Аудит - Рядська В.В. - 7.2.2.5 Моніторинг заходів контролю

Здійснення контролю передбачає використання спеціальних процедур, до яких належать:

- санкціонування господарських операцій, розподіл прав, обов'язків та відповідальності, обмеження доступу до активі та їх фізичний контроль, перевірка результатів діяльності.

Санкція (дозвіл) на здійснення господарської операції є обов'язковим реквізитом будь-якого первинного документа. Відомо, що кожний первинний документ має бути підписаним відповідальною особою, яка має повноваження здійснювати відповідну господарську операцію, або її контролює.

Реалізація на практиці процедур, направлених на розподіл прав, обов'язків та відповідальності, повинна здійснюватися на таких засадах: необхідно розподіляти відповідальність між різними особами чи підрозділами за виконання господарської операції. Наприклад, менеджер відділу збуту визначає, кому, в якій кількості та за яку ціну відвантажити готову продукцію, що фіксує у накладній на відвантаження. Комірник складу готової продукції на підставі отриманого від покупця доручення та сформованої у відділі збуту накладної здійснює відвантаження відповідних матеріальних цінностей, про що розписується у накладній. Бухгалтер відображає відповідну операцію на рахунках бухгалтерського обліку.

- розподіл відповідальностей за виконання різних етапів здійснення господарської операції,

розподіл відповідальності під час ведення облікових реєстрів та складання звітності. З процедурами розподілу прав, обов'язків та відповідальності тісно пов'язані процедури обмеження доступу до активів та їх фізичного контролю.

Обмеження доступу до активів реалізується двома шляхами: укладення договорів про матеріальну відповідальність та затвердження переліку осіб, які мають право давати дозвіл на здійснення господарських операцій, пов'язаних з використання грошових коштів та матеріальних цінностей.

Особливе місце в комплексі процедур, направлених на здійснення фізичного контролю, належить інвентаризації. Нормативними документами в Україні регламентовані процедури проведення інвентаризацій. Визначаються випадки, коли інвентаризація проводиться обов'язково.

Фізичний контроль направлений на забезпечення фізичної безпеки активів підприємства, в тому числі захист приміщень від несанкціонованого доступу до активів і бухгалтерських записів; санкціонування доступу до комп'ютерних програм та файлів з даними; періодичний підрахунок і порівняння з сумами, відображеними в контрольних записах (наприклад, порівняння результатів фізичної інвентаризації готівкових коштів, цінних паперів та запасів з обліковими записами).

Перевірка результатів діяльності включає такі процедури контролю, які направлені на:

- перевірку та аналіз фактичних результатів діяльності у порівнянні з бюджетом, прогнозом та результатами діяльності попередніх періодів;

- розгляд і порівняння відповідних категорій даних — операційного або фінансового характеру, разом з аналізом зв'язку та заходів з вивчення певних причин і заходів для виправлення ситуації;

- порівняння внутрішніх даних з даними із зовнішніх джерел інформації;

- перевірку результатів за певними видами діяльності, таких як перевірка кредитної діяльності (наприклад, схвалення та повернення кредитів) менеджером відділу споживчих кредитів банку згідно зі звітами, наданими відділеннями, регіонами, або звітами за видом кредитування.

7.2.2.5 Моніторинг заходів контролю

Важливим обов'язком управлінського персоналу є визначення і дотримання внутрішнього контролю на безперервній основі.

Моніторинг заходів контролю з боку управлінського персоналу включає перевірку його функціонування згідно з визначеними завданнями і цілями і внесення належних змін до нього відповідно до змін в обставинах. Моніторинг заходів контролю може включати такі види діяльності як перевірка управлінським персоналом вчасності узгодження рахунків з банком, оцінку внутрішніми аудиторами дотримання персоналом з продажу політики суб'єкта господарювання щодо контрактів з продажу і нагляд юридичного відділу за дотриманням норм професійної етики або практики ведення бізнесу суб'єкта господарювання.

Моніторинг заходів контролю є процесом, спрямованим на оцінку результатів здійснення внутрішнього контролю за певний відрізок часу.

Він передбачає оцінку структури та функціонування процедур контролю на своєчасній основі і вжиття необхідних виправних заходів. Моніторинг здійснюється в цілях забезпечення подальшої ефективності в реалізації заходів контролю. Наприклад, якщо не здійснювати моніторингу своєчасності та точності узгодження рахунків з банком, персонал, ймовірно, припинить виконання цієї роботи.

Безперервна діяльність з моніторингу є невід'ємним складником звичайної регулярної діяльності підприємства і включає регулярне управління та нагляд. Менеджери з продажу, придбання, виробництва на рівні відділів і на корпоративному рівні, які постійно беруть участь у процесі прийняття управлінських рішень, можуть ставити питання щодо інформації, яка міститься у звітних даних і які суттєво відрізняється від їх знання щодо результатів діяльності.

На підприємствах внутрішні аудитори або інший управлінський персонал, який виконує функції контролю, робить свій внесок до процесу моніторингу заходів контролю. Наприклад, вони можуть регулярно надавати інформацію щодо ефективності функціонування внутрішнього контролю, зосереджуючи значну увагу на оцінці структури і на діяльності внутрішнього контролю. Вони можуть визначати сильні і слабкі сторони, надавати рекомендації щодо вдосконалення внутрішнього контролю.

Діяльність з моніторингу може включати використання інформації, отриманої із зовнішніх джерел, яка може вказувати на наявність проблем, або висвітлювати певні ділянки, які слід вдосконалити. Клієнти підприємства можуть підтверджувати дані виставлених рахунків шляхом оплати своїх рахунків-фактур або шляхом оскарження нарахованих сум.