Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О.Б. - 6.5. Принципи планування у сфері послуг

Реалізація функції "планування" повинна ґрунтуватися на принципах повноти, точності, економічності, гнучкості, безперервності, участі виконавців у розробленні планів.

Принцип повноти. Передбачає необхідність охоплення планом усіх параметрів чи дій у сфері (галузі) якої стосуватиметься майбутня діяльність. Якість планування визначають тим, наскільки точно і вичерпно сплановано окремі види діяльності.

Принцип точності. За комплексного планування ризик допустимих неточностей є досить імовірним. Неточності можуть бути настільки відчутними, що це суттєво впливатиме на достовірність результату. Необхідно також уникати ілюзорної точності. Принцип точності конкурує з принципом економічності.

Принцип економічності. Планування не може бути самоціллю. Якщо пов'язані з ним витрати становитимуть 100 тис. грн., а очікуваний результат - 1 млн. грн., то такі витрати невиправдані. Економічний аспект важливий передусім при одержанні інформації, необхідної для процесу планування.

Принцип гнучкості. Якщо плани виявилися нездійсненними, то їх необхідно переглянути. На користь гнучкості планування свідчить і кризове планування. На момент кризи бажано мати заздалегідь підготований план.

Принцип безперервності. Планування не повинно бути разовим. Перші етапи планування не завжди приносять бажаний ефект, однак на помилках та їх аналізі вчаться. Це свідчить, що чим послідовніше здійснюють планування, тим повніші й точніші плани.

Принцип участі виконавців у розробленні планів. Обґрунтованими плани можуть бути тільки за умови залучення до їх розроблення не тільки співробітників, які відповідають за планування, а й співробітників інших функціональних відділів менеджменту організації та майбутніх виконавців планів. План повинен спиратися на широку інформаційну базу, а ізольоване планування може спричинити негативну реакцію всіх, кого стосується.

Ці принципи є базовими, а дотримання їх - обов'язковим для досягнення ефекту планування. Базові принципи планування можуть доповнюватися специфічними, розробленими організацією відповідно до специфіки виробничо-господарських умов.

Бар'єри на шляху планування і способи їх подолання. Бар'єри, які можуть виникнути на шляху планування, як правило, поділяють на дві групи: особисті і організаційні.

Особисті бар'єри - це небажання або невміння здійснювати функцію планування. Основними причинами цього можуть бути: відмова від планування через "ділову поточність"; недостатність практичних навичок і відсутність досвіду планування; небажання деяких менеджерів доводити до відома інших свої цілі і плани і, тим самим, брати на себе додаткову відповідальність; невпевненість у своїх силах.

Організаційні бар'єри - це бар'єри на організаційному рівні, що виникають через обмеженість в ресурсах, інформації і через складнощі у виконанні рішень, які були прийняті в процесі планування. Основними причинами тут можуть бути складність зовнішнього середовища і обмеження в діяльності організацій, недостатність інформації, небажання змінювати порядок і стиль роботи, а іноді і структуру організації, змінювати систему взаємостосунків з підлеглими, що може призвести до виникнення конфліктів між окремими рівнями управління в організації.

Особисті і організаційні бар'єри, що заважають ефективному плануванню, можуть бути досить високими, але відмовлятись через них від планування ніколи не потрібно. Існують певні способи уникнення цих перешкод на які слід звернути увагу:

1. Підтримка вищого керівництва і його участь у процесі планування, тобто, ефективне планування повинно починатися з верхнього рівня організації

2. Відповідальність за процес планування, тобто мету можна буде досягти тільки тоді, коли за це хтось несе особисту відповідальність

3. Навчання плануванню, тобто планування буде ефективним тільки тоді, коли менеджери мають відповідну підготовку і практичні навички у плануванні

4. Ефективна систем зворотного зв'язку, тобто, люди в організації повинні мати можливість отримувати і обмінюватись всією необхідною їм для планування інформацією

5. Зв'язок планування з системою винагородження, тобто, люди які відповідають за планування повинні винагороджуватись за його ефективність і досягнення

6. Заохочення системи участі і розвитку групових навичок управління, тобто, планування повинно передбачати можливість активної участі в ньому і керівників і виконавців, можливість вільно висловлювати свої думки

7. Розробка випадкових планів, тобто, повинна бути система розробки планів на випадок виникнення непередбачених ситуацій, розробка додаткових спеціальних планів, які непередбачені основним планом

8. Відкрита реакція на протидію, тобто, ігнорування поведінки тих, хто виступає проти планування, надання можливості підлеглим вільно висловлювати свої думки щодо планування

9. Розуміння того, що вплив і дієвість планів мають свої обмеження, тобто, розуміння того, що планування не може вирішити всі проблеми в організації і про це менеджери повинні повідомити своїх підлеглих і впевнитись в тому, що всі це зрозуміли.