Культура ділового спілкування менеджера - Чайка Г.Л. - 10.4. Створення позитивного іміджу та надійної репутації організації

Зовнішній вигляд і манери поведінки виявляються у сукупності, створюючи образ людини, який оцінює оточення. Образ, який свідомо формується з розрахунком на сприйняття іншими, називають іміджем. Це узагальнений та емоційно забарвлений образ конкретного об'єкта, що існує в масовій свідомості [157]. Кажуть, що імідж ділової людини — це коштовність, ключ до вирішення багатьох проблем. Він формується як на основі реальної поведінки людини, так і під впливом оцінок та думок інших людей. Соціально-психологічний феномен іміджу у тому, що він живе у думках людей, хоча вони його чітко не розуміють. В основу іміджа покладено формальну систему ролей, які людина програє в своєму житті. Вона доповнюється внутрішніми особливостями особистості, зовнішніми даними, одягом, соціальним тлом, на якому вона виступає. Імідж має створювати певні позитивні асоціації; бути розрахованим на конкретну аудиторію й адекватним реальному станові речей. Остання вимога найскладніша, бо імідж повинен говорити про нас те, що ми самі хотіли б, а це — певне маніпулювання іншими. Людина, спілкуючись з іншими, начебто підлаштовується під їхні очікування, підкоряє їм свої цілі. Здатність впливати на іншого активним формуванням свого образу називають са-моподачею (самопрезентацією).

Імідж буває постійним і ситуативним, а елементами, які створюють імідж людини, є такі:

• візуальне сприймання: фізична привабливість, манери та їх привабливість, одяг та аксесуари;

• інтелектуальне сприймання: особистісні характеристики, які виявляються під час спілкування та взаємодії;

• статусне сприймання: професія, посада, становище у суспільстві;

• соціальний фон: особистісні характеристики оточення — сім'я, друзі, знайомі, колеги;

• вплив інтер'єра на сприймання: стиль, кольорове і звукове оформлення, просторові характеристики;

• моральні цінності та манери поведінки.

У формуванні іміджу немає дрібниць, оскільки будь-що може викликати цілу низку асоціацій, у тому числі й негативних. Як свідчать дослідження, майже у 90 % випадків зі 100 люди після першого знайомства складають для себе образ людини за її зовнішнім виглядом. Перша хвилина зустрічі є вирішальною у створенні соціального і психологічного портрета, вона визначає характер подальших взаємин. Змінити першу думку потім буває важко. Створення привабливого іміджу має велике значення, особливо для менеджера, оскільки сприяє формуванню його репутації серед колег, підлеглих, клієнтів і впливає таким чином на успіх у бізнесі. Останнім часом навіть з'явилася нова галузь наукового знання — іміджологія, яка вивчає та поширює знання про імідж серед ділових людей.

Американські спеціалісти (зокрема Д. Скотт) у процесі зміни себе до бажаного образу виділяють три ключові стадії [308, с. 104—115]: 1) визначення того, що саме Ви хочете в собі змінити або яким стати; 2) складання подумки сценарію, щоб уявити себе в новій ролі; 3) впровадження задуманого сценарію в життя.

Для того щоб створити необхідний образ ділової людини і завдяки цьому посилити свій вплив на інших, менеджеру необхідно:

• стежити за правильною осанкою (це створює образ упевненої в собі людини);

• зберігати спокійний темп рухів (не завжди довіряють тому, хто завжди спішить або дуже повільно рухається);

• уникати невигідних позицій, дотримуватися потрібної дистанції під час спілкування;

• використовувати міцний і короткий потиск руки при зустрічі як засіб встановлення контакту;

• дивитися в очі співрозмовникові;

• посміхатися частіше;

• не ігнорувати статеві, вікові та інші біологічні, соціальні особливості співрозмовників.

Управління сприйняттям іншою людиною нашого образу відбувається за допомогою привертання уваги до якихось особливостей свого зовнішнього вигляду, одягу, аксесуарів, своєї поведінки. Тому кожному потрібно бути уважним до свого вигляду, якщо він хоче мати хороші стосунки з іншими, особливо в діловій сфері. Для створення іміджу доцільно використовувати знання з психології, зокрема, як пізнати себе (чи свою організацію), виходячи з концепції "Я — реальний" та "Я — ідеальний". Звичайно, для формування іміджу орієнтуються на останню. Основою роботи з його формування має бути упевненість, віра в те, що саме так повинно бути.

Імідж може створювати не тільки людина, а й організація, її імідж визначається на підставі всебічної оцінки суспільством, спільнотами та клієнтами діяльності, стратегії та культури організації. Він стає фактором довіри клієнтів до організації, зростання продажу її продукції, отримання кредитів, процвітання (або занепаду). Позитивними сторонами іміджу є ті, які сприяють успішному просуванню організації на ринок, негативними — ті, що заважають. Проте за дослідженнями, тільки 11—15% російських підприємців розуміють, що для того, щоб закріпитися на ринку, успішно вирішувати всі фінансові проблеми, їм потрібно формувати позитивну корпоративну культуру і, насамперед, позитивний імідж своїх організацій. Якщо у клієнтів формується негативний образ якоїсь організації, то вони починають шукати їй заміну. Так, при дослідженні цієї проблеми в США 70 % респондентів (з 3 тисяч опитаних) на запитання, чому вони перейшли на обслуговування до інших магазинів, заявили, що їм не сподобався його імідж [228]. Образ організації формується у свідомості оточення під впливом різних контактів: як від безпосереднього спілкування з працівниками, так і завдяки отриманню інформації про її роботу (реклама, виставки, презентації тощо).

Образ організації, який існує у свідомості працівників, — це її внутрішній імідж, а образ організації у свідомості клієнтів, конкурентів, партнерів, тобто людей із зовнішнього оточення — це її зовнішній імідж. На думку американських експертів, приблизно в 98 % випадків спостерігається велика відмінність між тим, як сприймають свій образ працівники фірми і як сприймають його її клієнти, зовнішнє оточення.

У структурі іміджу можна виділити такі взаємопов'язані за формою і змістом компоненти: зовнішній вигляд організації і стиль роботи її керівництва; облаштування робочих місць і режим роботи організації; товарний вигляд продукції та її реклама; зовнішній вигляд, стиль, поведінка і діяльність персоналу [192]. Ідею організації несуть форма конструкції товару, товарні знаки, логотипи, рекламні матеріали.

Формуватися зовнішній імідж починає відразу як тільки організація виходить на ринок. Але у більшості керівників, менеджерів немає ні часу, ні сил, ні коштів на те, щоб відсте-жувати той образ, який створюється, і цілеспрямовано його коригувати у бажаному напрямі. У такому разі імідж формується стихійно. Він може мати як позитивні риси, так і негативні, через що про ту саму організацію можна почути протилежні думки. Про спеціальне формування іміджу можна говорити тоді, коли керівництво організації, її менеджери починають ставити собі запитання: "Які ми?" "Чим відрізняємося від конкурентів?" "Якими засобами можемо залучити споживачів?" А потім вони шукають відповіді на ці запитання і відповідним чином діють.

Процес формування іміджу організації включає в себе кілька етапів:

• спочатку слід зафіксувати вже сформований імідж. Для цього використовують різні методи діагностики, у тому числі опитування, анкетування, спостереження, фокус-групи;

• потім виявити позитивні та негативні сторони створеного іміджу;

• визначити дії з нейтралізації негативних рис і посилення впливу позитивних. На цьому етапі розробляється відповідна програма, яка й повинна реалізуватися.

Створення позитивного іміджу безпосередньо впливає на діловий успіх організації, оскільки формує атмосферу довіри до неї. Мабуть тому паблік рілейшнз визначається як мистецтво і наука досягнення гармонії завдяки взаєморозумінню, що ґрунтується на правдивості та повній інформованості. Сприйняття образу організації людьми буде різним, оскільки це залежить від рівня освіти, культури та інших характеристик кожної людини. Проте, формуючи імідж організації, менеджеру слід думати про адекватність створюваного образу запитам людей: про оригінальність образу на тлі йому подібних; про гнучкість образу, тобто здатність змінюватися залежно від потреб.

Деякі організації, створюючи імідж, намагаються максимально нівелювати індивідуальні особливості своїх працівників. Для цього використовують підходи, які ведуть до одноманітності у зовнішньому вигляді працівників, їх поведінці. З цією метою вводяться уніформи, однакові аксесуари, здається, що навіть посмішка у людей тут однакова. Але для проникнення іміджу організації в масову свідомість його слід постійно підтримувати, коригувати відповідно до конкретної ситуації. Ті організації, що думають про свою перспективу, цим займаються свідомо і постійно, у тому числі використовуючи нестандартні підходи.

Більш широким поняттям, аніж імідж, є репутація організації. Під репутацією розуміємо набуту кимось або чимось громадську оцінку, загальну думку про якості, чесноти та недоліки кого-небудь або чого-небудь. Позитивна ділова репутація надовго визначає ділові стосунки, полегшує прийняття вигідних рішень. І якщо зустрічають по одежі, тобто формується образ людини, сприймається її імідж — те, який вигляд вона має; то проводжають по розуму, тобто склавши певне судження про цей образ. При опитуванні 185 російських керівників, з яких 65 представляли сферу виробництва, серед факторів, що сприяють успіху, на шосте місце було поставлено імідж організації, але другим за значущістю фактором назвали її репутацію (дослідження К.А. Петровської) [319, с. 67]. Дослідження, проведені одним із рекрутингових інтернет-порталів показали, що для 78 % людей одним з основних факторів, що впливають на прийняття рішення приєднатися до компанії, є репутація як її топ-менеджменту, так і компанії загалом. 76 % опитаних, які відмовилися від пропозиції про роботу, відповіли, що зробили це саме через "підмочену" репутацію організації [100]. На підставі позитивної репутації робиться висновок — довіряти чи не довіряти, спілкуватися чи не спілкуватися в подальшому, взаємодіяти чи не взаємодіяти, співпрацювати чи ні. Тобто можна сказати, що імідж — це враження, а репутація — це судження з висновками [340]. Будь-яка організація повинна брати до уваги те, що наслідки рішень, які вона приймає, вплинуть на її репутацію. Особливо це стосується організацій, які працюють з іноземними партнерами. Угода, що була укладена з посередником сумнівної репутації може мати негативні наслідки для репутації організації, конкуренти неодмінно цим скористаються.

Ділова репутація може формуватися сама — як вийде. А потім раптом виявиться, що така репутація заважає організації розвиватися. Хтось пішов після контактів з нею ображеним і розповів іншим про це, хтось публічно прокоментував дії її працівників. А негативна інформація швидко поширюється і "відштовхує" від компанії потенційних клієнтів, що негативно вплине на її фінансові результати.

Проте репутацію можна формувати продуманими послідовними діями, і тоді в повсякденному житті вона дає змогу організації продуктивно працювати, а у складних ситуаціях — не зазнавати великих втрат. Стійка позитивна репутація створює для суб'єкта (будь-то людина чи організація) низку додаткових переваг, а саме: йому довіряють, а того, кому довіряють, хочуть слухати; за наявності альтернативного вибору його вибирають першим; з ним хочуть взаємодіяти. Більше того, якщо організація з високою репутацією припуститься помилки, то при правильних діях не втратить довіри. Тому відомі фірми не бояться повідомити про помилку клієнтам, вибачитися перед ними і зробити все для того, щоб вона не повторилася. Наприклад, в Японії випустили партію в б тис. автомобілів і в 10 з них були поставлені не досить якісні насоси. Фірма, дізнавшись про це, знайшла всіх 5 тис. покупців, вибачилася перед ними за можливі незручності і замінила всім їм машини. Компанія "Дженерал Моторе" (General Motors) відкликала 720 тис. автомобілів через можливий брак подушок безпеки. При цьому компанія зауважила, що нещасних випадків з цієї причини, зафіксовано не було [417].

Якось у газеті було опубліковано розповідь одного з українських бізнесменів про його поїздку до Австрії і ситуацію в одному з магазинів, свідком якої він став. До магазину готового одягу увійшов чоловік, який сердито заявив, що два дні тому купив тут пальто, а вдома в ньому знайшов дефект. До нього відразу підійшов директор магазину і запропонував вибрати будь-яке інше пальто. Після цього директор додатково вручив покупцю набір сорочок і сказав: "Ми створили вам незручності і через це Ви витратили свій час. Вибачте нам, будь ласка". Покупець уже іншим тоном відповів, що всяке буває, але купувати одяг він буде тільки в цьому магазині [73]. Те, як поводилися працівники магазину, свідчить про високий рівень корпоративної культури в організації і про те, що вони дуже піклуються про свою ділову репутацію. Достатньо клієнту один раз купити неякісний товар або наштовхнутися на неетичну поведінку працівника, як репутація організації в його очах різко впаде (а потім його думка вплине на ставлення до цієї організації його родичів, друзів, оточення).

? деякі рекомендації спеціалістів про те, як менеджери діяли, щоб підвищити репутацію організації, серед них такі:

— формувати корпоративну культуру, створювати відповідні умови для того, щоб працівники організації завжди дотримувалися встановленого у суспільстві етикету, посміхалися, були ввічливими й уважними;

— чітко дотримуватися встановленого розпорядку роботи, виключити запізнення, неорганізованість та безвідповідальність;

— забезпечувати високу якість роботи працівників, надавати завжди правдиву інформацію про організацію та її продукт чи послуги;

— виявляти турботу про зовнішній вигляд працівників, офісу, ділових паперів тощо;

— постійно знаходити нову інформацію і сміливо впроваджувати нові технології, знання та ідеї;

— стежити, щоб слова не розходилися з ділом;

— використовувати знання з етики та психології для встановлення доброзичливих, довірливих взаємин у внутрішньому та зовнішньому середовищі організації.

Працівники стають по-справжньому відданими своїй організації лише тоді, коли пишаються своєю роботою і тим місцем, яке посідає вона у суспільстві. Коли різні за характером люди об'єднуються для досягнення мети і при цьому ототожнюють себе з організацією, можна казати про такий феномен, як корпоративний дух. Він згуртовує людей, народжує патріотизм щодо організації, в якій вони працюють і яка надає їм можливості реалізувати себе та задовольнити свої як матеріальні, так і духовні потреби. Там, де дбають про репутацію, таку впевненість спеціально виховують, демонструючи працівникам любов та турботу про них. Зрозуміло, що це робиться заради досягнення загального успіху організації. "Репутація — як культура організації, над її створенням треба працювати досить довго**, — попереджає Генрі Мюллер, засновник компанії "Інтернет Секьюрітіз" (Internet Sekurities) в Нью-Йорку, яка є провідним онлайновим провайдером інформації про фінансові ринки [272]. Отже, висока ділова репутація організації та впевненість, яку демонструють працівники, у тому, що їх компанія найкраща, — головний критерій розвиненої корпоративної культури, а, отже, і культуру та спілкування в організації.

Питання для обговорення

1. Що таке фірмовий стиль організації?

2. Що таке етикет і які види етикету Ви знаєте?

3. Що таке манери і чим вони відрізняються від етикету?

4. Що є моральною основою етикету?

б. Назвіть етикетні вимоги до керівника.

6. Якого етикету слід дотримуватися, спілкуючись з іноземцями?

7. Навіщо провідні компанії світу створюють символи, легенди, героїв, міфи, церемонії тощо?

8. Яку роль відіграє місія організації?

9. Що таке корпоративна ідентичність і як вона впливає на бізнес організації?

10. Що таке внутрішній і зовнішній імідж, у чому полягає відмінність між ними?

11. Чим відрізняється репутація від іміджу?

12. Що є основою формування позитивної репутації?

Для розгляду на практичному занятті

Прочитати та обговорити книгу Монахова Г.А. Мелочи создают совершенство. Деловой и светский этикет. Благоприятный персональный имидж. — К., 2001.