Ділова кар'єра - Дахно І.І. - 3.5. Переговори

Гостей, які прибули у фірму, зустрічають в аеропорту чи на вокзалі. Цим опікуються люди, призначені керівником фірми. Гостей влаштовують у готелі чи іншому місці.

У призначений час гість (чи гості) виконують візит ввічливості. У вестибюлі закладу їх зустрічає секретар (референт), який супроводжує їх до керівника закладу.

Якщо керівника фірми немає на місці або він надзвичайно зайнятий, то прийняти гостей може його заступник або співробітник, що опікується відповідним напрямом роботи. Все ж таки дуже бажано, щоб першу зустріч провів керівник фірми.

Особливо поважних гостей керівник фірми може зустріти на вході до фірми.

Ініціатива у веденні бесіди покладається на господаря.

Гостя не слід саджати до свого робочого столу. Для таких випадків у кабінеті має бути окремий стіл (столик). На столі має бути мінеральна чи фруктова вода.

Хвилин за 5-10 від початку бесіди пропонують чай або каву. Алкогольні напої не подають. Ще у стародавньому Новгороді існувало правило "Угоди, що укладені у стані сп'яніння, є недійсними".

Наприкінці бесіди гостю можна запропонувати фірмові проспекти.

Той, хто приймав гостя, може супроводити його до коридору, ліфта чи сходинок.

На візит ходять у повсякденному відпрасованому костюмі, скромній краватці, добре начищених черевиках. Перед заходженням до прийомної перевіряють становище краватки, стан зачіски.

У приймальну приходять за 2-3 хвилини до призначеного часу. Про прибуття повідомляється секретар.

Можуть попрохати дещо почекати. Сприймати це потрібно спокійно. Якщо на столі у приймальній є попільниця, то можна палити.

Під час бесіди слід уважно слухати співрозмовника і вести себе спокійно. Руки краще за все тримати на колінах. На запитання слід відповідати чітко і стисло.

Після візиту ввічливості розпочинаються переговори. Вони можуть бути того ж дня чи наступного - залежно від домовленості сторін.

Навчитися грамотно вести переговори - досить важко. Потрібно для цього докласти значних зусиль. Дещо простіше досягти того, щоб у діловому спілкуванні не робити грубих помилок. Основними правилами побудови розмови є наступні.

Під час ділової бесіди чи переговорів слід поводити себе стримано. Неконтрольовані емоції завжди і скрізь сприймаються негативно. Переможцем дискусії стає той, хто був спокійнішим у ній.

Завжди слід зрозуміти позицію партнера, якщо ви хочете змінити її у потрібному для вас напрямі. Покійний батько автора цих рядків завжди радив чоловікам дуже уважно вислуховувати своїх дружин, щоб знати як діяти навпаки. Якщо з огляду на неувагу ви не зрозуміли точку зору вашого ділового співбесідника, то він образиться (хоч про це може і змовчати) і у відповідь не захоче зрозуміти вас.

Слід пам'ятати, що під час бесіди увага не завжди залишається на одному і тому ж рівні. Будь - яка людина влаштована так, що у процесі отримання інформації вона час від часу потребує перерви. Увага при цьому розсіюється, принаймні, на кілька хвилин. Якщо помічаєте, що увага співрозмовника згасла, то її потрібно активізувати. Наприклад, звернутися до нього по імені та по -батькові. Такий простий прийом відновить контакт, що порушився.

Важливість того, про що ви говорите, можна акцентувати за допомогою таких простих прийомів:

o оскільки монотонна мова сприяє розсіюванню уваги, то тон голосу потрібно змінювати, раптове підвищення або зниження тону вирізняє слово або фразу з масиву інформації, яка наводиться;

o виразність мові надає зміна її темпу;

o слід робити паузу до і після важливої думки;

o необхідно регулювати гучність мови - у важливому місці розмови доцільно гучність знизити.

Свою увагу до співрозмовника слід підкреслювати. З цією метою до нього слід частіше звертатися по-імені та по-батькові. Мову співрозмовника слід супроводжувати короткими репліками на кшталт: "Так", "Це цікаво", "Розумію вас", "Це приємно чути". До таких реплік слід вдаватися невимушено і доречно. Це сприяє становленню довіри до вас з боку людини будь - якого віку й становища.

Під час ділової бесіди слід уникати надання вами неправдивої інформації, навіть тоді, коли таку інформацію надає вам співрозмовник. У певних випадках за допомогою неправдивої інформації можна досягти тактичного успіху. Оскільки, як відомо, шила у мішку не сховаєш, то тактичний виграш рано чи пізно перетвориться у стратегічний програш.

Під час бесіди чи переговорів не слід ототожнювати те, що говорить співрозмовник, з його особою чи з вашим ставленням до нього. Слід вашу увагу зосередити на тому, що саме вам кажуть, а не на тому хто і як це робить. Не забувайте, що одним з головних принципів успішної бесіди є вирізнення фактів від оцінок, а оцінок - від емоцій.

Ділові переговори з іноземцями вимагають врахування національних особливостей.

Зокрема, американцям не до вподоби зайва вичурність. Переговорам з американцями не слід надавати занадто офіційного характеру. Розмовляти з ними слід голосно. А ось в очі заглядати не рекомендується. Американці один до іншого звертаються лише по-імені. Будьте готові до того, що вони і до вас захочуть звертатися по-імені з перших же хвилин знайомства.

Французи - віддають перевагу офіційному тону. Не люблять мовчунів. На діловий обід чи на ділову вечерю можуть запізнюватися.

Англійці за своїм характером - люди стримані. Вони є прихильниками офіційного тону. Їм подобається спокійна, неголосна, плавна мова.

З іспанцями краще за все переговорити після обіду. Зустріч з ними може затягнутися до вечора.

В арабських країнах на ділову зустріч доцільно прибувати із запізненням на 15-20 хвилин. Якщо на зустріч з'явитися точно в обумовлений час, то партнер - араб може собі розтлумачити це як вашу гостру зацікавленість в укладанні угоди і буде пропонувати невигідні умови.

Успіх на переговорах залежить від багатьох чинників, починаючи від особистої зацікавленості учасників переговорів і закінчуючи матеріальною зацікавленістю всіх сторін.

Учасники переговорів мусять добре знати, що можна і чого не можна робити на переговорах, що можна говорити на них, а що - не можна.

До переговорів слід готуватися. Дехто ж думає, що під час переговорів спрацює фантазія і врешті - решт все закінчиться добре. Було чимало прикладів коли найбільших дурниць допускалися саме ті, хто часто брав участь у переговорах. З огляду на свою надмірну самовпевненість, вони не готувалися до зустрічі, намагалися поставити партнера у завідомо незручне становище, свою лінію вели до кінця. Переговори в результаті зазначеного закінчувалися невдачею.

Про своїх співбесідників потрібно мати найсвіжішу інформацію. Бесіду не слід розпочинати з неприємних вісток чи легковажних тем.

Якщо одна сторона на переговорах відчуває, що інша - некомпетентна, то вона втрачає інтерес до подальшого ведення переговорів у конструктивному руслі.

Дехто вважає, що ініціативу у веденні переговорів доречно брати у свої руки. Інші ж дотримуються думки, що той, хто розпочне говорити першим, матиме на переговорах сильнішу позицію.

Існує думка, що у переговорах більше зацікавлена та сторона, яка готова приїхати.

Спроби спантеличити співрозмовника, заплутати його таблицями, графіками тощо можуть зашкодити переговорам.

Застосування гіпнозу може принести лише короткотерміновий виграш.

На переговорах слід надавати партнерам можливість висловитися, інакше вони занудьгують.

Важливим є вибір місця для переговорів. Є випадки успішних переговорів у сауні чи, навіть, у постелі. Слід не забувати, що межа між формалізмом і фамільярністю є дуже тонкою і йти тією межею потрібно дуже обережно.

Ще раз підкреслимо, що до переговорів слід готуватися.

Фахівці рекомендують 8 основних правил підготовки до переговорів та їх ведення.

1. "Будь готовий! Завжди готовий!". Так колись звучав піонерський лозунг. Нині піонерів немає (в усякому разі у масштабах гідних згадки), але лозунг залишився. Він означає володіння інформацією про компанію з представниками якої відбуваються переговори. Про компанію партнера (чи потенційного партнера) слід знати якомога більше, інакше з її представниками важко буде знайти спільну мову. Слід зрозуміти, що є важливим для партнера, на які компроміси можна з ним піти, слід завжди бути готовим до будь- яких неочікуваних пропозицій.

2. "Не думай зверхньо про секунди". На переговорах опоненту достатньо менше ніж однієї хвилини для того, щоб скласти про співрозмовника перше враження. Оцінювати співрозмовника розпочинають з того моменту, коли він переступає поріг компанії. Це потрібно пам'ятати і не розслаблятися.

3. "Не стукайте у двері".

Стук у двері та заглядування у них можуть бути розтлумачені як нерішучість людини. Фахівці радять саме цього й не робити. Для переговорів двері завжди відчинені. Колись одна дама говорила джентльмену: " Ви даремно стукаєте у моє серце. Воно вже й так для вас відчинене". Не варто також запитувати, де можна сісти. Достатньо вибрати стілець, що стоїть якнайближче до співрозмовника. Замість м'якого дивану доцільно сісти на стілець чи в офісне крісло.

Слід пам'ятати, що з глибоких диванних подушок надзвичайно важко красиво і впевнено піднятися після закінчення переговорів. До того ж дивани мають меншу висоту ніж стільці та крісла.

4. "Лицем до лиця - лиця не побачиш". Позиція "лицем один до іншого" - це запрошення до діалогу. Фахівці застерігають проти вторгнення в особисту зону співрозмовника. Сідати потрібно так, щоб стілець знаходився під певним кутом. Так збільшується дистанція і можна регулювати ступень відкритості. Не слід боятися дивитися на співрозмовника. Не варто також тривалий час дивитися співрозмовнику прямо в очі. Контакт очей, що триває довше ніж 7-10 секунд, може викликати дискомфорт або стурбованість. Якщо ж співрозмовник втуплює очі у підлогу або стіл, то його опонент може дійти висновку про те, то він не викликає інтерес у співрозмовника або ж переговори йдуть настільки важко, що співрозмовник відчуває дискомфорт. Під час переговорів слід дивитися в уявний трикутник співрозмовника, віртуально поєднавши його очі і рот.

5."В кут, на ніс, на предмет". Під час переговорів кивати головою можна і потрібно. Кивки головою - це підтвердження того, що співрозмовники слідкують за ходом думок один іншого. Відсутність кивків свідчить про нехватку розуміння і необхідність подальших пояснень. Обов'язково слід давати зрозуміти, що сутність вислову співрозмовника є зрозумілою. Слід також пам'ятати, що люди з високою самооцінкою, як правило, володіють багатою мімікою. Вираз обличчя впевненого у собі співрозмовника постійно змінюється, залежно від того, що він каже. Не слід боятися дивитися співрозмовнику в очі та посміхатися.

6. "Закриті" і "відкриті" пози. Це такі, коли один співрозмовник нахиляється на спинку стільця, а інший у цей час схрещує ноги чи руки. Це свідчить про те, що обидва співрозмовники лукавлять, бо такі пози вважаються "закритими". "Відкрита" поза - це така, за якої спина - пряма, руки - спокійно лежать на столі. Вона свідчить про сприйнятність того, що каже співрозмовник. "Закрита" поза (ознакою якої є схрещування рук або ніг) вказує на недостатній інтерес і невелику ступінь утягнутості в бесіду. Якщо ж хтось із співрозмовників збирає зі свого одягу уявні пух чи смітинки, торкається кінчика носа чи підборідка, крутить великими пальцями, - то це є ознаками того, що співрозмовнику відверто нудотно.

7. Поміркованість. Не слід впадати у крайнощі. Не потрібно сидіти за столом переговорів як мумія у пелюшках, яка ледве ворушиться та зрідка кліпає очима. Не слід також вимахувати руками. Слід також завчасно перевести мобільник у беззвуковий режим.

8. Підводне каміння.

Слід пам'ятати, що хід переговорів передбачити важко. На обстановку може впливати безліч зовнішніх факторів. Життя доволі часто вносить свої корективи.