Бухгалтерський і податковий облік автотранспорту та перевезень - Базилюк А.В. - 8.7. Первинний та аналітичний облік вантажних перевезень

Первинний облік. До первинних документів, якими оформлюються виконані транспортні роботи, відносять товарно-транспортні накладні, подорожні листи вантажного автомобіля, акти виконаних робіт, інші документи.

Товарно-транспортна накладна - це документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей у дорозі, їх переміщення, оприбутковування, списання в оперативному та бухгалтерському обліку, а також для розрахунків у разі перевезення вантажів.

До товарно-транспортних документів у міжнародному сполученні відносять:

- декларацію відправника небезпечних вантажів;

- авіаційну вантажну накладну (Air Waybill);

- міжнародну автомобільну накладну (CMR);

- залізничну накладну СМПС (накладну УМВС);

- коносамент (Bill of Lading);

- накладну ЦИМ (CIM);

- вантажну відомість (Cargo Manifest).

У разі здійснення міжнародних перевезень, згідно з нормами Конвенції МДП, яка дає змогу значно спростити проходження митного контролю в дорозі прямування, використовується книжка МДП (Garnet TIR), яка в цьому випадку замінює необхідність заповнювати міжнародну накладну типової форми № CMR.

До товарно-транспортних документів у межах України відносять:

- товарно-транспортну накладну типової форми № 1-ТН (затверджена наказом Мінтрансу, Мінстату України 29.12.1995 р. № 488/346);

- у разі перевезення спирту етилового і спиртопродуктів автотранспортом використовують спеціальну товарно-транспортну накладну типової форми № 1-ТН - спирт разом з контрольним аркушем на перевезення спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв і тютюнових виробів форми № 1-АТ;

- якщо відпускають хлібобулочні вироби, то використовують товарно-транспортну накладну форми № 1-ТТН (хліб).

- у разі перевезень молочної сировини використовують спеціалізовану товарну накладну форми № 1-ТТН (МС) як обов'язковий додаток до товарно-транспортної накладної типової форми № 1-ТН.

Відповідно до законодавства товарно-транспортна накладна є обов'язковою, вантаж перевозять автомобільним транспортом незалежно від умов оплати за роботу автомобіля, умов перевезення вантажів (як на комерційній основі, так і для власних потреб), а також видів перевезень. Товарно-транспортна накладна додається до дорожнього листа автомобіля. Форма товарно-транспортної накладної затверджена спільним наказом Мінтрансу і Держкомстату "Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля" від 29.12.1995 р. № 488/346.

Розглянемо порядок заповнення товарно-транспортної накладної типової форми (№ 1-ТН) та міжнародної автомобільної накладної (ОМР).

Товарно-транспортна накладна типової форми (№ 1-ТН).

Товарно-транспортну накладну (далі - ТТН) оформлює вантажовідправник на кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо. Експедитор (вантажовідправник), який надає перевізникові вантаж для його відправки у визначене договором місце, виписує ТТН у чотирьох примірниках. Перший залишається у вантажовідправника і є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей, а другий передається вантажоодержувачеві і є підставою для оприбутковування ТМЦ. Третій і четвертий примірники водій завіряє у вантажоодержувача (останній повинен поставити підпис і печатку) і повертає їх перевізникові. Перевізник, у свою чергу, для виконання розрахунків із замовником автотранспорту (за найняті автомобілі) надсилає останньому третій примірник. Четвертий залишається у перевізника і є підставою для обліку транспортної роботи і нарахування заробітної плати водієві.

Якщо перевозять вантажі нетоварного характеру, за якими не ведеться складський облік, але здійснюється облік шляхом виміру, зважування і т.п., вантажовідправник виписує три примірники ТТН: перший з них залишається у вантажовідправника; другий і третій передаються перевізникові, який, у свою чергу, другий відсилає замовникові автотранспорту, а третій прикладає до дорожнього листа. Перший слугує для обліку виконаних перевезень у вантажовідправника, другий - для здійснення розрахунків за використаний у перевезеннях автотранспорт, третій - для обліку транспортної роботи і нарахування заробітної плати водієві.

Товарно-транспортна накладна форми № 1-ТН заповнюється в п'ять етапів такими особами:

- вантажовідправником до прибуття для вантаження автомобіля;

- вантажовідправником після прибуття автомобіля і завантаження товарно-матеріальних цінностей;

- на маршруті прямування (відповідальною особою перевізника);

- вантажоодержувачем після прибуття вантажу;

- перевізником після розвантаження.

Міжнародна автомобільна накладна (CMR). Використання накладної типової форми CMR у міжнародних перевезеннях засноване на Конвенції КДПГ. Положення Конвенції КДПГ застосовуються до будь-якого договору дорожнього перевезення вантажів, що передбачає винагороду, з використанням транспортних засобів, у випадку якщо місця вантаження вантажу і доставки вантажу, вказані в контракті, розміщені на території двох різних країн, з яких принаймні одна є учасницею Конвенції КДПГ.

Відповідно до вимог глави III Конвенції КДПГ накладна CMR складається в трьох примірниках, підписаних відправником і перевізником:

- перший примірник накладної передається відправникові;

- другий супроводжує вантаж;

- третій залишається у перевізника.

Згідно з нормами Конвенції КДПГ, в тому випадку, якщо вантаж має бути завантажений на різні автомобілі або ж йдеться про різного роду вантажі або про різні партії вантажів, відправник або перевізник мають право вимагати складання такої кількості накладних, яка відповідає кількості використовуваних автомобілів, кількості різних вантажів, що підлягають перевезенню, або партій вантажів.

Відправник зобов'язаний до початку перевезення приєднати до накладної або представити в розпорядження перевізника необхідні документи.

Перевірка правильності і повноти цих документів не входить в обов'язки перевізника.

Накладна СМР повинна містити такі відомості:

а) місце і дату її складання;

б) ім'я і адресу відправника;

в) ім'я і адресу транспортного агента;

г) місце і дату прийняття вантажу до перевезення в місце його доставки;

д) ім'я і адресу одержувача;

е) прийняте позначення характеру вантажу і тип його упаковки і, в разі перевезення небезпечних вантажів, їх загальноприйняте позначення;

є) кількість вантажних місць, їх особливу розмітку і номери;

ж) масу вантажу брутто або виражену в інших одиницях виміру кількість вантажу;

з) пов'язані з перевезенням витрати (вартість перевезення, додаткові витрати, митні збори, а також інші витрати з моменту укладення договору до здачі вантажу);

и) інструкції, необхідні для проходження митного контролю, та ін.; У разі потреби, відповідно до п. 2 ст. 6 Конвенцій КДПГ накладна повинна також містити такі дані:

а) про заборону перевантаження вантажу;

б) витрати, які відправник відносить до себе;

в) заявлену вартість вантажу і суму додаткової цінності його під час доставки;

г) інструкцію відправника перевізникові відносно страхування вантажу;

д) додатковий термін виконання перевезення;

е) перелік документів, переданих перевізникові.

Договірні сторони можуть внести до накладної будь-які інші вказівки, які буде визнано необхідними.

Оформлені відповідно до існуючих вимог накладні на перевезення вантажів включаються до документообігу підприємства-відправника для обліку відвантаження товарів; до документообігу підприємства-отримувача для обліку оприбуткування товарів; до документообігу підприємства-експедитора для обліку виконаних послуг експедирування. В подальшому на їхній підставі робляться записи в реєстрах аналітичного обліку відповідно до продукції, товарів, послуг.

Дорожній лист вантажного автомобіля є також обов'язковим документом. Підприємства України незалежно від форм власності зобов'язані застосовувати типову форму № 2 (затверджена наказом Мінтрансу, Мінстату України 29.12.1995 р. за № 488/346). Документ виписується в АТП в одному примірнику на один рейс автомобіля. Важливими показниками є інформація про завдання водієві, робота водія і автомобіля, а також рух пального. Заповнюють лист, як правило, диспетчер АТП або інший фахівець. Оформлений і підписаний лист здається до бухгалтерії підприємства. Тут він проходить контроль на повноту і коректність заповнення і підлягає обробленню. На підставі листа бухгалтерія нараховує заробітну плату водіям, визначає обсяги виконаних робіт, королює рух пального.

Крім внутрішньоукраїнського документа, в разі міждержавних перевезень підприємства транспорту застосовують окрему форму дорожнього листа вантажного автомобіля в міжнародному сполученні (затверджена наказом Мінтрансу, Мінстату України 29.12.1995 р. за № 488/346).

Акт виконаних робіт не є обов'язковим з позицій наказів Мінтрансу. Проте він застосовується в практиці господарських відносин перевізника та замовника. Відповідно до вимог Податкового кодексу, акт є обов'язковим документом у податковому обліку доходів нада-вача послуг і в обліку витрат отримувача послуг. Його призначення - підтвердити факт виконання договірних обсягів автотранспортних робіт для конкретного замовника. Форма акту не типова, тому підприємства застосовують її на власний розсуд. Важливим є наявність обов'язкових реквізитів первинного обліку. Нижче наведена форма акту, застосована у практиці.

Таблиця 8.10

Групувальна відомість виконаних транспортних робіт вантажним автомобілем ВОЛЬВО номер 12-44 СА за І квартал 20ХХ року по ТзОВ "Транзит"

Бухгалтер - Головний бухгалтер -

АКТ №

здачі-прийому виконаних транспортних робіт

Аналітичний облік. Залежно від поставленої мети АТП організовує відповідну систему реєстрів аналітичного обліку доходів. Позиціями аналітичного обліку можуть бути різні об'єкти - автомобіль, підрозділ, рейс, маршрут, вид перевезень тощо. Обране рішення про відкриття аналітичних рахунків закріплюється в наказі про облікову політику АТП. Нижче наведено зразок реєстра аналітичного обліку за ознакою "Автомобіль" (табл. 8.10). У процесі оброблення інформації дані аналітичних реєстрів узагальнюються на рахунках замовників (рахунок 36) та доходів (субрахунок 703).