Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - А. Корпоративні книги

Корпоративні книги підприємства містять усі документи, які підтверджують, що підприємство зареєстроване як акціонерне чи інше товариство, або ПП тощо і з моменту реєстрації здійснює свою діяльність відповідно до установчих документів і законів, що регулюють діяльність акціонерних та інших товариств (суб'єктів господарювання). Належне ведення корпоративних книг є необхідною умовою забезпечення прозорості діяльності підприємства для контролюючих органів, органів державної влади і управління, акціонерів і третіх осіб (громадськості і потенційних інвесторів). Наявність перерахованих нижче документів у консолідованому і систематизованому вигляді істотно полегшить роботу посадовим особам підприємства. Відповідальність за ведення корпоративних книг, як правило, несуть секретар Правління І головний юрист Товариства. У ці книги включаються наступні документи:

* свідоцтво про державку реєстрацію;

* зареєстровані у встановленому порядку установчі документи підприємства (Статут і установчий договір), а також усі зміни і доповнення до них;

o оригінали (копії) усіх ліцензій, патентів і дозволів, виданих підприємству для здійснення його діяльності органами державної влади і місцевого самоврядування;

o документи (квитанції, повідомлення), що свідчать про своєчасне персональне повідомлення кожного акціонера про кожні загальні збори акціонерів, а також відмовлень від участі в зборах, якщо такі надходили від акціонерів;

o усі доручення, видані акціонерами, повідомлення акціонерів про анулювання доручень, якщо такі надходили від акціонерів;

o протоколи всіх річних і позачергових загальних зборів акціонерів;

o документи (квитанції, повідомлення), що свідчать про своєчасне персональне повідомлення кожного члена Наглядацької ради про кожне засідання ради, а також відмовлення від участі в засіданнях, якщо такі надходили;

o протоколи всіх засідань Наглядацької ради або документів, що свідчать про прийняття Наглядацькою радою рішень методом опитування, селекторних засідань тощо;

o внутрішні нормативні документи товариства (Положення про Правління, Положення про Наглядацьку раду, Положення про порядок розподілу прибутку тощо);

o правила внутрішнього трудового розпорядку, затверджені Правлінням;

o протоколи всіх засідань Правління і Ревізійної комісії;

o перелік усіх посадових осіб, включаючи всіх посадових осіб і працівників, що мають доручення на представництво інтересів товариства;

o система реєстру власників іменних цінних паперів (у разі потреби).

Б. Фінансова документація

Фінансова документація включає документи, необхідні для підготовки звітів, що надаються до податкової інспекції, а також для здійснення контролю за результатами діяльності підприємства. Відповідальність за ведення такої документації покладається на фінансового директора, якому допомагає головний бухгалтер і контролює Ревізійна комісія. Зовнішні аудитори перевіряють цю документацію в процесі підготовки періодичних звітів, що представляється Ревізійній комісії і Загальним зборам акціонерів. Уся документація повинна вестися відповідно до правил і норм, установленими законодавством України. Якщо підприємство має намір здійснювати зовнішньоекономічну діяльність або які-небудь інші види діяльності на міжнародному ринку або збирається запропонувати свої акції іноземним інвесторам, то фінансова документація також повинна відповідати міжнародним стандартам і нормам ведення бухгалтерського обліку. Зовнішні аудитори можуть надавати консультативну допомогу підприємству з питань ведення фінансової документації і приведення її у відповідність із установленими нормами. Фінансова документація включає;

o записи про банківські рахунки;

o записи про рахунки кредиторської заборгованості (включаючи отримані кредити);

o записи про рахунки дебіторської заборгованості (включаючи надані позики);

o щомісячні, щоквартальні і річні звіти, рахунки прибутків і збитків, звіти про доходи і рух готівки;

o звіти про стан контрактів, по яких здійснюються операції, рахунки проміжних платежів;

o записи про всі основні фонди;

o платіжні відомості по заробітній платі;

o копії всіх бізнес-планів, затверджених Загальними зборами акціонерів, а також звітів, що містять перспективну оцінку діяльності підприємства;

o усі внутрішні звіти й аналізи стану справ.