Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - 8.5. Типові строки виконання документів

Вся вихідна кореспонденція має опрацьовуватися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства, як правило, у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

o правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

o правильність зазначення адреси кореспондента;

o наявність всіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

o наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

o наявність на документі позначки про додатки;

o відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються другі примірники.

Документи, які адресуються постійним кореспондентам, рекомендовано відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Основні правила відправки вихідної документації (кореспонденції):

o відправлення або передача працівникам фірми документів без їх реєстрації в канцелярії недопустима;

o у разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата вказується номер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс;

o можливе використання конвертів з невеличким пластиковим віконцем. Головне при цьому, щоб місце написання адреси на листі відповідало розмірам віконця;

o у правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказується порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції;

o документи, що доставляються кур'єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі;

o створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідають технічним вимогам зберігання носіїв записаної на них інформації;

o копія супровідного листа підшивається до справи на загальних підставах;

o вся вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення передаються структурними підрозділами або виконавцями у конкретно визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.

8.5. Типові строки виконання документів

Перелік документів із зазначенням строків виконання:

o закони України, інші рішення Верховної Ради України та її Президії; Укази Президента України; постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; пропозиції й зауваження депутатів, висловлені на сесіях Верховної Ради; рішення і розпорядження виконкомів місцевих рад народних депутатів; накази керівників установ; рішення колегіальних органів установ - відповідно до встановлених строків;

o рекомендації постійних комісій Верховної Ради України - до двох місяців, якщо комісіями не встановлений інший строк. Запит депутата на сесії Верховної Ради України - не більше ніж у 3-денний строк;

o пропозиції та заяви депутатів Верховної Ради України - до одного місяця, а такі, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, - невідкладно;

o пропозиції, рекомендації і зауваження, що містяться у рішеннях на адресу підприємств, установ і організацій вищого підпорядкування, розміщених на території відповідної ради; рекомендації постійних комісій місцевих рад - у строки, встановлені законами про місцеві ради народних депутатів України;

o критичні зауваження і пропозиції, висловлені у пресі, - до одного місяця;

o пропозиції громадян - до одного місяця, за винятком пропозицій, що потребують додаткового вивчення;

o пропозиції щодо уточнення асортименту, про розірвання або зміну умов договору - не пізніше 10 днів після одержання пропозиції;

o скарга на неправильні дії або розпорядження фінансових органів, розгляд - не пізніше п' яти днів з дня надходження;

o заяви і скарги громадян - до одного місяця з дня надходження; такі, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, - не пізніше 15 днів;

o листи-доручення і листи-запити вищих установ і організацій - до вказаного в них строку або протягом 10 днів;

o протокол розбіжностей: складання і направлення - 10 днів; розгляд - 20 днів;

o заявка покупця - не пізніше трьох днів після одержання;

o листи підприємств, об' єднань, установ і організацій - 10 днів;

o договір на поставку товарів: підписання і повернення - не пізніше 10 днів (для довгострокових - 20 днів) після одержання проекту; відповідь на пропозицію про укладання договору - в 10-денний строк після одержання;

o замовлення на продукцію: підписання і подання - в 10-денний строк після одержання повідомлення;

o наряд на постачання продукції: видача - протягом 15 днів після одержання повідомлення про розподіл фондів;

o опитувальний лист на продукцію: подання - у 20-денний строк з моменту одержання

наряду;

o доручення платежу: виписування і передача до установи банку - не пізніше наступного дня після одержання товарів;

o акт приймання продукції - не пізніше 10 днів після одержання продукції;

o звіт бухгалтерський і річний баланс: розгляд, затвердження і повідомлення рішень по ньому - в 10-денний строк з дня одержання;

o відгук на проект - не пізніше ніж через місяць; угоди - у зазначений в них термін;

o термінові телеграми - до двох днів; решта - протягом 10 днів.