Бухгалтерський облік - Садовська І.Б. - 5.9. Облікові регістри та їх класифікація

Після оформлення первинних документів облікова інформація відображається в облікових регістрах.

Регістри бухгалтерського обліку - це спеціальні таблиці певного формату та будови, які призначені для систематизації та групування інформації про документально оформлені господарські операції.

Проведення записів в регістрах називається обліковою реєстрацією, що є окремим групуванням інформації про зміни кожного виду активів, власного капіталу та зобов'язань протягом звітного періоду. В результаті на кінець звітного періоду в регістрах накопичується облікова інформація, яка потрібна для складання звітності підприємства, а також для формування джерела даних для використання в аналітичній роботі, плануванні, розробці бюджетів і в управлінні господарськими процесами. Своєчасність та правильність облікової реєстрації є досить відповідальною ділянкою облікової роботи і набуває значення для ведення бухгалтерського обліку та здійснення інших функцій управління.

Для повного забезпечення облікових потреб у деталізації інформації за напрямками її майбутнього використання в практиці застосовують різноманітні облікові регістри. Можна виділити дві їх групи:

1) типових форм (наприклад, журнали - ордери, Головна книга, Касова книга);

2) довільних форм, які розробляються бухгалтерами підприємств для додаткового узагальнення даних за потребою менеджерів. Крім того, облікові регістри поділяють на види за такими ознаками:

o зовнішнім виглядом;

o будовою або формою;

o видом бухгалтерських записів;

o ступенем узагальнення інформації.

Рис. 5.3. Класифікація облікових регістрів

За зовнішнім виглядом

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, листки.

Бухгалтерські книги складаються з переплетених листів (аркушів), які обов'язково прошнуровуються і нумеруються. На зворотному боці останнього аркуша вказується загальна кількість пронумерованих аркушів, проставляється печатка і підпис головного бухгалтера. На обкладинці зазначається назва підприємства (організації, установи) та код його реєстрації в органах статистики, назва книги та період, на який її заведено (дата початку та закінчення заповнення).

Призначення кожного аркуша книги відповідає або синтетичному рахунку - в Головній книзі, або виду матеріальних запасів - в Книзі складського обліку, або певному робочому дню - в Касовій книзі. Для зручності в Головній книзі синтетичні рахунки проставляються за порядковим номером, а в Книзі складського обліку кожна назва запасів - в алфавітному порядку.

Бухгалтерські картки - це листки цупкого паперу, призначені для довготривалих записів шляхом накопичення (Картки складського обліку, інвентарні картки), зберігаються в спеціальних ящиках або папках як картотека, яку складають за певними ознаками. Для зручності роботи картки певного виду мають однаковий (стандартний) розмір, що особливо актуально для неавтоматизованих ділянок аналітичної облікової роботи, де вони безпосередньо й використовуються. При відкритті карток їм присвоюють номер, що полегшує їх пошук у картотеках. Відповідальність за складання картотек, їх поновлення та правильність записів у картках покладається на працівників бухгалтерії відповідно до посадових обов'язків.

Окремі листки призначені для обліку певної групи господарських операцій (журнали-ордери, відомості тощо). Листки, як правило, за один звітний період (місяць) зберігаються в папках, що дає можливість використовувати їх незалежно один від одного та окремо опрацьовувати.