Менеджмент підприємства - Хомяков В.І. - 3.4. Контроль

3.4.1. Загальні положення

Контроль - це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Менеджери починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали цілі, завдання, і створили організацію. Контроль дуже важливий для успішного функціонування організації.

Плани і організаційні структури - це лише картини того, яким би хотілося бачити майбутнє керівництву. Безліч різноманітних обставин може перешкодити реалізації задуманого. Зміна законів, соціальних цінностей, технології, умов конкуренції та інших елементів зовнішнього середовища можуть перетворити плани, досить реальні в момент їх формування, через деякий час в дещо зовсім недосяжне. Крім того, навіть найкращі організаційні проекти мають свої вади. Спеціалізація і розподіл праці, наприклад, можуть створити проблеми координації, тертя між окремими бригадами і робочими групами, нудну роботу з відсутністю мотивації. Ще одним фактором невизначеності, постійно присутнім в управлінні, є люди, які виконують основну роботу в будь-якій організації. Люди - не комп'ютери, їх неможливо запрограмувати на виконання якогось завдання з абсолютною точністю. Незважаючи на численні успіхи в розумінні механізму поведінки людей в процесі трудової діяльності, менеджери ще дуже далекі від того, щоб надійно прогнозувати зворотну реакцію працівників на введення нових інструкцій і команд, покладання на них додаткових прав і обов'язків. Помилки і проблеми, що виникають при аналізі ситуації всередині організації, переплітаються, якщо їх завчасно не виправити, з помилками в оцінці майбутніх умов оточуючого середовища і поведінки людей. Звичайно, час від часу певна випадкова ситуація може розвиватися занадто швидко, щоб організація одразу ж могла зафіксувати її і відпрацювати лінію поведінки, але в більшості випадків нема ніякої потреби постійно використовувати методи кризового управління.

Функція контролю - це така характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми і скоригувати відповідно діяльність організації до того, як ці проблеми перетворяться в кризу. Тому одна з важливих причин необхідності контролю полягає в тому, що контроль повинен бути всеохоплюючим. Контроль не може залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного "контролером", і його помічників. Кожний керівник, незалежно від його рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх службових обов'язків, навіть якщо йому ніхто цього спеціально не доручав.

Контроль є одним з найбільш фундаментальних елементів процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Дійсно, фактично вони є невід'ємними частинами загальної системи контролю в даній організації.

Розрізняють три види контролю: попередній, поточний і підсумковий.

Попередній контроль здійснюється до фактичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити цілі до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, все це збільшує ймовірність того, що організаційна структура буде працювати так, як задумано. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових сферах - відносно до людських, матеріальних і фінансових ресурсів. Попередній контроль у сфері людських ресурсів досягається за рахунок ретельного аналізу ділових і професійних знань та навиків, які необхідні для виконання тих або інших посадових обов'язків і добору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. Для того, щоб впевнитися, що найняті працівники будуть в змозі виконувати доручені їм обов'язки, необхідно встановити мінімально допустимий рівень освіти або стаж роботи і перевірити документи та рекомендації, подані претендентами. Суттєво підвищити ймовірність залучення і закріплення в складі організації компетентних працівників можна також шляхом встановлення справедливих розмірів виплат і компенсацій, проведення психологічних тестів, а також за допомогою численних співбесід з працівником перед його наймом.

Оскільки виготовити високоякісну продукцію Із поганої сировини неможливо, то промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль матеріальних ресурсів, що використовуються. Контроль здійснюється шляхом відпрацювання стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів цим вимогам.

Важливим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (поточний фінансовий план), який дозволяє також здійснити функцію планування. Бюджет встановлює граничні значення витрат і не дозволяє тим самим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпати свої наявні засоби до кінця.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в процесі виконання робіт. Він базується на вимірах фактичних результатів, одержаних після проведення роботи, що спрямована на досягнення бажаних цілей. Для здійснення поточного контролю апарату управління необхідний зворотний зв'язок, найпростішим прикладом якого є повідомлення керівника про те, що робота підлеглих незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Поточний контроль використовується як зворотний зв'язок в процесі проведення самих робіт, щоб досягти потрібних цілей і вирішити проблеми, що виникають, раніше, ніж виникне необхідність занадто великих витрат.

При підсумковому контролі зворотний зв'язок використовується після того, як роботу виконано. Незважаючи на те, що підсумковий контроль здійснюється занадто пізно, він виконує дві важливі функції: 1) дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачаються для виконання в майбутньому; 2) підсумковий контроль повинен сприяти мотивації: якщо керівництво організації пов'язує мотивувальні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то очевидно, що фактично досягнуту результативність необхідно виміряти точно і об'єктивно.