Інфраструктура товарного ринку - Шубін О.О. - 3.7. Логістичні інформаційні системи

У центрі ефективно керованого матеріального потоку має бути ефективно керований потік інформації. Саме інформація тримає систему матеріального потоку "відкритою" щодо здатності пристосовуватися до нових умов. Для забезпечення гнучкої, орієнтованої на споживача логістичної системи необхідно, щоб фізична система функціонувала паралельно інформаційній.

Яку ж інформацію має забезпечувати логістична інформаційна система? За наявності достатніх ресурсів і даних про матеріалопотік забезпечення інформацією практично не має обмежень. Розроблення цієї системи має починатися зі з'ясування інформаційних потреб з використанням аналізу витрат і результатів. Це означає, що повинні бути ідентифіковані ключові рішення, прийняті фахівцями в галузі логістики, і має бути поставлене питання: "Яка інформація потрібна для прийняття рішень з урахуванням вартості придбання інформації?". В наслідку рішення придбати інформацію має бути результатом балансу між витратами і вигодами, що забезпечують одержання відповідної інформації. Наприклад, витрати на створення докладніших методів прогнозування попиту мають бути зважені проти витрат на ситуацію відсутності запасів. Витрати і вигоди непросто обчислити за наявності ризиків, кількісне визначення яких ускладнено. Проте варто обережно ставитися до зайвих інвестицій у дуже складні інформаційні системи за тих випадків, коли витрати, пов'язані з ризиком, високі, і навпаки.

Та сама проблема витрат і результатів виникає і при вирішенні питання збереження інформації. Завжди є небезпека швидкого збільшення витрат у результаті зберігання даних у системі, що може мати лише граничну цінність для наступного пошуку. Наприклад, як часто споживач має "очищати" файли від застарілих даних?

Існують аналогічні проблеми, пов'язані зі швидкістю відповіді системи. Деякі інформаційні системи, що працюють у режимі реального часу, контролюють постійні щохвилинні зміни у фізичній системі, наприклад у системі резервування інформації на авіалініях. Однак більш придатним може виявитися метод групової обробки інформації, за якого дані оновлюються щодня, але відповідь на інформацію може забезпечуватися із затриманням.

На всі ці питання можна одержати відповідь тільки після ретельного аналізу реальних потреб керування інформацією. Необхідно визнати, що є різні рівні інформаційних потреб, які у визначеному змісті відображають типову ієрархію ухвалення рішення. На рис. 3.8 зображено спосіб ідеального відображення результатів логістичної інформаційної системи з різними рівнями корпоративної ієрархії. Головний принцип створення інформаційної системи полягає в тому, що, по-перше, дані мають збиратися на найнижчому рівні агрегування, і, по-друге, вони мають порівнюватись.

Рис. 3.8. Ієрархія використання логістичної інформаційної системи

Для повного завершення логістичної системи необхідний комплексний набір даних, яким можна маніпулювати і за допомогою якого можна проводити аналіз, використовуючи таку кількість способів, яка потрібна керівникові сфери логістики. Система повинна мати у своєму розпорядженні можливості для проведення детального аналізу.

Можна ідентифікувати безліч специфічних функцій, які має виконувати логістична інформаційна система, у тому числі: обслуговування (зокрема, інформаційне) споживача, планування і керування, координування.

Необхідно визнати, що на практиці логістична інформаційна система утворюється з безлічі дискретних, але зв'язаних підсистем.

Результати науково-технічного прогресу ніде не виявляються так глибоко, як в інформаційних системах. У галузі керування логістикою, наприклад, обчислювальна техніка просто революціонувала системи оброблення замовлень. Вона забезпечила можливість упровадження сучасних систем керування запасами й уможливила інші застосування.

Ще більшого значення, ніж ЕОМ, набув розвиток системного підходу. На сьогодні зрозуміло, яке значення має системний підхід до проблеми, а не вирішення лише однієї її частини. Інформація і технології, що забезпечують її наявність, — засоби реалізації системного підходу.

Поняття інформаційних систем зі зворотним зв'язком є основою для створення базової структури, що інтегрує різні боки процесу керування логістичною системою.

Наведемо кілька прикладів:

— термостат одержує інформацію про температуру і приймає рішення про ввімкнення печі, температура підвищується і піч вимикається:

— ухвалення рішення щодо кількості обслуговуваних споживачів залежить від кількості замовлень і обсягу складських запасів;

— прагнення конкуруючих фірм випускати нові вироби збільшує витрати на дослідження і технічні удосконалення, що призводить до відповідних змін у технології виробництва.

Усі ці приклади стосуються керування інформаційними системами зі зворотним зв'язком.

Інформаційні системи зі зворотним зв'язком мають три характеристики: структуру, запізнювання і посилення системи. Структура системи характеризує взаємозв'язок окремих частин. Запізнювання завжди є при одержанні інформації, прийнятті рішень, основаних на цій інформації, й у процесі виконання цих рішень. Посилення відбуваються у всій інформаційній системі, особливо за такого порядку прийняття рішень, що діє у логістичній системі. Вони виявляються в тих випадках, коли дія сильніша, ніж це можна припускати, виходячи з уведення інформації, що визначає регульовані рішення. В інформаційній системі зі зворотним зв'язком є суворо визначений базис, на якому ґрунтується практика прийняття рішень господарськими керівниками. їхні рішення не є вираженням повної "волі", а суворо зумовлені навколишніми обставинами. Однак можна встановити правила, що регулюють ці рішення, і визначити їх вплив на виробничу й економічну поведінку систем.

Організаційна структура системи. Слід зазначити наявність запасів у трьох рівнях: на заводі, в оптовій і у роздрібній ланках.

Запізнювання рішень і дій. Щоб мати можливість визначити динамічні характеристики системи, необхідно також знати запізнювання в потоках замовлень і товарів. Запізнювання вказується, як правило, у тижнях і становить звичайну величину для підприємства, що виготовляє товари тривалого користування.

Як свідчить практика, постачання товарів споживачеві в середньому займає тиждень з моменту одержання замовлення від клієнта. Запізнювання бухгалтерських операцій і закупівель становлять у роздрібній ланці в середньому три тижні — з моменту продажу до його відображення в заявках на поповнення запасу. Час на відправлення замовлення поштою становить пів-тижня. Оптовикові потрібен тиждень для оформлення замовлення, а відправлення товарів роздрібній ланці займає ще тиждень. Аналогічні запізнювання є також між оптовою ланкою і заводським складом. На заводі в середньому минає шість тижнів з моменту ухвалення рішення про зміну темпу випуску продукції до моменту, коли виробництво досягає нового рівня.

Правила видачі замовлень і регулювання запасів. Для ефективної роботи логістичної системи необхідно знати правила, що регулюють розміщення замовлень і розміри складських запасів у кожній ланці реалізації продукції. У цій моделі є три основні види замовлень:

1) замовлення на відшкодування проданих товарів;

2) замовлення для поповнення запасів в усіх ланках у зв'язку зі зміною рівня продажу;

3) замовлення, що необхідні для заповнення каналів забезпечення товарами за інформацією про замовлення, що перебувають в стадії виконання.

Порядок виконання замовлень такий: а) на основі аналізів продажу і відповідно до запізнювання закупівлі (три, два й один тижні для відповідних трьох ланок) замовлення найближчій ланці системи охоплюють відшкодування фактичного продажу, реалізованого ланкою, котра замовляє; б) після закінчення достатнього часу для визначення середньої величини короткострокового продажу вживаються заходи до поступового зниження або підвищення кількості запасів залежно від збільшення чи зменшення обороту; в) одна частина замовлень, що знаходяться в процесі виконання (відправлені поштою, невиконані замовлення в постачальника і товари, що перебувають в дорозі), завжди пропорційна середньому рівню ділової активності і тривалості виконання замовлення. Збільшення обсягів продажу, як і подовження циклу постачань, обов'язково викликає збільшення загального обсягу замовлень у каналах розподілу. Ці замовлення, що перебувають у процесі виконання, неминучі. Вони є частиною "матеріальної бази" у структурі логістичної системи. За відсутності замовлень, спеціально призначених для заповнення каналів розподілу, відповідна потреба в товарах покривається в результаті зниження складських запасів, а це означає, що замовлення на заповнення каналів товароруху видаються беззвітно під виглядом регулювання запасів.

Видача замовлень залежить також від очікуваних обсягів продажу у майбутньому. Методи прогнозування, що формуються в екстраполяції наявної тенденції на майбутній період, призводять, загалом, до створення менш стійкої, коливної логістичної системи.

Вплив на описану вище організаційну структуру (рис. 3.9) запізнювань і правил поведінки системи, а також її характеристики мають бути виражені в чіткій кількісній формі.

Після опису логістичної системи необхідно з'ясувати її поведінку в цілому. Для цього варто скористатися схемою споживчих закупівель у якості вхідних даних і потім спостерігати за змінами, що виникають у складських запасах та у виробництві продукції. їхній вплив на логістичну систему можна з'ясувати за допомогою методів імітації, що полягають у простежуванні, крок за кроком, фактичних потоків замовлень, товарів та інформації. Таку схему подано на рис. 3.10.

Вона містить чотири елементи: 1) три рівні; 2) потоки, що переміщують вміст одного рівня до іншого; 3) рішення, що регулюють темпи потоку між рівнями; 4) канали інформації, що з'єднують рішення з рівнями.

Пояснимо деякі поняття. Рівні характеризують нагромадження, що виникають усередині системи. Це товари, що є на складі, в дорозі, складські площі, кількість працівників та інші показники. Темпи потоку — це миттєві потоки між рівнями в системі. Темпи відображають активність у системі.

.

Рис. 3.9. Схема організації логістичної системи

Рис. 3.10. Схема джерел інформації та каналів матеріалопотоку

Рішення — це формулювання лінії поведінки, що визначає, яким чином наявна інформація про рівні приводить до вибору рішень, пов'язаних із величинами поточних темпів. Функція рішення, з одного боку, може мати форму нескладного рівняння, що визначає найпростішу реакцію матеріалопотоку на стан одного чи двох рівнів (так, продуктивність транспортної системи часто може адекватно виражатись кількістю товарів у дорозі, що є першим, другим чи третім рівнем, і константою — середнім запізнюванням на час транспортування). З іншого боку, функція рішення може бути довгим і детально розробленим ланцюгом обчислень, виконуваних з урахуванням вимірювання низки додаткових умов.

Інформація як основа рішень. На рис. 3.10 показано, що функції рішень, на основі яких установлюються темпи, пов'язані тільки з інформацією щодо рівнів. Чим вищий рівень інформаційної системи, тим вища ефективність логістичної. Тому якість інформаційної системи дає змогу ефективно вирішувати більшість проблем керування запасами, транспортування продукції, складування тощо.

Таким чином, у сучасних умовах ринку актуальною проблемою для товаропровідних систем є розширення ініціативи впровадження сучасних інформаційних технологій, що дасть змогу вивести фірми на принципово новий рівень взаємодії, пов'язаної з автоматизацією ланцюгів постачань. Замість стосунків покупець-постачальник на перший план мають виходити глобальні відносини, засновані на стандартах взаємодії всіх учасників логістичного ланцюга. Звичні поняття "замовлення на закупівлю" й "замовлення на продаж" слід замінювати термінами "спільна діяльність щодо розрахунку попиту" або "єдина політика поповнення запасів".

На сьогодні в Україні деякі, насамперед, національні товаропровідні системи починають активно використовувати у менеджменті логістики методи MRP-управління (Material Requirements Planning), що передбачають автоматизацію замовлень, поставок і контроль як внутрішнього переміщення товарів, так і всього торговельного процесу. Система MRP широко застосовується у промисловості щодо торгівлі і базується на транспортній логістиці, або на складському обліку й управлінні запасами. Вибір пріоритету залежить від стратегії логістичних партнерів: "витягування" ("pull-стратегія") або "виштовхування" ("push-стратегія") товарних потоків^*85.

*85: {Гаджинский А.М. Логистика [Текст]: учеб. / А.М. Гаджинский. – М.: Информ.-внедренч. центр "Маркетинг", 2003. }

Реалізація стратегії "витягування" полягає в проведенні активних рекламних кампаній для кінцевих споживачів, які створюють високий рівень попиту на певні категорії товарів; це спонукує роздрібні торговельні підприємства робити термінові замовлення оптовикам, які, у свою чергу, звертаються до виробників, таким чином, відбувається витягування товарів з дистриб'юторського каналу. Таким чином, MRP-система фокусується на транспортній логістиці, тому що певному виду стратегії властивий більш низький рівень товарних запасів у всіх ланках руху товарів. Це є причиною жорстких вимог до строків поставки, від яких, у підсумку, залежить рівень товарообігу в магазинах мережі й проміжних ланках логістичного ланцюга.

Стратегія "виштовхування" базується на стимулюванні виробниками оптовиків, які, у свою чергу, активно пропонують продукцію роздрібним торговельним підприємствам, що намагаються зацікавити товаром споживачів; для прискорення руху товарів у всіх ланках логістичного ланцюга відбувається нарощування реклами, в основному за рахунок виробника. За використання цієї стратегії формуються досить великі товарні запаси як у виробників, так і у дистриб'юторів, таким чином, для MRP-системи є пріоритетною проблема скорочення витрат щодо зберігання та управління товарними запасами.

У процесі розбудови концепції інноваційного співробітництва в логістичному ланцюзі вітчизняні підприємства починають активно впроваджувати орієнтовані на попит моделі та технології транснаціональних торговельних мереж^*86:

*86: {Альбеков А.У. Коммерческая логистика [Текст] / А.У. Альбеков, О.А. Митько. – Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 416 с. }

— Quick Response (QR);

— Continuous Replenishment Planning (CRP);

— Automatic Replenishment (AR);

— Retailer Managed Replenishment (RMR);

— Rules Based Reorder (RBR);

— Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR);

— Vendor Managed Inventory (VMI).

QR — швидке реагування, забезпечує координацію між роздрібним підприємством і постачальником для поліпшення просування товарів у його дистрибутивних мережах у відповідь на передбачувану зміну попиту. Ця методика полягає в моніторингу роздрібного продажу та у передачі повної інформації щодо обсягу, номенклатури, асортименту оптовикам, а від них — виробникам товарів.

CRP — безперервне поповнення запасів, дає змогу уникнути замовлень на поповнення запасів готової продукції. Реалізація CRP утворюється в розробці логістичного плану, спрямованого на безперервне поповнення запасів товарів у роздрібній торговельній мережі.

AR — автоматичне поповнення запасів, забезпечує постачальників (виробників) розрахунком об'ємів продукції й набором правил для прийняття рішень щодо постачань. За допомогою застосування AR-методу постачальник може задовольнити потреби торговельної мережі в товарній категорії без відстеження одиничного продажу та рівня запасів для товарів FMCG.

RMR — методика, що дає змогу регулювати бізнес-процеси постачальників товарів і мережних торговельних підприємств на підставі досліджень продажу окремих асортиментних груп.

RBR — методика контролю й керування запасами, заснована на визначенні точки замовлення (перезамовлення) — reorder point (ROP) і статистичних параметрів витрат продукції, застосовується при визначенні й оптимізації рівня страхових запасів для нівелювання коливань попиту. Ефективність цього методу залежить від точності прогнозування попиту.

CPFR — функціонально потужна та відома концепція, яка спрямована на взаємодію виробничих і торговельних структур.

Вона орієнтована в основному на товари регулярного попиту (consumer goods), хоча є відомості щодо її застосування в інших галузях. У світі високих технологій добре відома й інша функціонально подібна ініціатива — Rosetta Net.

VMI — досить апробована у великоформатному ритейлі модель, відповідно до якої всі проблеми щодо організації складів і своєчасного поповнення полиць і стелажів у магазинах бере на себе постачальник, орієнтуючись на фактичні дані продажу, що надходять із POS-терміналів.

Всі моделі відповідно до формального визначення є моделями бізнес-процесів взаємодії підприємств різного профілю, у сукупності спрямованих на координацію спільних планів і мінімізацію зазорів між попитом і пропозицією протягом всього логістичного ланцюга. Поєднуючи постачальників сировини, виробників готової продукції й торговельні підприємства, CPFR, приміром, оперує детально продуманими методами узгодження бізнес-процесів кожного з учасників.

Важливою складовою загальної інноваційної стратегії торговельного підприємства є створення й функціонування системи контролю ефективності дій, спрямованих на збільшення динаміки продажу в торговельному залі магазину. У зв'язку з цим в закордонних мережевих торговельних підприємствах знайшла застосування технологія радіочастотної ідентифікації Radio Frequency Identification (RFID). У вітчизняних підприємствах система RFID використовується в складській логістиці великих оптовиків. Модифікація цієї технології в роздрібному торговельному підприємстві полягає в тому, що виробник обладнує кожну палету з партією товару спеціальним чипом із інформацією, яка стосується тільки цієї партії (кількість одиниць товару в партії, строк придатності, дата виробництва та ін.). У момент приймання конкретної партії товару в магазині інформація з чипу автоматично надходить у комп'ютер, що дає змогу контролювати й оперативно поповнювати запаси.

Впровадження системи RFID у роздрібну мережу дасть змогу не тільки відстежувати наявність товару на полиці магазину, але й одержувати інформацію щодо динаміки продажу, що значно збільшить швидкість і якість прийняття управлінських рішень. Крім того, завдяки використанню сенсорної системи "зворотного зв'язку" щодо руху продукту в торговельному залі підприємство здатне оптимізувати систему управління складським запасом, тобто забезпечити товарний запас, який містить додаткові витрати на його зберігання й обслуговування та втрати від дефіциту.

Впровадження інноваційних концепцій та систем у логістичний ланцюг товаропровідних систем неможливе без використання сучасного програмного забезпечення збору, обробки та передачі інформації, що має глобальний характер взаємодії, формує єдину політику безпеки й надає можливість роботи в режимі реального часу. У цьому напрямку безумовний інтерес представляють такі продукти, як BizTalk Server компанії Microsoft, використання яких для автоматизації взаємодії окремих підприємств дає змогу робити акцент не тільки на обміні інформацією, але й на координації бізнес-процесів.

Прикладом спеціалізованого програмного функціоналу автоматизації великоформатної торгівлі, здатного входити як складова до системи автоматизації ритейлу, є програмне забезпечення підтримки категорійного менеджменту (category management). Як правило, до нього входять системні довідники щодо оптимальних схем угруповання окремих товарів.

Досить цікавими є перспективи використання базових технологій, особливо в області підтримки аналітики. Відомо, що ці технології прийнято розділяти на підкласи, серед яких найбільшу практичну популярність на нашому ринку встигли завоювати OLAP-системи. У технологіях аналізу купівельного попиту вони також грають одну із центральних ролей. Використання OLAP дає змогу довільно розділяти товари за категоріями, за регіонами продажу та покупцями, асоційованими з певними групами товарів; можливість переглядати історію продажу кожної з груп.

Успішним і апробованим рішенням є SAP for Retail. Його використовують більшість великих мережевих операторів ринку FMCG, серед яких: Metro Cash&Carry, Fozzy, "Фуршет", "Велика кишеня". Це рішення має найсучаснішу архітектуру, яка дає змогу підтримувати практично on-line режим роботи й високу швидкість передачі й обробки даних. Крім цього, програма має найбільш успішні сценарії бізнес-процесів, які можуть стати основою розбудови торговельного підприємства. Наявність додаткових блоків щодо керування фінансами, бюджетування, керування персоналом надає можливість створення високотехнологічної системи організації всього бізнесу, у тому числі, на рівні холдингу. Підтримка радіочастотної технології управління запасами й рухом товарів (RFID), а також інтеграції з постачальниками (CPFR) дає змогу використовувати найсучасніші технології в області роздрібної торгівлі. Водночас SAP for Retail має досить високу вартість і потребу у наявності висококваліфікованих спеціалістів, використання цієї системи можливе лише у великих торговельних мережах.

Галузеві рішення на базі Axapta, які розповсюджуються "Корус Консалтинг", можуть стати проміжним варіантом у випадку недоцільності витрат на SAP. Програмне забезпечення представляє ERP систему високого класу організації, водночас система дуже вимоглива до адміністрування та супроводу, важка у використанні, потребує серйозного навчання. Рішення на підставі Axapta сьогодні використовують мережі АТБ, "Большая ложка" та "Амстор".

Програма "Доміно 8" досить успішно впроваджується в багатьох роздрібних компаніях України: мережах продуктових магазинів "Обжора", "Сарепта", "7-квартал", SPAR. Загальна вартість її програмного забезпечення відносно невелика, що дає можливість застосування в малому й середньому бізнесі.

Список перспективних технологічних напрямків можна продовжувати, але в цілому наведених прикладів достатньо для визначення та реалізації корпоративної інформаційної технології у товаропровідній системі. Разом з тим, практичне освоєння багатьох із названих програмних продуктів пов'язане з їх досить високою вартістю.