальні - функції формування індивідуальних тезаурусів або деякої системи індивідуальних знань);

3) організаційні - функції формування документальних потоків;

4) кумулятивні - функції формування активного фонду науки (суми знань);

5) евристичні - функції стимулювання творчих можливостей спеціалістів на створення нової інформації);

6) гносеологічні (внутрішньонаукові) - функції розвитку і формування суспільного тезаурусу (науки).

Усвідомлення факту багатофункціональності різних видів документів, зокрема оглядів, дозволяє повніше використовувати резерви документальної інформації у процесі інформаційного обслуговування спеціалістів.

Усі функції оглядів можна поділити на дві великі групи: 1)функції] що відносяться до всієї науки (загальнонаукові), і 2 функції, що відносяться до індивідуальних користувачів (прагматичні).

Загальнонаукові функції: фільтруюча, аналітична, синтезуюча, фіксуюча, стимулююча.

Фільтруюча функція - найважливіша функція оглядів. Для закріплення на матеріальних носіях і передавання у часі і просторі відбираються лише найважливіші документи, які містять найправильніші і найважливіші дані.

Аналітична функція - аналіз є органічною частиною не лише методики складання огляду, а й будь-якого наукового дослідження. Відібрані для огляду документи аналізують для того, аби виявити і потім виключити відомі відомості, які, поряд з новими, можуть міститися в будь-якому документі.

Синтезуюча функція - процедурою, протилежною аналізу, є синтез. Між відібраними для аналізу фактами вчений знаходить внутрішні зв'язки і об'єднує ці факти, тобто синтезує, але вже в інших сполученнях. Систематично викладаючи наявні наукові результати, упорядник дає в огляді загальну картину сучасного стану проблеми.

Фіксуюча функція. Ця функція випливає з останніх двох. Фіксуючи в огляді відомості з первинних документів, ми, тим самим, поміщаємо ці дані в активну частину знань, а значить, створюємо умови для їх більш тривалого існування, закріплюючи в формі, що забезпечує тривале зберігання.

Стимулююча (генеруюча) функція. При концентрації в одному місці результатів, одержаних багатьма дослідниками, які висловлюють різні думки і підходять до вирішення з різних сторін, у читачів можуть виникати нові думки й ідеї, які стимулюють дослідження за новими напрямками і допомагають вирішенню проблеми.

Прагматичні функції оглядів: інформаційна, довідкова, навчальна, пошукова.

Інформаційна функція. З оглядів споживач може одержати інформацію про первинну літературу і орієнтуватися в інформаційному потоці, концентруючи свою увагу на найважливіших документах.

Довідкова функція. Реферативні видання, довідники, банки даних та інші подібні джерела забезпечують споживача фактографічною інформацією. Огляді також виконують цю функцію, але роблять це більш доступним і ефективним способом на снові аналізу і синтезу найважливіших досліджень. Довідкова функція огляду важлива також для прийняття управлінських рішень.

Навчальна функція. Ця функція полегшує студентам, що беруть участь в НДР, розуміння нових тем і орієнтує у суміжних галузях. Спеціалістам огляд допомагає засвоювати таку інформацію, яку вони не можуть одержати з підручників через їх відсутність.

Пошукова функція. Дана функція полегшує пошук першоджерел, забезпечуючи читача списком літератури з певної теми й, тим самим, перетворюючи огляд у своєрідну інформаційно-пошукову систему. Перевага огляду перед звичайним бібліографічним покажчиком в тому, що в огляді зазначаються не лише джерела, а й подається фактографічна інформація, що допомагає зробити обґрунтований відсів непотрібної літератури [11].

Огляд може одночасно виконувати кілька функцій. Наприклад, огляд типу "Щорічний огляд..." може виконати одночасно як бібліографічні, так і навчальні, й можливо, сигнальні функції.

Тобто, огляд як інформаційний твір може бути не тільки узагальнюючою характеристикою вихідних джерел, а й вміщувати висновки та рекомендації для розв'язання проблеми. Як інформаційна основа прийняття управлінських рішень і результат інформаційно-аналітичної роботи, він широко застосовується в економічній та політичній сферах. Існує багато різновидів інформаційних документів, складених з використанням його методики. До них можна віднести оглядові довідки, інформаційні довідки, інформаційні звіти, дайджести тощо. Названі документи, що містять прогноз розвитку проблемної ситуації, є засобом інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень. Огляди дозволяють зекономити час фахівців, позбавляють їх необхідності безпосереднього перегляду документів під час пошуку потрібних матеріалів, акцентують увагу на особо цікавих документах.

Отже, для забезпечення користувачів необхідною інформацією створюються оглядово-аналітичні документи, вихідні джерела яких є лише засобом виявлення та перетворення первинної інформації.

Визначальним принципом підготовки таких інформаційних документів є необхідність надання згорнутої інформації, що відповідає темі запиту користувача, але достатньої для її використання без додаткового звернення до опрацьованих вихідних матеріалів. Безпосередня функція вказаних документів - це орієнтація в інформації, що висвітлює сутність проблеми. Спрощення процесу орієнтації серед масиву первинних документів, можливість розгортання створеної інформації забезпечується за допомогою списку опрацьованих джерел. Проте це завдання є лише опосередкованою (похідною) функцією інформаційно-аналітичних документів.

Слід констатувати, що інформаційно-аналітична діяльність використовує методику та результати роботи таких видів інформаційної діяльності, як бібліографічна та науково-інформаційна і є їх логічним продовженням.