Бухгалтерський облік у бюджетних установах і організаціях - Шара Є.Ю. - Складський облік запасів на складах та його зв'язок із обліком в бухгалтерії

Запаси зберігаються у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальним приладдям, що забезпечує точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Для забезпечення їх швидкого приймання та видачі, а також для проведення інвентаризації запаси розміщуються на стелажах, у комірках, піддонах з обов'язковим зазначенням матеріальних ярликів, в яких відображають найменування запасу, його марку, ґатунок, розмір, номенклатурний номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.

Складський облік запасів - це по предметний облік за разовими та накопичувальними видатковими документами. Складський облік здійснюється двома методами:

кількісно-сумовим, сутність якого полягає в паралельному веденні регістрів кількісно-сумової й кількісно-ґатункової форм у бухгалтерії та на складі;

оперативно-бухгалтерським, сутність якого полягає в тому, що бухгалтерія відкриває картки чи книги складського обліку та передає їх під розписку в журналі реєстрації завідувачеві складу.

Схему кількісно-сумового методу обліку запасів відображено на рис. 27.2.

Рис. 27.2. Схема кількісно-сумового методу обліку запасів

В окремих установах, де номенклатура запасів невелика, застосовується спрощений варіант цього методу обліку. Відповідно до нього матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом з первинною документацією, який приймається, перевіряється, таксується, після чого стає регістром аналітичного обліку.

Схему обліку запасів за звітами матеріально відповідальних осіб відображено на рис. 27.3.

Рис. 27.3. Схема обліку запасів за звітами матеріально відповідальних осіб

У наукових установах НАНУ, вищих навчальних закладах, які мають значну номенклатуру запасів, а також у централізованих бухгалтеріях застосовується інший метод обліку товарно-матеріальних цінностей - оперативно-бухгалтерський.

Оперативно-сальдовий метод є найбільш прогресивним, оскільки забезпечує скорочення трудомісткості облікових робіт бухгалтерії, дає змогу здійснювати постійний контроль за збереженням і наявністю запасів на складі, спрощує звіряння даних аналітичного й синтетичного обліку.

Тему оперативно-бухгалтерського методу обліку запасів відображено на рис. 27.4.

Облік вибуття запасів

Запаси зі складу передаються до структурних підрозділів для їх використання в основній діяльності, на господарські потреби, а також відпускаються для реалізації.

Рис. 27.4 Схема оперативно-бухгалтерського методу обліку запасів

Відпуск запасів здійснюється комірником виключно посадовим особам, які відповідно до затвердженого наказом керівника установи переліку мають право на отримання матеріальних цінностей. Перелік зазначених матеріально відповідальних осіб та зразки їхніх підписів передаються для роботи до складу.

Оформлення відпуску запасів зі складу супроводжується виписуванням відповідних документів, при цьому з огляду на різнорідність номенклатури запасів бюджетних установ склад документів, запропонований Інструкцією про складання типових форм обліку списання запасів бюджетних установ, затвердженою Наказом ДКУ від 18.12.2000 № 130.

Кореспонденцію рахунків з обліку вибуття запасів відображено в табл. 27.6.

Таблиця 27.6. КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ З ОБЛІКУ ВИБУТТЯ ЗАПАСІВ

Аналітичний облік МШП бюджетними установами ведеться за місцем зберігання (експлуатації) та в бухгалтерії за типовими формами:

МШ-1 "Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)" - для поповнення МШП у місцях експлуатації;

3-9 "Книга складського обліку запасів" - для обліку матеріалів, готових виробів та інших запасів на складі;

3-10 "Журнал реєстрації битого посуду" - для списання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдальні та харчоблок.

3-396 "Картка обліку МШП в експлуатації" - для обліку МШП в експлуатації за найменуваннями предметів, їх кількістю, вартістю й матеріально відповідальними особами.

Кореспонденцію рахунків з обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів відображено в табл. 27.7.

Таблиця 27.7. КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ З ОБЛІКУ МАЛОЦІННИХ І ШВИДКОЗНОШУВАНИХ ПРЕДМЕТІВ

Схема руху обліку вибуття запасів відображено на рис. 27.5.

Рис. 27.5. Схема руху обліку вибуття запасів

Синтетичний облік операцій щодо руху МШП бюджетними установами здійснюється в меморіальному ордері 10 "Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШН" (т. ф. 439 (б)).