Менеджмент у галузі охорони здоров'я - Баєва О.В. - Реєстрація документів

Реєстрація документа - фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві охорони здоров'я України та/або закладах охорони здоров'я, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою персональних комп'ютерів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз:

o вхідні документи реєструються в день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

o документи, створювані в закладі, реєструються в день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

При реєстрації документів впроваджується принцип реєстрації в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України; акти та кореспонденція Верховної Ради України; акти Президента України та Кабінету Міністрів України; рішення колегії МОЗ України, акти ревізій фінансово-господарської діяльності; накази Міністерства охорони здоров'я України; накази щодо діяльності закладу охорони здоров'я.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з кореспондента, порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ.

У закладах охорони здоров'я застосовується журнальна форма реєстрації документів, яка може впроваджуватися в організаціях з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (рис. 10.8).

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Рис. 10.8. Зразок оформлення журналу реєстрації вхідних документів

У закладах та організаціях з більшим обсягом документообігу застосовується карткова форма реєстрації. В цьому випадку для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення на персональному комп'ютері. Зразок реєстраційної картки представлений на рис. 10.9. Така форма реєстрації документації застосовується в Міністерстві охорони здоров'я України.

При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються в необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в МОЗ України. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам організації.

2. Реєстраційні картки, які надходять із загального відділу Міністерства формуються у окремі реєстраційні картотеки.

3. Реєстраційні картотеки групуються в довідкові картотеки.

Довідкові картотеки створюються окремо на кожний календарний рік. Довідкова картотека складається з двох частин:

1 частина - реєстрація невиконаних і виконаних документів. Ця частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання. Пошук проводиться за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

2 частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних персональними комп'ютерами. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів:

o назва виду документа;

o автор (кореспондент);

o дата документа;

o індекс документа (дата, індекс документа, який надійшов);

o заголовок документа або його короткий зміст;

o резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

o відповідальний виконавець;

o термін виконання;

o позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій додержується сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.