Бухгалтерський облік - Садовська І.Б. - 5.11. Організація бухгалтерського обліку

Організація бухгалтерського обліку на підприємствах, в установах та організаціях - це система методів, способів, заходів, які забезпечують його оптимальне функціонування та розвиток відповідно до мети, цілей та місії..

Раціональна організація бухгалтерського обліку передбачає таку його будову, при якій він забезпечив би своєчасне виконання завдань планування, контролю, управління та надання повної правової й неупередженої інформації при мінімальних затратах засобів і праці.

Бухгалтерський облік на підприємствах, в установах та організаціях ведеться безперервно з моменту реєстрації підприємства, установи, організації до моменту ліквідації. Єдиною валютою ведення бухгалтерського обліку є грошова одиниця України.

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві перебувають у компетенції керівника (власника) підприємства у відповідності з чинним законодавством та установчими документами.

Раціональна організація бухгалтерського обліку ґрунтується на застосуванні, в першу чергу, загальноприйнятих передумов:

o вивчення структури, технології та організації виробництва;

o організація облікового апарату та праці облікових працівників;

o організація облікового процесу (визначення обсягу облікових робіт);

o організація досконалого володіння працівниками бухгалтерії (бухгалтером, власником) діючої законодавчої та нормативної бази щодо питань ведення бухгалтерського обліку.

Весь обліковий процес складається з трьох етапів його здійснення:

I. Етап первинного обліку;

II. Етап поточного обліку;

III. Етап підсумкового обліку.

Етап первинного обліку: процес документування та оцінки господарських явищ і процесів.

Етап поточного обліку: процес облікової реєстрації господарських операцій на бухгалтерських рахунках та в облікових регістрах.

Етап підсумкового обліку: процес узагальнення даних поточного обліку в бухгалтерській звітності.

На кожному етапі облікового процесу є необхідність самостійної організації підприємством в особі власника або виконавчого органу (посадової особи) наступних заходів щодо обліку:

o визначення облікової номенклатури (перелік господарських явищ та процесів, які підлягають відображенню у системі бухгалтерського обліку);

o визначення способів та техніки відображення облікових номенклатур (вибір форми обліку);

o вибір матеріальних носіїв інформації, їх рух і збереження (відповідно до форми бухгалтерського обліку, облікової номенклатури та засобів обчислювальної техніки).

Сукупність об'єктів бухгалтерського обліку визначається змістом фінансово-господарської діяльності підприємства та вимогами управління, контролю та оцінки діяльності.

Узагальнено об'єкти організації бухгалтерського обліку можна розділити на:

1) об'єкти облікового процесу: номенклатура, капітал, документообіг;

2) праця виконавців: бухгалтерії, лінійного апарату;

3) забезпечення: організаційне, інформаційне, правове, технічне, умов праці;

4) тенденції розвитку.

Важливими факторами, які впливають на організацію облікового процесу на підприємстві, є:

1) розмір і обсяг господарської діяльності підприємства;

2) форма власності (державна, приватна, колективна);

3) вид діяльності (промислова, будівельна, сільськогосподарська та інші);

4) характер діяльності (виробнича, посередницька, торгівельна та інші).

Способи організації облікового процесу на підприємствах України

Бухгалтерський облік на підприємствах, в установах та організаціях може здійснюватися: o бухгалтерською службою (відділом), що є самостійним

o підрозділом підприємства і очолюється головним бухгалтером або штатним бухгалтером;

o централізованою бухгалтерією;

o спеціальною організацією (аудиторською фірмою) або нештатним фахівцем-бухгалтером (підприємець без створення юридичної особи) на договірних засадах, якщо підприємство, установа, організація не мають бухгалтерської служби;

o самостійно власниками або керівниками (виконавчими директорами) на невеликих підприємствах (ця форма бухгалтерського обліку не може бути застосована на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватись).

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство в особі власника (керівника, виконавчого органу) самостійно вибирає форми його організації.

Бухгалтерський облік фінансово-господарської діяльності великих і середніх підприємств, організацій і установ здійснюють працівники бухгалтерії.

Залежно від розподілу облікової праці між головною бухгалтерією, його оперативно відокремленими структурними підрозділами підприємства, організації, установи розрізняють дві організаційні форми бухгалтерського обліку:

1) централізовану;

2) децентралізовану.

При централізованій формі бухгалтерського обліку весь обліковий апарат зосереджений у центральній бухгалтерії й адміністративно та методологічно підпорядкований головному бухгалтеру. При децентралізованій формі бухгалтерського обліку частина облікового апарату бухгалтерії підприємства міститься у складі окремих виробничих підрозділів, адміністративно підпорядкована керівникам цих підрозділів, а методологічно - головному бухгалтеру.

Особливою формою розподілу праці облікового апарату, який обслуговує у веденні бухгалтерського обліку групу однорідних підприємств, організацій та установ, є централізована бухгалтерія.

Найбільш повною є така структура бухгалтерії, коли працівників розподіляють за функціональними обов'язками по окремих групах зокрема:

o група обліку фінансово-розрахункових операцій (фінансова група) - працівники здійснюють облік грошових коштів у касі підприємства, на рахунках банку, підзвітних сум, контролюють додержання фінансової та платіжної дисциплін;

o група обліку розрахунків (розрахункова група) - працівники проводять облік і контроль розрахунків із заробітної плати з робітниками і службовцями підприємства, з фінансовими та податковими органами з податків, нарахувань, утримань та перерахувань коштів, ведуть облік з депонентами;

o група матеріального обліку (матеріальна група) - працівники ведуть облік придбання, заготівлі та витрат товарно-матеріальних цінностей та малоцінних і швидкозношуваних предметів, облік розрахунків з постачальниками, контролюють стан складського обліку та беруть участь в інвентаризації цих цінностей;

o група обліку готової продукції і її реалізації (виробничо-калькуляційна група) - працівники здійснюють облік витрат на виробництво всіх видів продукції, калькулювання фактичної собівартості продукції, обліковують надходження з виробництва готової продукції, її відвантаження і реалізацію, ведуть розрахунки з покупцями, складають звітність про виготовлену та реалізовану продукцію;

o група обліку основних засобів - працівники здійснюють облік надходження, внутрішнього переміщення і вибуття основних засобів, ведуть їх документальне оформлення, беруть участь у проведенні інвентаризації основних засобів, складають встановлену звітність, проводять нарахування амортизації.

Всі вищенаведені функції кожного облікового працівника, відповідальність за ведення обліку, його обов'язки та права визначаються службовими характеристиками та посадовими інструкціями (приклад - посадова інструкція головного бухгалтера - наведений у додатку).

Очолює роботу бухгалтерської служби головний бухгалтер, який у адміністративному відношенні підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства.

За організацію бухгалтерського обліку на підприємствах відповідають їх власники (керівники).

Призначення на посаду і звільнення від обов'язків головного бухгалтера проводиться керівником підприємства, а при наявності - з наступним затвердженням вищим керівним органом або власником.

Згідно з вимогами Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність України" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІУ головний бухгалтер або особа, якій доручено ведення бухгалтерського обліку підприємства, зобов'язані:

o забезпечувати дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку;

o забезпечувати складання та подання у встановлені строки фінансової звітності користувачам зазначеної звітності, яка визначена законодавством;

o здійснювати (організовувати) контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

o брати участь в оформленні документів, пов'язаних з нестачею, крадіжками та відшкодуванням витрат від нестачі, крадіжки й псування активів підприємства з винних осіб;

o здійснювати перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах та інших підрозділах підприємства.

Крім обов'язків, головному бухгалтеру надані і широкі права. Зокрема, головний бухгалтер має право встановлювати для всіх підрозділів підприємства вимоги щодо порядку оформлення господарських операцій, строки оформлення та подання до бухгалтерії необхідних документів і відомостей виробничими підрозділами та службами підприємства; право затримувати до вияснення виконання і/або не виконувати незаконні розпорядження з повідомленням про це керівника підприємства, вищих керівних органів тощо.

Довгий час облік в Україні був інструктивний, тобто вівся за затвердженими інструкціями, в яких були чіткі вказівки про те, як треба вести бухгалтерський облік. Творчого підходу не передбачалось. Але з часом з'явились нормативні документи, в яких бухгалтеру пропонуються декілька методів при відображенні в бухгалтерському обліку тієї чи іншої ситуації. Внаслідок реформування в Україні бухгалтерського обліку в 2000 році, коло рішень, які потребують професійного судження бухгалтера, розширилося. Підприємство може самостійно вибирати той чи інший метод оцінки активів, метод нарахування амортизації та інше, тобто у бухгалтерському обліку з'явилася варіантність. Але обране як варіант правило, не може змінюватись на інше. Зміни допускаються в особливих випадках:

o змінюються статутні вимоги;

o змінюються вимоги органу, який затверджує П(С)БО;

o нові положення облікової політики забезпечать достовірне відображення подій або операцій у фінансовій звітності;

o при ліквідації підприємства.

Кожне підприємство повинно мати свою облікову політику. Облікова політика - це сукупність обґрунтованих підприємством конкретних методів, форм, техніки ведення і організації бухгалтерського обліку, виходячи з встановлених норм і особливостей діяльності. При формуванні облікової політики слід виходити з наступних міркувань:

o обачність;

o перевага сутності над формою;

o суттєвість;

o послідовність.

До формування облікової політики слід підходити досить виважено, оскільки вона, як правило, встановлюється не на один рік.

В наказі про облікову політику повинні висвітлюватися всі методи і принципи бухгалтерського обліку, можливість вибору яких надана підприємству П(С)БО і Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність", зокрема:

1) Межа суттєвості.

Суттєва інформація - інформація, відсутність якої може вплинути на рішення користувачів фінансової звітності. Межа суттєвості для різних підприємств може бути різною: це залежить від оборотів та обсягів виробництва.

Наприклад, якщо підприємством установлена межа суттєвості 100 грн, то операція з придбання вексельних бланків на суму 50 грн у складі запасів не відображається, а списується на операційні витрати.

2) Порядок визнання основних засобів та інших необоротних активів, термінів їх корисного використання, методів нарахування амортизації і ліквідаційної вартості.

3) Порядок визнання нематеріальних активів, термінів їх корисного використання і методів нарахування амортизації.

4) Методи оцінки вибуття запасів.

5) Перелік і склад статей калькулювання виробничої собівартості продукції (робіт, послуг).

6) Перелік і базу розподілу постійних і змінних загальновиробничих витрат, на кожний об'єкт витрат, нормальну потужність виробничих підрозділів підприємства.

7) Порядок визначення величини резерву сумнівних боргів.

8) Метод оцінки ступеня завершеності операцій з надання послуг.

9) Необхідність створення резервів (резервування коштів) для забезпечення майбутніх витрат і платежів та інше.