Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - 6.5. Створення автоматизованих робочих місць (АРМ) менеджерів.

Автоматизація роботи менеджера

Термін "автоматизація" з'явився у пресі невдовзі після закінчення Другої світової війни Однак це слово не знайшло місця в словниках до кінця 50-х років. Цьому терміну було дане універсальне визначення: "автоматично контрольована дія машини, процесу або системи, особливо за допомогою контролюючих пристроїв". Ця характеристика охоплює автоматизацію як на промисловому підприємстві, так і в офісі.

Цей термін уперше був вжитий у 1947 році Д. Хардером з "Форд мотор компанії" на засіданні, присвяченому плануванню і обладнанню нового заводу. Після цього він відразу ж був визнаний як зручний для автоматичних пристроїв і став загальновживаним в автомобільній і металообробній промисловості. Далі цей термін став вживатися практично у всіх сферах виробництва, а щодо застосування цього слова у зв'язку з опрацюванням даних і канцелярською роботою, то перша людина, яка нібито вжила його, був Джон Діболд з компанії "Джон Діболд".

Сьогодні, завдяки інтенсивному розвитку комп'ютерних технологій, автоматизація виробництва та управління застосовується практично всюди, як у промисловій сфері, так і в офісах.

Введення автоматизації в офісах є процесом удосконалення промислової стандартизації з перенесенням місця дії з цеху в офіс.

У 1955 році як відзначав журнал "Dun's Review", в якому були опубліковані результати науково-технічного дослідження, менеджери офісів йшли "у напрямку електронної ери". Експерти виявили, що лише деякі компанії перейняли ефективні методи офісної роботи. Менше половини з них вимірювали продуктивність канцелярської роботи, 32 % мали програму контролю методів записів і форм, 25 % - програму вивчення методів офісної роботи лише 4 % застосовували схеми послідовності операцій.

Але починаючи з 1954 року відбувається різке зростання автоматизації офісної праці. Двісті великих обчислювальних машин і більше восьмисот середніх стали застосовуватися в комерційній справі. Наприкінці 1962 року використовувалося вже більше 11 тис. обчислювальних машин і було замовлено ще 7 тис. З інформації, опублікованої компанією "McKinsey", яка на початку 1961 року займалася дослідженням проблем застосування ЕОМ: "Фактично важко знайти велику корпорацію, що не має й не користується принаймні однією електронно-обчислювальною машиною", та "стає все важче знайти середню й малу корпорацію, що не має хоча б скромних власних ЕОМ або не користується час від часу послугами бюро електронно-обчислювальних машин".

Відношення офісного обладнання до робочої сили й продуктивності цього обладнання є показником ступеня автоматизації.

Автоматизація на заводі або на фабриці спричинює "контрольовані дія апарата або машини". Це значить, що для регулювання й контролю за діями машини використовуються різні електронні або механічні пристрої. Автоматизований завод учорашнього дня стає ще більш автоматизованим. На фабриці, де протягом тривалого часу всі роботи виконувалися машинами, на перше місце ставиться удосконалення обладнання або машин.

Навпаки, автоматизація в офісі залежить головним чином від контрольованої дії самої системи з опрацювання офісних документів, що називається комплексним опрацюванням інформації (КОІ). Для того щоб підвищити рівень автоматизації, необхідно провести ряд заходів щодо вдосконалення самих систем, тому що без попереднього аналізу й наведення порядку в системах і методах роботи перехід до автоматизації просто призвів би до прогресуючого безладдя й плутанини.

Прості визначення термінів, таких, як система - це "серія функцій, дій або операцій, що ведуть до бажаного результату", у той час як метод являє собою "дії системи в її деталях". Основна мета створення системи комплексної обробки інформації полягала в тому, щоб знайти ефективні й дешеві засоби або метод спрощення і контролю повторюваних канцелярських операцій. Це дуже схоже на використання так званих "процедур" у багатьох мовах програмування, коли та сама процедура може використовуватися в необмежену кількість разів. Використовуючи найкоротше визначення, комплексна обробка інформації є засобом "спрощення і ліквідації повторюваних канцелярських операцій, чинених вручну". Система комплексної обробки інформації в окремо взятій компанії має призначатися для задоволення спеціальних потреб цієї компанії, які у свою чергу визначать потребу в устаткуванні або різних комбінаціях використовуваного устаткування.

Комплексна обробка інформації в повному розумінні слова є тією головною ідеєю, що лежить в основі поняття систем і без якої автоматизація конторської праці й застосування технічних засобів для обробки даних були б неможливі. Безумовно, комплексна обробка не є досконалим процесом автоматизації, але є дуже важливим кроком у досягненні автоматичності. КОІ дає логічну основу для опрацювання потоку комерційних даних. Завдяки цьому з' являється можливість встановити в офісі ПЕОМ і "навантажити" машину цією роботою. Важливим висновком є те, що комплексна обробка інформації є першим кроком до автоматизації, без використання КОІ не можна було б досягнути справжньої автоматизації офісної роботи. Іншими словами, у конторській праці (обробці документів, підрахунку, розподілу прибутків тощо) використовуються повторювані операції, для яких може бути знайдений "загальний множник". При цьому такий процес можна автоматизувати.

Автоматизація в офісі не є синонімом обчислювальних машин або будь-якого типу швидкодіючого устаткування для опрацювання даних. Обчислювальна машина є собою механізмом або пристроєм, що дозволяє застосовувати методи комплексної обробки інформації в будь-якій компанії незалежно від складності й розмірів її операцій.

Нові досягнення в процесі опрацювання даних стали можливі лише завдяки двом технічним досягненням - комплексній обробці інформації та винаходу швидкодіючих електронно-обчислювальних машин. Ці грандіозні досягнення змусили відповідальних керівників (менеджерів) фірм приділяти більше уваги канцелярській роботі й тим витратам, які з нею пов' язані.

Отже, комплексна обробка інформації (КОІ) пов'язана як з автоматизацією конторської роботи, так і з опрацюванням даних за допомогою ЕОМ.

Комплексна обробка інформації - це ефективний спосіб одержання скоординованого й безперервного потоку важливих даних, необхідних керівництву для прийняття будь-яких рішень, контролю й планування.

Інше визначення розглядає комплексну обробку інформації "як процедуру, за допомогою якої інформація може бути зафіксована на магнітному або оптичному носії для того, щоб вона неодноразово могла відтворюватися повністю або частково на різних машинах, придатних для роботи з такими носіями інформації". Слід відзначити, що цей термін є найдавнішим. Він виник у комерційній термінології до винаходу обчислювальних машин, для позначення як ідеї, так і системи, заснованої на цій ідеї.

Опрацювання даних за допомогою ПЕОМ наголошує на важливому моменті - реальній економії часу й праці. Цей термін став широко вживаним лише після того як діловий світ почав застосовувати комп' ютери, тому що не можна здійснювати опрацювання даних за допомогою ЕОМ, не створивши комплексної системи, яка, у свою чергу, використовує необхідне обладнання, більшість компонентів якого є електронним.

Автоматизована обробка даних і обробка даних сучасними методами є більш широкими поняттями. Комерційні центри, які надають послуги, використовують первинні дані, або дані, внесені в який-небудь запом'ятовуючий пристрій. Це можуть бути накопичувачі на гнучких або жорстких магнітних чи оптичних дисках, в "чіпах" електронної пам'яті.

Електронно-обчислювальні машини були створені для того, щоб мінімізувати ручну працю та полегшити розумову. Мінімальна кількість ручної праці - ось одна з головних особливостей застосування ЕОМ. Але все-таки машина є машиною, і вона не може обробляти "сиру інформацію", у невідомому форматі. Тому якщо компанія планує купити й установити обчислювальну техніку, то відповідальний керівник повинен насамперед визначити, навіщо потрібна ця машина: попередньо спланувати вид завдань, що буде виконуватися за допомогою цього комп'ютера. Планування полягає у програмуванні машини - складання або придбання спеціалізованого пакета програм для роботи комп'ютера в даній галузі (у конкретній діяльності компанії).

Комп'ютери забезпечують можливість розв'язання широкого кола завдань різного типу на дуже високих швидкостях. Це дає можливість виконувати на ЕОМ операції, пов'язані з обробкою інформації та розрахунками варіантів планів у таких обсягах і в такі стислі строки, які при застосуванні іншої обчислювальної техніки неможливі. Тому ефективність впровадження ЕОМ полягає не тільки в економії праці у сфері управління, а й в оптимізації планування і вдосконаленні управління.

Впровадження автоматизованої системи управління має здійснюватися шляхом поетапної перебудови діючої системи з метою запобігання будь-яким порушенням поточної роботи управлінського апарату.

Застосування ПЕОМ для обробки економічної інформації та виконання розрахунків дає можливість у 1,5-2 рази знизити трудомісткість розрахункових операцій порівняно з ручною працею.

У разі якщо можливо централізувати лічильно-обчислювальні роботи, обсяг яких досить рівномірно розподіляється протягом місяця, доцільно створивати спеціалізоване бюро. Це значною мірою вивільняє від виконання технічної роботи спеціалістів, що виконують ці роботи.

Питання вибору типу електронно-обчислювальних машин та іншого устаткування для обчислювальних центрів тут не розглядаються, оскільки вони розв'язуються спеціалізованими науково-дослідними і проектними організаціями, які розробляють автоматизовані системи управління.

Автоматизовані робочі місця адміністративно-управлінського персоналу

Відмінною рисою АРМ менеджерів є їх орієнтація на прийняття управлінських рішень. У порівнянні з АРМ економістів, бухгалтерів, маркетологів тощо, призначених для вирішення регламентованих і формалізованих функціональних завдань управління, АРМ керівників повинні допомогти в прийнятті управлінських рішень з часто нерегламентованих і важко формалізованих завдань.

Автоматизоване вирішення цих завдань, як правило, не передбачає однозначної відповіді на запитання. Для прийняття остаточного рішення потрібно враховувати безліч факторів, у тому числі таких, що не мають кількісної оцінки й належать до соціальної сфери.

Основні завдання АРМ адміністративного управлінського персоналу

■ одержання довідок про основні показники, що характеризують поточний стан виробничо-господарської діяльності об'єкта управління;

■ аналіз виробничої діяльності об'єкта управління й виявлення очікуваних відхилень від плану, які належить до компетенції даного керівника;

o інформаційна підтримка процесу прийняття рішень, спрямованих на ліквідацію відхилень від плану: виявлення причин і винуватців, пропозиція рішень щодо типових ситуацій, моделювання діяльності об' єкта управління у разі прийняття конкретного рішення тощо;

■ збір статистики з прийняття управлінських рішень;

■ прийняття колегіальних рішень у процесі телефонних нарад, телеконференцій;

■ контроль виконавчої дисципліни;

■ контроль якості управлінських рішень підлеглих лінійних керівників;

■ складання плану особистої роботи керівника з наступним нагадуванням строків виконання.

Принцип системного підходу до створення АРМ керівників проявляється в тому, що інформаційні бази всіх АРМ пов' язані з інформаційною базою АСУ, а також між собою. При цьому керівник може користуватися не тільки відфільтрованою й узагальненою інформацією, але в разі потреби й деталізованою.

Оскільки традиційна технологія особистої роботи менеджера істотно відрізняється від технології машинної обробки інформації на персональній ЕОМ, інтерфейс діалогу керівника з ЕОМ має бути достатньо простим (дружнім).

Ефект від впровадження АРМ адміністративного управлінського персоналу виявляється в поліпшенні праці об'єкта управління завдяки науковій обґрунтованості, комплексності й оперативності управлінських рішень. Підвищується дисципліна управлінських працівників, скорочується кількість термінових викликів до керівництва.

Значна економія часу роботи керівників дозволяє їм більше приділяти часу роботі з людьми й соціальним питанням.

Характеристика основних видів забезпечення автоматизованих робочих місць. До основних видів забезпечення АРМ належать: організаційне, технічне, програмне, лінгвістичне й інформаційне.

Організаційне забезпечення включає вирішення питань перебудови організаційної структури управління підприємством у зв'язку з автоматизацією, перерозподіл посадових обов'язків між виконавцями.

Впровадженню АРМ має передувати їх групування за функціональною й адміністративною подібністю. Це дозволяє впровадити АРМ багатьох користувачів або скоротити кількість працівників, які раніше виконували однакові функції, але закріплені за різними напрямами роботи.

У процесі розробки організаційного забезпечення обґрунтовується склад автоматизованих за допомогою АРМ робіт (завдань), встановлюються зв' язки з централізованою системою обробки інформації в рамках автоматизованої системи управління (АСУ) підприємством. Опрацьовуються заходи щодо підготовки підрозділу до впровадження АСУ на базі мережі АРМ, у тому числі питання навчання персоналу та забезпечення матеріальної й моральної мотивації в ефективному використанні АРМ.

Структура АРМ будується за модульним принципом, який поширюється й на організаційне забезпечення. Організаційний модуль є сукупністю інструктивно-методичних матеріалів.

Технічне забезпечення АРМ сьогодні в основному будується на локальній мережі персональних комп'ютерів.

Програмне забезпечення (системне і прикладне) має бути добре розвиненим, оскільки АРМ розраховані на роботу людей, які, як правило, не є фахівцями в області програмування. Структура програмного забезпечення АРМ представлена на рис. 6.11.

Основні відмінні риси АРМ конкретного користувача пов' язані з прикладним забезпеченням, до якого відносяться пакети прикладних програм (111Ш) виконання типових технологічних процедур опрацювання інформації в процесі особистої роботи, а також професійно і функціонально орієнтованих 111111.

Основою інформаційного забезпечення АРМ є бази даних, що містять нормативно-довідкову й оперативну інформацію, необхідну для виконання роботи на даному робочому місці. У системах АРМ інформаційне забезпечення, як правило, має розподільний характер.

Крім робочих планових та оперативних даних, в інформаційній базі АРМ може міститися інформація у вигляді знань з відповідної передметної області (база знань), яка переводить його на більш високий рівень (використання експертних систем).

Розробка і впровадження автоматизованих робочих місць - це процес, пов' язаний зі значними капітальними вкладеннями, а також поточними витратами при їх експлуатації. Тому слід зробити порівняння між витратами ресурсів і обумовленого цими витратами економічного ефекту (результату). Це необхідно для того, щоб виявити правомірність виділення значних грошових засобів на придбання техніки і розробку проектів, обрати економічно найбільш вигідний варіант, визначити послідовність переведення комплексних завдань на автоматизоване вирішення, оцінити вплив впровадження комп' ютеризації на показники господарської діяльності підприємства.

Окрім ефекту, який так чи інакше піддається кількісній оцінці, впровадження АРМів має певний соціальний ефект. Він виражається в покращенні умов роботи працівників апарату управління, підвищенні престижності й привабливості праці.

Отже, удосконалення управління підприємствами поки що неможливе без створення та використання інформаційної системи забезпечення, може бути побудована на базі комплексної автоматизації.

Об'єктивними передумовами комплексної автоматизації є:

■ сформовані на підставі синтезу досвіду використання ЕОМ концепції комплексної автоматизації в процесі опрацювання даних;

■ можливості побудови уніфікованої структури інформаційного потоку;

■ можливості зведення всіх процедур опрацювання інформації до трьох класів: інформаційної, аналітичної та оптимізаційної.

Особливості створення системи комплексної автоматизації на підприємстві:

1. Створення передумов для максимального підвищення ефективності роботи апарату управління.

2. Автоматизація всіх завдань, що виникають у процесі функціонування автоматизованих органів, у тому числі завдання персонально-інформаційного забезпечення користувачів та вироблення управлінських рішень.

3. При організації функціонування комплексної АСУ забезпечується вільний доступ до ресурсів системи всім користувачам.

Завдяки впровадженню комплексної автоматизованої системи на підприємстві маємо не лише економічний ефект. Можна буде також спостерігати підвищення якості управлінських рішень, які приймаються керівництвом в результаті активізації наступних резервів:

1. Оптимізація планів та рішень.

2. Підвищення загального рівня якості інформації, що надається користувачам.

3. Підвищення повноти використання інформації, наявної на підприємстві.

4. Скорочення терміну проходження інформації за повним циклом її опрацювання.

5. Збільшення обсягів та підвищення якості аналтико-синтетичного опрацювання інформації'.

6. Підвищення загальної організованості функціонування автоматизованих органів.

7. Підвищення творчого рівня праці керівників та спеціалістів.

Наведемо рекомендації щодо проектування та впровадження АРМ менеджерів та АРМ спеціалістів.

Розробка проекту пов' язана з вирішенням великої кількості питань технічного та організаційного характеру з участю спеціалістів, які будуть працювати на АРМ. Роботи по проектуванню АРМ мають проходити в три етапи:

1. Підготовчий етап.

2. Розробка проекту.

3. Введення проекту в експлуатацію.

Підготовчий етап включає вивчення об' єкта автоматизації, вибір технічних засобів, навчання спеціалістів та організаційні заходи. Головним завданням обстеження об'єкта є визначення складу, обсягу і порядку формування первинних даних. Розробка проекту створення АРМ повинна включати роботи по створенню двох його самостійних частин - технічного і робочого проектів.

Після складання проекту і його затвердження проводиться підготовка до впровадження. При впровадженні АРМ можна застосувати паралельний і послідовний методи.

Паралельний метод полягає в одночасному впровадженні АРМ у всіх чи декількох підрозділах підприємства. Він забезпечує створення системи управління на базі АРМ в досить короткий термін, але потребує ретельної підготовки і значних витрат, що унеможливлює застосування цього методу на підприємстві. Отже, доцільно застосувати послідовний метод, при якому впровадження здійснюється послідовно, на окремих робочих місцях, як було зазначено вище. Цей метод менш трудомісткий, потребує менших витрат, але подовжує термін впровадження.

Роботи, які мають бути виконані при введенні проекту в експлуатацію:

1) організація документообігу і обміну інформацією між АРМ різних виконавців;

2) реалізація роботи управлінського апарату в умовах функціонування АРМ;

3) надання допомоги працівникам в оволодінні методів роботи на АРМ.

При створенні автоматизованого робочого місця необхідно враховувати ряд компонентів, які забезпечують його функціонування:

■ функціональне забезпечення АРМ відображає професійну направленість АРМ. Воно включає проекти рішення по опису змістовної постановки завдань для вирішення їх на

ЕОМ.

■ наприклад, для товарознавців такими завданнями є: оперативний облік виконання договорів постачання і реалізації товарів, стану товарних запасів, контроль якості товарів; для керівників вищого та середнього рівня - контроль виконання рішень, планування власної праці.

■ технічне забезпечення - це комплекс технічних засобів, види обчислювальної техніки для створення АРМ. Комплекс технічних засобів має забезпечити всі етапи процесу опрацювання даних - їх реєстрацію на машинних носіях, передачу по обчислювальній мережі, логічне обчислювальне опрацювання, видачу екранних або друкованих звітних форм, створення баз даних і архівів на магнітних носіях;

■ програмне забезпечення - це набір програмних засобів, описів, інструкцій до них, що дозволяють реалізувати професійну направленість і надійність функціонування АРМ;

■ інформаційне забезпечення АРМ - це сукупність певним чином організованих даних, які використовуються для підтримки функцій управління, виконаних на одному або декількох робочих місцях.

Для АРМ інформаційне забезпечення створюється, як правило, у вигляді так званої інформаційної бази та бази даних.

Позамашинна інформаційна база - частина ІБ, є сукупністю повідомлень, сигналів і документів при функціонуванні автоматизованих систем у формі, що сприймається працівником без застосування обчислювальної техніки.

Внутрішньомашинна ІБ - частина інформаційної бази, яка є сукупністю даних на машинних носіях.

Принциповою особливістю опрацювання інформації з використанням АРМ є залучення самих споживачів інформації (так званих кінцевих користувачів - фахівців інженерного й економічного профілю, а також адміністративних керівників) безпосередньо, тобто без допомоги програмістів, до використання обчислювальної техніки. Система АРМ є перспективною формою індивідуального використання обчислювальної техніки.

Основна частина особистої роботи персоналу (до 80 %) не потребує звернення до загальної інформаційної бази підрозділу або підприємства в цілому.

Об' єднання персональних ЕОМ у мережу дозволяє узагальнити всі технічні, інформаційні й програмні ресурси, а також створює можливість взаємодії в роботі окремих виконавців завдяки обміну інформації через об' єднані бази даних.

Економічний ефект від впровадження АРМ складається з двох складових: підвищення якості проектних й управлінських рішень за рахунок використання АРМ та ефект, отриманий у результаті скорочення трудомісткості виконання особистої роботи співробітників.

Звичайне впровадження системи АРМ у підрозділі підприємства запобігає зростання кількості його співробітників, а в деяких випадках використання одного АРМ призводить до вивільнення двох-трьох співробітників.

Впровадження АРМ здебільшого здійснюється на підприємствах, де функціонує централізована система опрацювання інформації. При цьому варто обґрунтовано виділити завдання, що підлягають вирішенню на АРМ, з числа тих, які, як і раніше, повинні вирішуватися централізовано. Важливим доводом на користь передачі завдання на АРМ є підвищення оперативності її вирішення в порівнянні з пакетним режимом опрацювання в обчислювальному центрі підприємства (за наявності такого).

На АРМ доцільно вирішувати такі завдання: по-перше, обмежені за своїми інформаційними зв' язками на вході й виході з іншими завданнями, тобто локальні в інформаційному відношенні, а по-друге - короткі, але багаторазово повторювані протягом робочого дня (наприклад, реєстрація первинної інформації в пам' яті персональної ЕОМ замість традиційних паперових журналів, опрацювання масової однорідної інформації на складах та в цехах підприємства тощо).

АРМ властивий діалоговий метод вирішення завдань, що дозволяє використати виробничий досвід працівників при вирішенні завдань із недостатньо чітко формалізованими алгоритмами. Найпростішими є інформаційно-довідкові, а складними - організовані на базі системи АРМ ділові ігри, що передбачають участь у діалозі протиборствуючих сторін.

За допомогою системи АРМ можна проводити теленаради й створювати електронну пошту, що передбачає безпаперовий обмін службовою документацією між користувачами. Вона є зручною технічною базою для редагування текстової інформації, підготовки службових листів, статей.

Автоматизоване оформлення документів у табличній формі та робота з таблицями є характерною технологічною можливістю застосування АРМ. Використання графіків, діаграм, схем забезпечує стискання інформації й полегшує сприйняття її змісту в процесі прийняття рішення кінцевим користувачем.

Спочатку АРМ набули поширення у сфері автоматизації праці інженерно-технічних і науковців. Однак сьогодні вони знаходять все більше застосування у сфері автоматизації управлінської праці.

Дотепер зростання продуктивності праці службовців набагато відставало від зростання продуктивності праці робітників. Перехід до інтенсивної технології на базі гнучких автоматизованих виробництв ще більше збільшить цей розрив, якщо не буде вжито відповідних заходів.

Система автоматизованих робочих місць у сфері управління підприємством містить три підкласи АРМ:

1. АРМ лінійних керівників підприємства (починаючи від АРМ директора й закінчуючи АРМ управління технологічним процесом в умовах гнучкого автоматизованого виробництва;

2. АРМ, розміщенні в економічних підрозділах підприємства (плановика, бухгалтера, маркетолога тощо);

3. АРМ працівників, зайнятих проектуванням розвитку інтегрованої АСУ підприємством.

До цього ж підкласу варто віднести АРМ проектувальників машинної обробки економічної інформації, програмістів економічних завдань та інші, призначені для удосконалення керуючої підсистеми.

Обґрунтування й вибір конкретного складу завдань для окремих АРМ і створеної на їх базі мережі системи, що належить до певного відділу, здійснюється на підставі матеріалів обстеження технологічного процесу особистої роботи співробітників. Організація такого обстеження має свої особливості.

Незважаючи на наявність посадових інструкцій, положення про відділи та інших документів, що регламентують роботу підрозділів підприємства, практика створення АРМ свідчить, що основним методом встановлення фактичного змісту особистої роботи персоналу є складання інформаційно-технологічних схем на підставі усного опитування персоналу й фотографії робочого дня.

В інформаційно-технологічній схемі відображається склад вхідних і вихідних документів, збереженої документації із зазначенням об' ємно-часових характеристик інформації, перелік виконуваних робіт (завдань) на кожному робітнику разом з оцінкою їх трудомісткості.

Головним недоліком в забезпеченні управлінського персоналу засобами оргтехніки є недостатня кількість ПЕОМ, оскільки на сучасному етапі переходу до ринкових відносин існує об' єктивна необхідність автоматизації процесів і функцій управління, використання для цих цілей засобів обчислювальної техніки і нових інформаційних технологій.