Бухгалтерський облік - Садовська І.Б. - Організація роботи в касі

Організація роботи в касі

Для здійснення розрахунків готівкою на підприємстві організовують касу.

Каса - це спеціально обладнане Постановою Правління Національного банку України № 637 від 15.12.2004 р.

Підприємства можуть мати у касі готівку тільки в межах встановленого ліміту залишку.

Ліміт (від лат. limes (limitis) - межа) - обмеження, межа, гранична кількість або гранична норма чого-небудь.

Ліміт залишку готівки (ліміт каси) - це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись у касі підприємства на кінець робочого дня. Всю готівку понад суми встановлених лімітів підприємства повинні здавати для зарахування на поточний рахунок за порядком та в строки, встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкритий такий поточний рахунок. Понад ліміт в касі можуть знаходитися гроші на виплату заробітної плати протягом трьох днів з моменту отримання їх в банку.

Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені Наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. № 51, і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Розрахунки готівкою проводяться із застосуванням типових первинних документів, а саме: прибуткових (КО-1) та видаткових (КО-2) касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також з допомогою рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо.

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордера, підписаного головним бухгалтером, або його заступником і касиром. У прибутковому касовому ордері зазначається сума (цифрами та прописом), від кого прийнято гроші та на якій підставі. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і касиром.

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером, який підписується керівником і головним бухгалтером підприємства. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир повинен вимагати пред'явлення документа, який засвідчує особу утримувача та містить фотокартку, особистий підпис власника. Видача коштів з каси не підтверджена розпискою одержувача у видатковому касовому ордері або іншому документі, що його замінює, у виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів - до трьох років.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Приймання та видача коштів за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання, крім випадків видачі коштів за розрахунково-платіжними відомостями.

На операцію зі здачі грошей до банку касир, крім видаткового касового ордеру, також оформляє об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти та через кого, банк і назву одержувача, сума цифрами та прописом, призначення внеску, номер власного рахунку.

Оплата праці, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, премій тощо проводиться касиром за платіжними відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства.

Листки Касової книги мають бути завчасно пронумеровані, прошнуровані й опечатані печаткою. Кількість листків у Касовій книзі засвідчується підписами керівника підприємства і головного бухгалтера і скріпляється печаткою. Записи в Касовій книзі ведуться в двох примірниках через копіювальний папір. Другий (відривний) листок книги служить звітом касира, який наприкінці дня разом з доданими документами надається бухгалтеру (під розписку в касовій книзі) для перевірки правильності записів і виведених залишків грошових коштів на кінець дня.

Рис 6.2. Операції і розпорядчі документи для складання прибуткових касових ордерів

Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передачі у касу регіструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплату заробітної плати, регіструються після її видачі.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

Рис. 6.3. Документи, що є підставою для оформлення касових ордерів

1) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

2) правильність оформлення документів;

3) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Рис. 6.4. Строки повернення готівкових коштів до каси підприємства

Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні.

Рис. 6.5. Загальна схема бухгалтерського обліку касових операцій

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства використовують рахунок 30 "Каса". Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів із каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валют тощо) відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

Указом Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" передбачено, що у разі порушення норм з регулювання обігу готівки у національній валюті, що встановлюються Національним банком України, до них застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу:

o за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;

o за не оприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки - у п'ятикратному розмірі не оприбуткованої суми;

o за витрачання готівки з виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці за наявності податкової заборгованості - в розмірі здійснених виплат;

o за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум;

o за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, - у розмірі сплачених коштів;

o за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням - у розмірі витраченої готівки.

Законодавство не встановлює жодних обмежень для готівкових розрахунків між юридичними особами, а також між юридичними і фізичними особами щодо видів розрахунків: навіть розрахунки з бюджетом і державними цільовими фондами можна здійснювати в готівковій формі. Однак встановлено обмеження суми. Сума платежу готівкою одного підприємства (індивідуального підприємця) іншому підприємству (індивідуальному підприємцю) не повинна перевищувати 10 тис. грн протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня, не обмежена.

Таблиця 6.1. Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку касових операцій

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою між підприємствами в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками.

Зазначені обмеження не поширюються на:

1) розрахунки підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами;

2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;

3) розрахунки підприємств (підприємців) за спожиту ними електроенергію;

4) використання коштів, виданих на відрядження;

5) розрахунки підприємств (підприємців) між собою під час закупівлі сільськогосподарської продукції.