Етика ділового спілкування - Гриценко Т.Б. - ДОДАТОК 4. ПРАВИЛА І РЕКОМЕНДАЦІЇ

Типологія сучасних американських менеджерів

Нині на керівні посади в найбільш розвинутих компаніях США висувають менеджерів нового типу. їх особливістю є прагнення до найкращої організації роботи підлеглих. На відміну від управляючих 60— 70-х років, заклопотаних своєю безпекою та благополуччям, нові менеджери прагнуть створити кількість спрямованих на ці цілі організаційних заходів і частіше ризикують.

Дослідження сучасної американської корпоративної культури засвідчили, що в ній є чотири основні типи менеджерів.

"Майстри", Це люди, які дотримуються традиційної системи цінностей, включаючи службову етику і повагу до інших людей. Усіх, хто їх оточує, вони оцінюють переважно з точки зору того, настільки творчо вони ставляться до своїх обов'язків. Але ці люди бувають настільки заглиблені в предмет своїх творчих пошуків, що виявляться не в змозі керувати складними та мінливими організаційними системами.

"Борці із джунглями". Це люди, які пристрасно прагнуть до влади, вони сприймають себе і оточуючих як жителів "людських джунглів".

їх інтелектуальні та інші психічні ресурси спрямовані переважно на поліпшення своєї безпеки та благополуччя. Колег по роботі вони зазвичай розглядають як конкурентів чи ворогів, а підлеглих — як засоби в боротьбі за владу.

Серед них визначають два підтипи: "леви" та "лисиці". "Леви" — це переможці, які досягли успіху і будують "свою імперію". "Лисиці", зробивши свої гнізда в корпоративній організації, продовжують хитро і розважливо просуватися далі. За рахунок заповзятливості їм вдається швидко піднятися службовими сходами. Але їх плани часто врешті-решт розвалюються в результаті відповідних дій тих, кого вони обдурили чи використали в корисливих цілях.

"Люди компанії". Вони ідентифікують себе з організацією, до якої належать. Якщо вони психологічно слабкі, то прагнуть підкорити себе іншим і швидше досягти безпеки, ніж успіху. Якщо ж вони вольові й досить сильні, то прагнуть до визнання з боку оточуючих, до підвищення згуртованості корпорації. Найбільш творчі з них створюють у компанії атмосферу співробітництва і дружніх відносин, але не в змозі успішно вирішувати справи в умовах сильної конкуренції.

"Гравці". Вони розглядають ділове життя і свою роботу як своєрідну гру, люблять ризикувати, але з розрахунком і часто захоплюються нововведеннями. На відміну від "борців із джунглями", вони прагнуть не до створення своєї "імперії", а до задоволення від перемоги. їх основна робота — бути відомими як переможці.

Серед сучасних американських менеджерів найбільш поширений саме останній тип. Але в керівників, які займають найвищі посади, одночасно з рисами "гравців" виявляються риси "людей компанії". Вони ведуть гру в основному в інтересах компанії, ідентифікуючи себе з нею. Стимулюючи в підлеглих інтерес до роботи, вони заохочують тих із них, які сприяють успіхам корпорації, і карають тих, хто перешкоджає їм.

У міру просування службовими сходами їх особисті інтелектуальні здібності вдосконалюються, а риси характеру набирають такої психологічної структури, в якій можуть поєднуватися найрізноманітніші, іноді найпротилежніші риси: прагнення до співробітництва і конкуренції; лаконічність стилю керівництва та нетерпимість до бюрократизму, схильність до ризику і тверезий розрахунок.

Ознаки слабкого керівника

1. Завжди стикається з непередбаченими обставинами, тому що не може їх передбачити.

2. Переконаний, що знає свою справу і вміє її зробити краще від всіх, тому прагне все зробити сам.

3. Приймає відвідувачів, тримаючи в одній руці телефонну трубку, а другою підписуючи документ, у той же час консультуючи працівника.

4. Його письмовий стіл завжди закиданий папером. При цьому зовсім незрозуміло, які з них важливі, які термінові, а які просто непотрібні.

5. Працює навіть уночі.

6. Завжди ходить з портфелем чи папкою, в яких носить непрочита-ні документи (з роботи додому і навпаки).

7. Ніколи нічого не вирішує до кінця, багаж невирішених питань лягає на його плечі, на психіку.

8. Прагне прийняти найкраще рішення, замість того, щоб прийняти конструктивніше рішення.

9. Фамільярний з підлеглими. Старається набути репутацію "хорошого хлопця".

10. Готовий до будь-якого компромісу і в той же час шукає тих, хто працюватиме на нього.

11. Працює за принципом "відкритих дверей", до нього в кабінет іде, хто хоче й коли хоче.

Типові помилки менеджера

(за Е. Шварцом й А. Маккензі)

♦ Залишаючи двері кабінету відчиненими, сподіваючись поліпшити спілкування з працівниками, менеджери, як правило, досягають протилежного результату. їх часто відволікають від вирішення важливих завдань.

♦ Часто менеджери не планують своєї діяльності, тому що їм не вистачає часу. Вони не розуміють, що саме ефективне планування економить час, дозволяючи отримати кращі результати.

♦ Менеджери схильні реагувати на невідкладні справи, а не на важливі. Ігноруючи пріоритети, породжують аврали.

♦ Чекаючи тих, хто запізнюється, і не відкриваючи нараду, менеджери карають тих, хто прийшов вчасно і заохочують тих, хто запізнився. Не виключено, що в наступний раз той, хто прийшов учасно, прийде пізніше.

♦ Менеджери не схильні передовіряти свої повноваження і відповідальність недосвідченим підлеглим. Але підлеглі можуть заслужити довіру керівника лише набуваючи досвіду, а це можливо при самостійному виконанні відповідних завдань.

♦ Менеджери залишають папери на своїх столах, щоб про них не забути. Потім папери або губляться, або перестають привертати увагу, лише заважають роботі, яку необхідно виконати в даний момент.

♦ Чим довше менеджер затримується на роботі, тим більше він стомлюється і тим більше в нього з'являється справ, які ще необхідно виконати. У результаті доводиться затримуватися ще довше.

♦ Менеджери часто плутають поняття "ефективність" та "оперативність", їх більше хвилює правильне виконання робіт, ніж виконання правильної роботи.

Фактори ефективної взаємодії керівника з підлеглим

Повага. Робітник починає поважати керівника в той момент, коли відчуває повагу керівника до себе. Якщо керівник проявляє турботу про підлеглого як про особистість, то і в складній ситуації керівник зможе покластись на нього.

Довіра. Працівник чекає вашої підтримки і довіри. Підтримайте його. Довіра виросте, якщо ваші дії сприяють діловій кар'єрі працівника. Довіра зникне, якщо підтримуєте різних некомпетентних людей.

Навчання. Ефективність керівника пов'язана з тим, чого в нього можна повчитися. Тому необхідно перевершувати підлеглих, необхідно вміти виступати в ролі учителя Керівник не вчить, у нього вчаться.

Кодекс поведінки в ставленні до підлеглих

♦ Поважай їх. Можеш бути вимогливим, жорстким, обов'язково справедливим і поважаючим особистість підлеглого. Якщо ти поважаєш людей, вони вибачать твою вимогливість.

♦ Визнай їх індивідуальну неповторність. Підлеглі, як і всі люди, люблять, щоб помічали їх індивідуальну неповторність. Немає "маленьких" людей, є "маленькі професії".

♦ Помічай усі позитивні зміни в роботі чи поведінці працівників і давай їм про це знати. Це називається управляти людьми за їх позитивними відхиленнями. "Дякую", вимовлене вчасно і у відповідних обставинах, іноді значить більше, ніж цінний подарунок.

♦ Сварити поодинці, хвалити при всіх. Не бійтеся хвалити, бійтеся пересварити. Без необхідності не критикуйте. Критика — це засіб, а не ціль.

♦ Надайте підлеглим необхідну самостійність, свободу і повноваження. Від свободи та довіри виростають крила навіть у тих, хто не вміє літати. Крім цього, це не дозволяє підлеглому вказувати на самостійну причину невдачі.

♦ Забезпечте підлеглих усім необхідним для виконання роботи, але не робіть роботу за них. Показати голодній людині, як користуватися вудочкою, краще, ніж просто дати риби.

♦ Замість того, щоб боротися з тим, що вас дратує в підлеглих, подумайте, як можна ще використати у своїх цілях спільне благо. Якщо чогось не можна заборонити, значить, необхідно використати це позитивно.

♦ Якщо відчуваєте, що не праві, не бійтеся піти на компроміс, вибачитися. На це здатні лише сильні особистості. Але зроби це швидко, рішуче, впевненим тоном і не в кінці розмови.

Як стати оратором: поради керівникові

■ Практика, практика і ще раз практика. Упевнено плавати можна навчиться тільки на глибині, тому й ораторським навичкам можна навчитися тільки на трибуні перед аудиторією. Тому потрібно виступати завжди, коли можна звернути на себе увагу. Через деякий час вас будуть просити взяти слово.

■ Важлива і форма виступу. Навіть найцінніші думки можуть бути безповоротно втрачені, якщо вони не оформлені в діючу словесну форму. Тому ви повинні поновлювати словниковий запас і час від часу відновлювати в пам'яті необхідну інформацію та правила граматики. Частіше звертайтеся до праць майстрів слова. Використовуйте більше дієслів і менше прикметників. їх слід використовувати лише тоді, коли необхідно підкреслити особливі властивості.

■ Короткість - - сестра таланту. Віддавайте перевагу коротшім реченням. Дотримуйтеся стародавнього правила, яке говорить, що кожна нова думка потребує нового речення. Крім того, довгі висловлювання малопереконливі.

■ Необхідна центральна теза і план. Теза — положення, яке необхідно розкрити в процесі виступу. Послідовність розкриття тези, аргументація відображається в плані виступу і опрацьовуються в підготовчий період. Весь виступ розбивається на частини. Успіх виступу залежить від вступу. Початок виступу повинен зацікавити слухачів, зосередити їхню увагу. У вступі коротко повідомляється, для чого і в якому контексті розкривається проблема.

Поганий кінець зіпсував не один гарний виступ, тому зверніть особливу увагу на закінчення.

■ Приклад, порівняння, докази. Гарний виступ включає багато цікавих прикладів, особливо, коли ви звертаєтеся не тільки до спеціалістів. Якщо неспеціалісти становлять більшу частину аудиторії, то, крім прикладів, ви повинні ще додати й порівняння. Хороші оратори щедро підтверджують те, про що говорять. Кращі докази грунтуються на перевірених даних.

■ Вимоги виступаючого. Проголошувати промову необхідно розміреним темпом. Говорити необхідно голосно, але не кричати, особливе значення мають паузи, дикція. Необхідно модулювати голос, надавати йому активності, щоб мова не була однотонною. Оратор, який ловить ротом повітря, виглядає комічно. Важлива основа ораторського мистецтва — тренування, дихання.

■ Зовнішній вигляд та поведінка оратора. Мається на увазі акуратність, стиль одягу, манера триматися. Не стійте нерухомо, допомагайте собі жестами (в міру). Це саме відноситься до живої міміки. Закам'яніле обличчя оратора не викликає довіри і залишає враження напруженості.

Способи регуляції психічних станів. Дихальні вправи

Установлено, що нервові імпульси із дихальних центрів мозку поширюються на його кору і змінюють її тонус.

При цьому тип дихання, при якому вдих робиться швидко і енергійно, а видих — повільно, викликають дихання тонусу центральної нервової системи, нормалізують артеріальний тиск, зняття емоційного напруження. Повільний вдих і різкий видих, навпаки, тонізують нервову систему, підвищують рівень активності її функціонування, створюють відповідне психічне напруження. Для того, щоб використати цю закономірність для регулювання психічних станів, рекомендується оволодіти відповідними навичками, закріпити які допоможуть такі заспокійливі вправи.

Вправа 1. Заспокійливе дихання.

У вихідній позі, стоячи чи сидячи, зробіть повний вдих. Потім, затримавши дихання, уявіть коло і повільно видихніть у нього. Цей прийом повторіть чотири рази. Потім так само видихніть в уявний квадрат. Після виконання цих процедур обов'язково приходить спокій.

Вправа 2. Видихання втоми.

Ляжте на спину, розслабтеся, установіть повільне й ритмічне дихання, чітко уявіть, що з кожним вдихом легені наповнюються життєвою силою, а з кожним видихом вона розповсюджується по всьому тілу.

Вправа 3. Позіх.

Як говорять спеціалісти, позіх дозволяє майже моментально збагатити кров на кисень і звільнити її від зайвої кислоти. Напружені в процесі позіхання м'язи шиї, обличчя, ротової порожнини прискорюють надходження крові в судини головного мозку. Під час позіхання поліпшується кровопостачання легенів, виштовхується кров із печінки, підвищується тонус організму, складається імпульс позитивних емоцій.

Говорять, що в Японії працівники електротехнічної промисловості організовано позіхають через кожні ЗО хв. Для виконання вправи закрийте очі, як найширше відкрийте рот, напружте ротову порожнину, ніби говорячи низьке розтягнуте "у-у-у". У цей момент як можна яскравіше уявіть, що в роті утворюється порожнина, дно якої спускається вниз.

Умови ефективного ділового спілкування

Будь-яка радість збільшує альтруїзм підлеглого, а образа чи розчарування зменшують його.

Підлеглого можуть зацікавити і повести люди знаючі, досвідчені, компетентні.

Підлеглий симпатизує тим, хто любить симпатичних йому людей.

Чим частіше ми бачимо партнера по спілкуванню, тим більша вірогідність того, що він нам сподобається. Але надмірні контакти знищують його привабливість, оптимальні контакти з переговорів становлять 2—6 днів.

Оточуючі спочатку ціняться настільки, наскільки вони можуть допомогти в реалізації особистих цілей партнера.

Тверде впевнене рукостискання, яке супроводжується поглядом в очі, як правило, подобається всім.

Важливо приділити велику увагу на початку бесіди. Банальний початок орієнтує на банальність усієї зустрічі. Людина найбільше ображається, коли дають зрозуміти, що не пам'ятають її імені.

Люди зазвичай люблять говорити про свою персону і підкреслювати свою значимість.

Говорити з людиною бажано звичною для неї мовою, побоюючись крайнощів, зловживання незнайомими словами (це дратує) і надто спрощеної мови (це може сприйматися як ознака низького рівня інтелекту).

Не поспішайте заповнювати паузи. Терпіння і витримка можуть спровокувати людину сказати те, чого вона говорити не збиралася.