Менеджмент - Дикань Н.В. - 8.5. Основні характеристики ефективної системи контролю

Хоча більшість менеджерів добре знає про те, що процес контролю можна використовувати, щоб позитивно вплинути на поведінку співробітників, деякі з них забувають про можливість контролю зумовлювати неумисні зриви в поведінці людей. Ці негативні явища часто є побічними результатами наочності дії системи контролю.

Співробітники організації розуміють, що з метою оцінювання результативності їх діяльності керівництво застосовує різні методи контролю. Вони також знають, що їх помилки та досягнення у тих галузях, де керівництво встановило стандарти і виконує процедуру контролю, будуть підставою для розподілу винагороджень та покарань. Тому підлеглі, як правило, роблять те, що начальство хоче побачити від них під час перевірки.

У деяких дослідженнях підтверджується тенденція співробітників до будь-якого акцентування на роботі в тих сферах, де визначають ефективність роботи, і нехтування тією роботою, у процесі виконання якої визначень не здійснюють. Тип поведінки, коли люди прагнуть вдовольняти вимоги контролю, а не досягати поставлених цілей, називається поведінкою, орієнтованою на контроль. Потрібно ретельно спроектувати систему контролю з урахуванням подібних ефектів, інакше вона спрямовуватиме діяльність співробітників на те, щоб добре виглядати під час проведення контролю, а не на досягнення цілей організації. Такий вплив може також призвести до отримання неправильної інформації.

8.5. Основні характеристики ефективної системи контролю

У. Ньюмен сформулював декілька рекомендацій для менеджерів, які хотіли б уникнути ненавмисного впливу контролю на поведінку співробітників і таким чином підвищити його ефективність.

Розглянемо такі рекомендації науки про поведінку у процесі здійснення ефективного контролю:

— встановлюйте помірковані стандарти, прийнятні для співробітників;

— встановлюйте двобічне спілкування;

— уникайте надмірного контролю;

— встановлюйте суворі, але досяжні стандарти;

— винагороджуйте за досягнення стандарту.

Поведінка людей — не єдиний фактор, що визначає ефективність контролю. Щоб контроль міг виконувати своє завдання, тобто забезпечувати досягнення цілей організації, він повинен мати декілька важливих властивостей.

Розрізняють такі характеристики ефективного контролю: 1) стратегічна спрямованість. Контроль повинен мати

стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети

організації та підтримувати їх;

2) орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти та виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, які має організація;

3) відповідність до справи. Щоб бути ефективним, контроль має відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно визначати й оцінювати те, що справді важливо;

4) своєчасність. Система ефективного контролю — система , що дає потрібну інформацію певним особам до того, як розвинеться криза;

5) гнучкість. Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким та пристосовуватися до змін, що відбуваються;

6) простота. Найпростіші методи контролю потребують менших зусиль та є ефективнішими;

7) економічність. Якщо підсумкові витрати на систему контролю перевищують переваги, що створюються ним, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі або запровадити менш ретельний контроль.

НАВЧАЛЬНИЙ ТРЕНІНГ

Питання для самостійного вивчення

1. Розробка бюджетів. Типи бюджетів.

2. Фінансовий аналіз. Аналіз фінансової звітності. Аналіз фінансових коефіцієнтів. Аналіз беззбитковості, аудит.

3. Графік Г. Ганта. Метод оцінювання та перегляду планів (PERT). Техніка управління запасами, інструменти контролю якості.

4. Модель процесу контролю поведінки працівників. Методи оцінки виконання. Прямий управлінський контроль: мотивація, дисципліна, нагорода. Замінники прямого управлінського контролю: селекція, організаційна культура.

Теми рефератів

1. Роль контролювання у менеджменті.

2. Особливості здійснення, суб'єкти й об'єкти етапів процесу контролю.

3. Характеристика застосування сучасних інформаційних технологій у процесі контролю.

4. Необхідність врахування соціально-психологічних та економічних аспектів під час формування системи контролю в організації.

5. Методи оцінювання інформації про результати проведеного контролю.

Запитання та завдання для самоконтролю

1. Поясніть сутність і необхідність контролю.

2. У чому полягають завдання та мета контролю?

3. Визначне об'єкт і предмет контролю.

4. Назвіть суб'єкти та типи контролю.

5. Які ви знаєте два підходи у виокремленні стадій процесу контролю?

6. У чому полягає сутність системи контролю?

7. Назвіть і поясніть основні елементи системи контролю.

8. Що таке контролінг?

9. З'ясуйте сутність, види та роль аудиту.

Питання до семінарського заняття

1. Поняття та процес контролю.

2. Класифікація інструментів управлінського контролю.

3. Ефективність контролю.