Етика ділового спілкування - Гриценко Т.Б. - 4.9. Збори

Збори — це форма колективного обговорення ділових проблем, які хвилюють громадськість. їх проводять з метою спільного осмислення певного питання.

Розрізняють партійні збори, збори акціонерів, виборців, жителів мікрорайону тощо.

Збори можна розділити на декілька етапів:

— підготовка зборів;

— висвітлення проблеми та її обґрунтування;

— обговорення проблеми;

— ухвалення рішення.

Збори потрібно готувати. їх підготовкою займається робоча група, члени якої найбільш зацікавлені в результаті.

Під час підготовки до зборів потрібно визначити проблему для розгляду і список працівників, які братимуть участь в обговоренні. Готують збори фахівці, доповідачем призначають кваліфіковану людину.

Готуючись до висвітлення проблеми, потрібно дібрати цікавий матеріал, факти, проаналізувати матеріал, зробити схеми порівняння видів роботи тощо.

Доповідач, готуючи доповідь має врахувати склад аудиторії, її вік, освіту, кваліфікацію, обставини. Потрібно написати повний текст виступу і кілька разів прочитати його. Після такої попередньої підготовки можна лише зрідка заглядати в рукопис. Досвідченому лекторові рекомендують приготувати нотатки доповіді.

Початок виступу має дуже велике значення, від нього залежить:

— чи подолає промовець хвилювання, заспокоїться і набуде впевненості у своїх силах;

— чи зуміє встановити контакт зі слухачами;

— чи зацікавить слухачів і приверне їхню увагу;

— чи зуміє стисло висвітлити тему виступу, визначивши основні питання.

Іржі Томан стверджує, що промовець може розвинути думку в своєму виступі по-різному, а саме:

— пояснити;

— списати;

— розповісти;

— довести.

Найменш цікавою формою викладу, на його думку, є опис, найцікавішою — розповідь.

Закінчення виступу може складатися з двох частин: узагальнення головних думок і підбиття висновків.

Рекомендують пам'ятати про регламент: для вступу виділити 10— 12 % часу, висновків — А—5 %, для основної частини—решту часу.

На зборах обирають президію.

Після доповіді проводять її обговорення. Бажано, щоб виступаючі готувалися заздалегідь, тоді обговорення буде більш предметним. В обговоренні можуть брати участь усі бажаючі (але їх кількість і регламент виступу встановлюють учасники зборів).

Для кожного оратора на першому місці мають бути слухачі, тоді його доповідь матиме успіх. Потрібно намагатися донести свої думки до слухачів. Для цього потрібно вживати метафори, афоризми, прислів'я, цитати. Незнайомі для слухачів терміни, абстрактні поняття потрібно пояснити. Бажано користуватися діаграмами, графіками. Одним із найдійовіших засобів пожвавлення уваги слухачів є риторичні запитання під час виступу.

Не радять:

— уживати надто довгі речення, бо їх важко зрозуміти;

— переобтяжувати мову словами іншомовного походження;

— зловживати деякими подробицями.

Обговорення можна припинити тоді, коли немає пропозицій з обговорюваної проблеми.

Президія (а інколи — робоча група) виносить на обговорення проект рішення, який ухвалюється учасниками зборів, пропозиції, які додаються до проекту.

Потім проект виносять на голосування. Якщо за нього проголосує більшість учасників зборів, приймається як ухвала. Рішення має бути чітко оформленим, конкретним, указано виконавців і дату виконання.

Потрібно контролювати, як виконується прийняте рішення. Учасників зборів повідомляють про виконання прийнятого рішення.

Запитання і Завдання для самоконтролю

Завдання 1. Прочитайте поради лекторові. Що нового для себе ви дізналися?

• Лектор-початківець повинен запам'ятати текст виступу в процесі кількаразового його повторення.

• Коли треба заглянути в рукопис лекції або виступу, опустіть очі, але голову не нахиляйте.

• Намагаючись запам'ятати текст, зосереджуйтеся передусім на змісті, а не на стилі.

• Не бійтеся дивитися прямо на слухачів.

• Якщо ви сумлінно приготуєте виступ, то впевнитеся у своїх силах і таким чином відвернете одну з причин хвилювання.

• Під час виступу контролюйте своє дихання і говоріть повільно, особливо спочатку.

• Перед початком виступу розслабтеся.

• За кафедрою займіть зручну позу, огляньте слухачів, але говорити не поспішайте. Відтак глибоко вдихніть І в повільному темпі починайте говорити.

• Після закінчення промови не виказуйте, що вам стало легко після того, як виступ уже позаду.

• Будь-які рухи, пози, жести й міміка виправдані лише в тому разі, коли вони не притягують надмірної уваги слухачів.

• Жести мають бути скупими як щодо кількості, так і щодо широти.

• Стежте за тим, щоб;

— жести були природними, а не штучними;

— кожен жест мав певне значення;

— промова не починалася і не закінчувалася несподіваним жестом;

— жести узгоджувалися з рухами всього тіла;

— жестикулювати саме тоді, коли треба наголосити на значенні усного слова.

• Силу голосу пристосовуйте до акустики і розмірів приміщення.

• Користуючись підсилювальними пристроями, говоріть у мікрофон, а не повз нього.

• Якщо доводиться відійти від мікрофона до дошки, говоріть голосніше. Не говоріть, коли пишете на дошці, тобто коли ви стоїте до слухачів спиною.

• Якщо доводиться долати труднощі, пов'язані з поганою акустикою, шумом у приміщенні, гуркотом, що долинає знадвору, та іншими перешкодами, то:

— артикулюйте дуже ретельно;

— говоріть повільніше і робіть паузи;

- говоріть короткими реченнями;

— супроводжуйте свої слова жестикуляцією й мімікою більшою мірою, ніж звичайно.

• Бережіть голос за кілька днів перед виступом. Уникайте куріння або перебування в накурених приміщеннях, пиття холодних напоїв, довгих прогулянок та розмов на морозі, голосних вигуків під час спортивних змагань тощо.

• Дружелюбний тон допоможе завоювати прихильність слухачів.

• Не припускайтеся менторського тону і не моралізуйте.

• Застосування того чи іншого тону залежить від характеру промови.

• Якщо хочете наголосити на якійсь думці, це можна зробити кількома способами:

— перш ніж висловити її, помовчіть якусь хвилю, а потім уже говоріть;

— підсильте свій голос або стиште його;

— уповільніть виклад і наголосіть на кожному окремому слові в реченні;

— доповніть усне слово жестом і мімікою;

— змініть тон голосу;

— повторіть важливе слово або речення.

• Не бійтеся робити паузи, навіть якщо у вас немає лекторського досвіду. Намагайтеся не заповнювати паузи різними звуками, як "е-е-е...", "ну" тощо.

• Швидкості реакції можна навчитися, якщо виконувати такі дві умови.

— виховувати впевненість у своїх силах;

— учитися заздалегідь уявляти різні ситуації І знаходити способи правильної реакції на них.

Завдання 2. Дайте відповіді на запитання:

1. Що називається зборами?

2. Які є різновиди зборів?

3. На які етапи можна розділити збори?

4. Чому збори потрібно готувати?

5. Як повинен готуватися до зборів промовець?

6. Як проводять збори?

7. Що б ви порадили промовцеві?

8. Коли можна припинити обговорення?

Завдання 3. Підготуйте усний виступ на тему "Підготовка до зборів і їх проведення".

Завдання 4. Допишіть речення. 1. Збори — це ...

2. Збори розділяють на декілька етапів:...

3. Від хорошого початку виступу залежить ...

4. Закінчення виступу може складатися ...

5. Після доповіді проводять ...

6. Для пожвавлення уваги слухачів потрібно ...

7. Президія виносить на обговорення ...

8. Рішення має бути ...