Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Створення структури комп'ютерної бухгалтерії

В умовах використання безкомп'ютерних способів обробки облікової інформації найефективнішим принципом побудови структури облікового апарату є централізація. Серед недоліків децентралізованої структури бухгалтерського апарату — ускладнення розподілу праці між обліковими працівниками, збільшення штату і, відповідно, витрат на його утримання, невчасність звітності, неможливість ефективного контролю.

Таким чином, побудова структури бухгалтерського апарату за принципом централізації при безкомп'ютерних способах обробки облікової інформації найбільш прийнятна, оскільки дає можливість здійснювати ефективний контроль і розподіл праці за функціональною ознакою, хоча й не дозволяє керівникам у підрозділах підприємства повністю використовувати дані поточного обліку для оперативного управління.

Загалом побудова структури бухгалтерії має базуватися на такій сукупності принципів [41, с. 55]:

• визначення для кожного структурного підрозділу однієї основної функції;

• підпорядкування одному керівникові не більше 5—8 бухгалтерів;

• розподіл обов'язків відповідно до індивідуальних можливостей виконавців;

• децентралізація оперативної відповідальності за об'єктами обліку і контролю.

Стосовно побудови комп'ютерної бухгалтерії можна виділити три групи підприємств, на яких працює: а) 1—2 бухгалтери; б) 3—8 бухгалтерів; в) більше 8 бухгалтерів.

За чисельності бухгалтерів від 3 до 8 головний бухгалтер виконує функції контролю введення даних. Якщо бухгалтерів більше восьми, то слід поділити бухгалтерію на відділи (сектори). Підрозділами бухгалтерії можуть бути відділи контролю первинної інформації, автоматизованої обробки і збереження даних, формування вихідних документів, документального контролю, інвентаризації, бухгалтерського архіву. Слід створити інформаційний і контрольний спеціалізовані підрозділи, а також відділ введення даних (рис 4.20).

Традиційно в основі поділу праці бухгалтерів лежав принцип організації обліку за окремими обліковими завданнями (або ділянками): облік необоротних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік грошових коштів, облік розрахункових операцій, облік витрат виробництва тощо. При автоматизації бухгалтерського обліку за принципами комп'ютерно-комунікаційної форми обліку перелік облікових завдань залишається незмінним, але збереження і перетворення інформації, формування результатних даних здійснюються в єдиній інформаційній базі.

Можливості комп'ютерно-комунікаційної форми обліку дозволяють гнучко розподіляти облікову роботу між працівниками з різних ділянок обліку. Склад облікових завдань залишається незмінним за різних обсягів облікових робіт, але перелік виконавців суттєво відрізняється залежно від розміру підприємства і, відповідно, від обсягу облікової роботи. Як зазначає Д. Поттер, "на великих підприємствах за кожну функціональну галузь (функцію) відповідає окремий відділ, а на малих — один відділ або навіть одна людина охоплює кілька таких функцій" [50, с. 452]. Особливості організації облікового апарату в

Рис. 4.20. Структура облікового апарату для великих бухгалтерій

бухгалтеріях різних розмірів зручно представити за допомогою схеми (рис. 4.21).

На малих підприємствах облік здійснює одна особа — головний бухгалтер підприємства — на одному комп'ютері (на схемі позначено як коло 1). За потреби до його комп'ютера під'єдну-ються комп'ютери управлінців (коло 2). Із збільшенням обсягу

Рис. 4.21. Універсальна модель облікового апарату при застосуванні комп'ютерно-комунікаційної форми обліку

облікових робіт збільшується чисельність бухгалтерів на підприємстві. До локальної мережі підключаються АРМ бухгалтерів з ділянок обліку (коло 3). Для найбільшої ефективності облікових робіт слід передбачати виділення потужного комп'ютера як сервера, на якому буде зберігатися інформаційна база і виконуватися основна маса обчислень. Подальша реалізація інформаційної технології комп'ютеризованого вирішення завдань бухгалтерського обліку з використанням АРМ на зростаючому підприємстві зумовлює необхідність побудови багаторівневої обчислювальної системи, яка ґрунтується на застосуванні АРМ технічних виконавців (первинний облік), АРМ функціональних працівників (ділянки обліку, коло 4) та АРМ керівників. В умовах промислового підприємства організація бухгалтерського обліку на основі АРМ на нижчому рівні складається з АРМ працівників первинного обліку (АРМ комірника з обліку матеріальних цінностей, АРМ з обліку виробітку працівників у цехах основного та допоміжного виробництв, АРМ комірника з обліку готової продукції). Фактично, КСБО на цьому етапі перетворюється в КІСП. Інформацію на основі введених даних передають каналами зв'язку до бухгалтерії. Наступні рівні відносяться до бухгалтерії і містять АРМ з ділянок обліку й окремих синтетичних рахунків (облік необоротних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік готової продукції та її реалізації, облік розрахункових операцій, облік витрат виробництва). Бухгалтери контролюють введені дані, перевіряють їхню повноту і достовірність, за необхідності доповнюють інформацію і створюють облікову інформаційну базу. її доповнюють інформацією з інших АРМ та інформаційних систем підприємства. Крім того, можлива організація АРМ бухгалтера-аналітика та АРМ контролера. Ці два АРМ охоплюють завдання з аналізу та контролю, які виконують працівники бухгалтерії.

Типові структурні схеми облікового апарату промислового й торгового підприємств при застосуванні комп'ютерно-комунікаційної форми обліку за трьох рівнів АРМ наведено на рис. 4.22, 4.23.