Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 100. Прийняття нотаріусами документів, складених за кордоном

Дії, пов'язані з охороною майна, що залишилося після смерті іноземного громадянина на території України, або майна, яке належить одержати іноземному громадянину після смерті громадянина України, а також з видачею свідоцтва про право на спадщину щодо такого майна, здійснюються відповідно до законодавства України.

У наведеній статті врегульовано питання застосування законодавства України при вчиненні дій щодо охорони спадкового майна (див. коментар до ст. 60 Закону України "Про нотаріат").

Як бачимо, врегулювання цього питання пов'язується з розташуванням майна особи на території України або з отриманням у спадщину майна, що належить громадянину України. Порядок врегулювання колізій у відносинах спадкування встановлений у статтях 70 та 71 Закону України "Про міжнародне приватне право", де зазначається, що з урахуванням положень статей 71,72 цього Закону спадкові відносини регулюються правом держави, у якій спадкодавець мав останнє місце проживання, якщо спадкодавцем не обрано в заповіті право держави, громадянином якої він був. Вибір права спадкодавцем буде недійсним, якщо після складання заповіту його громадянство змінилося. Спадкування нерухомого майна регулюється правом держави, на території якої знаходиться це майно, а майна, яке підлягає державній реєстрації в Україні, - правом України.

Разом з тим вжиття нотаріусом заходів щодо охорони майна та при видачі свідоцтва про право на спадщину у випадках, встановлених у ст. 99 Закону України "Про нотаріат", здійснюється виключно за законодавством України. При цьому логічним здається висновок, що майно, яке підлягає охороні шляхом вчинення відповідних дій нотаріусом, повинно знаходитись на території України. Якщо таке майно розташоване на території іноземної держави, заходи щодо його охорони вживаються посадовою особою консульської установи України, якій надано право на вчинення нотаріальних дії (див. коментар до ст. 38 Закону України "Про нотаріат").

Стаття 100. Прийняття нотаріусами документів, складених за кордоном

Документи, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України.

Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна.

Питання прийняття нотаріусом іноземних документів було розкрито в роботі О. В. Коротюк "Нотаріальне посвідчення договорів. Практичні рекомендації1.

Часто трапляються випадки, коли для вчинення нотаріальної дії нотаріусу подаються документи, видані за кордоном (зокрема, довіреності, статутні документи юридичних осіб тощо). Необхідно пам'ятати, що іноземні документи іноді потребують проведення спеціальної процедури підтвердження їх дійсності - легалізації.

Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, прийнята на Гаазькій конференції з міжнародного публічного права 05.10.1961 року, встановлює спрощений порядок визнання іноземних документів та відміняє процедуру їх легалізації для всіх країн, що до неї приєдналися, у тому числі і для України. Тобто якщо нотаріусу подасться документ, виданий в одній із країн, що підписали Конвенцію, нотаріус приймає такий документ без консульської легалізації. Відповідно до положень ст. 2 вказаної Конвенції, кожна з Договірних держав (тобто держав, які підписали або приєдналися до Конвенції) звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які мають бути представлені на її території. Для цілей цієї Конвенції під легалізацією розуміється тільки формальна процедура, що застосовується дипломатичними або консульськими агентами країни, на території якої документ має бути представлений, для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплено документ. Тобто Конвенція спрощує процедуру визнання іноземних документів у країнах - учасницях цієї Конвенції.

Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, також передбачає, що єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостилю компетентним органом держави, в якій документ був складений. Однак дотримання цієї формальної процедури не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють у державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома Договірними державами відміняють чи спрощують цю формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації. Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріпляється з документом; він повинен відповідати зразку, що додається до цієї Конвенції. Однак апостиль може бути складений офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостолі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок "Aposli Не" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою. Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа. Заповнений належним чином апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ. Підпис, відбиток печатки або штампу на апостилі не потребують ніякого засвідчення.

Отже, зазначена Конвенція встановлює певні особливості спрощеної процедури легалізації документів у країнах - учасницях Конвенції:

- на документі проставляється спеціальний штамп - апостиль, що підтверджує автентичність підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплено документ;

- апостиль проставляється компетентним органом тієї держави, в якій документ був складений (наприклад, якщо документ

Зразок апостилю

Апостиль повинен мати форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрам

виданий відповідним органом Австралії, то саме в Австралії повинен бути проставлений апостиль);

- якщо між країнами був укладений окремий міжнародний договір, що відміняє легалізацію взагалі, апостиль не проставляється (наприклад, між Україною та Республікою Польща укладений міжнародний договір, який встановлює взаємне прийняття цими країнами документів, викладених на їх території, без будь-якої легалізації, навіть без проставлення апостилю. У такому випадку, незважаючи на те, що і Україна, і Польща підписали зазначену Конвенцію, у відносинах між ними будуть застосовуватися положення саме окремого міжнародного договору, який вони уклали між собою, тобто документ, викладений на території Польщі, без будь-яких процедур діє в повному обсязі на території України і навпаки);

- апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, який приєднується до документа, апостиль повинен відповідати встановленому зразку (тобто викладення апостилю у довільній формі не допускається);

- апостиль може бути складений офіційною мовою органу, який його видав (наприклад, національною мовою країни, в якій видано документ), але заголовок "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" у будь-якому разі повинен бути викладений тільки французькою мовою;

- підпис, відбиток печатки або штампу на апостилі не потребують ніякого засвідчення (тобто сам апостиль покликаний засвідчувати підпис та/або печатку, проставлені на документі, але підпис та печатка, які проставляються на штампі апостилю, не потребують засвідчення).

У статті 1 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, встановлено, що ця Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав (тобто держав, які підписали та приєдналися до цієї Конвенції) і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

Для цілей цієї Конвенції офіційними документами вважаються:

a) документи, які виходять від органу або посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;

b) адміністративні документи;

c) нотаріальні акти;

d) офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами в їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.

Ця Конвенція не поширюється:

a) на документи, складені дипломатичними або консульськими агентами;

b) на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Отже, для визначення, чи потрібно на документі проставляти апостиль, нотаріус може виходити з таких правил:

1. Апостиль необхідно проставляти:

- якщо документ виданий будь-яким державним органом;

- якщо документ викладений за участю нотаріуса (нотаріус засвідчив підпис або посвідчив факт тощо);

- якщо документ є свідоцтвом, тобто засвідчує певний документ або факт (наприклад, свідоцтво про реєстрацію юридичної особи тощо).

2. Апостиль не слід проставляти:

- якщо документ виданий приватним органом, приватною особою, підпис якої не засвідчено державним службовцем або нотаріусом (наприклад, лист приватної особи, викладений у простій письмовій формі);

- якщо документ має відношення до комерційної або митної операції (наприклад, рахунок-фактура);

- якщо документ виданий дипломатичним або консульським органом.

Згідно з постановою Кабінету Міністрів України від і 8.01.2003 року № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів", в Україні проставлення апостилю здійснюють такі органи:

- Міністерство освіти і науки, молоді та спорту - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

- Міністерство юстиції- на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;

- Державна реєстраційна служба - на документах, що видаються цією Службою та структурними підрозділами територіальних органів Міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби;

- Міністерство закордонних справ - на всіх інших видах документів.

Апостиль в Україні проставляється тільки на українських документах, які призначені для дії і використання за кордоном.

Для дії іноземного документа в Україні апостиль має бути проставлено в тій країні, де було складено документ. Якщо подається документ з українським апостилем, то нотаріус може використовувати цей документ, незважаючи на апостиль, оскільки документ, викладений в Україні, діє в Україні і без апостилю.

На практиці нотаріус досить часто має справу з документами, складеними за кордоном, тому йому дуже важливо знати, чи слід вимагати легалізації таких документів або проставлення на них апостилю. Далі наводиться перелік країн, які приєдналися до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

Необхідно зауважити, що на документах, складених у Китаї, проставляється апостиль, тільки якщо документ виданий у провінціях Гонконг і Макао. Для інших провінцій Китаю спрощена процедура легалізації не діє, отже, необхідна консульська легалізація.

Досліджуючи документ з проставленим а пости лем, нотаріус повинен упевнитися, що апостиль проставлений саме для України, а не для Іншої країни. На практиці часто трапляються випадки, коли, проставивши апостиль, наприклад для Російської Федерації, особа вважає, що такий документ буде діяти і на території України. Але для кожної країни необхідно проставляти окремий апостиль.

Необхідно мати на увазі, що існує низка міжнародних договорів, які взагалі скасовують вимогу легалізації іноземних документів для України. Таким чином, нотаріус може приймати офіційні документи, видані в цих країнах, без будь-якої легалізації.

Зокрема, у відносинах України з країнами СНД застосовуються положення Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 22.01.1993 року, у ст. 13 якої встановлюється, що документи, які на території однієї із Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою або спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за установленою формою і скріплені гербовою печаткою, приймаються на територіях інших Договірних Сторін без будь-якого спеціального посвідчення. Тобто документи, складені на території однієї із країн-учасниць даної Конвенції, приймаються на території України без легалізації та проставлення апостилю. Наводимо перелік цих країн.

1. Республіка Вірменія

2. Республіка Таджикистан

3. Республіка Білорусь

4. Туркменистан

5. Республіка Казахстан

6. Республіка Узбекистан

7. Киргизька Республіка

8. Республіка Молдова

9. Російська Федерація.

Таким чином, нотаріус може приймати документи, складені в одній із перелічених країн, без легалізації чи проставлення апостилю. Крім того, з Україною укладено такі договори про правову допомогу, які скасовують вимогу легалізації документів.

1. Договір між Україною та Республікою Болгарія

Про правову допомогу в цивільних справах від 21.05.2004 року (ратифікований Законом України від 22.09.2005 року № 2911-І V, дата набуття чинності для України - 29.12.2005 року), у ст. 17 якого зазначається: документи, які на території однієї Договірної Сторони складені або засвідчені органом або спеціально уповноваженою на це особою в межах їх компетенції і в установленій формі та засвідчені офіційною печаткою, приймаються на території іншої Договірної Сторони без будь-якого спеціального засвідчення.

2. Договір між Україною та Республікою Грузія

Про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах, підписаний 09.01.1995 року (ратифікований Україною 22.11.1995 року, дата набуття чинності для України - 05.11.1996 року), у ст. 13 якого зазначається: "Документи, що були складені або засвідчені відповідною установою однієї з Договірних Сторін, скріплені печаткою та засвідчені підписом компетентної особи, мають силу документа на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій та перекладів, що засвідчені відповідним органом. Документи, що на території однієї з Договірних Сторін визнаються дійсними, вважаються такими й на території другої Договірної Сторони".

Слід також мати на увазі, що згідно з листом Міністерства юстиції України від 23.06.2010 року № 6714/0/11-10 у відносинах з Грузією документи податкових органів можуть бути звільнені від легалізації на підставі міжнародних договорів України, укладених у податковій сфері. Враховуючи, що на сьогодні таких договорів не укладено, можна дійти висновку, що нотаріус може приймати без будь-якої легалізації документи, складені на території Грузії, крім документів податкових органів.

3. Договір між Україною та Естонською Республікою

Про правову допомогу та правові відносини у цивільних та кримінальних справах, підписаний 15.02.1995 року (ратифікований Україною 22.11.1995 року, дата набуття чинності для України - 17.05.1996 року), ст. 13 якого передбачає, що документи, складені або засвідчені відповідною установою однієї з Договірних Сторін, скріплені печаткою та засвідчені підписом компетентної особи, мають силу документа на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій та перекладів, що засвідчені відповідним органом. Документи, які на території однієї з Договірних Сторін визнаються офіційними, вважаються такими і на території другої Договірної Сторони.

4. Договір між Україною та Латвійською Республікою

Про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних, трудових та кримінальних справах від 23.05.1995 року (дата ратифікації Україною - 22.11.1995 року, дата набуття чинності для України - 12.07.1996 року), у ст. 13 якого зазначається: "Документи, що були на території однієї з Договірних Сторін, складені або засвідчені офіційною особою (нотаріусом, офіційним перекладачем, експертом тощо) у межах компетенції та за встановленою формою і засвідчені печаткою, приймаються на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Документи, що на території однієї Договірної Сторони розглядаються як офіційні, користуються і на території другої Договірної Сторони доказовою силою офіційних документів".

5. Договір між Україною і Литовською Республікою

Про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 07.07.1993 року (ратифікований Україною 17.12.1993 року, дата набуття чинності для України-20.11.1994 року), ст. 13 якого встановлює, що документи, які на території однієї з Договірних Сторін були складені або засвідчені судом або офіційною особою (постійним перекладачем, експертом та ін.) у межах їх компетенції та за встановленою формою і завірені гербовою печаткою, приймаються на території іншої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Документи, які на території однієї Договірної Сторони розглядаються як офіційні, користуються і на території другої Договірної Сторони доказовою силою офіційних документів.

6. Договір між Україною та Республікою Македонія

Про правову допомогу в цивільних справах від 10.04.2000 року (ратифікований Україною 22.03.2001 року, дата набуття чинності для України - 20.06.2003 року), у ст. 12 якого встановлюється, що документи, складені або завірені відповідною установою юстиції однієї Договірної Сторони, скріплені печаткою та засвідчені підписом компетентної особи, приймаються на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій та перекладів, засвідчених відповідним чином. Разом з тим згідно з листом Міністерства юстиції України від 23.06.2010 року № 6714/0/11-10 у відносинах з Македонією документи податкових органів можуть бути звільнені від легалізації на підставі міжнародних договорів України, укладених у податковій сфері. Враховуючи той факт, що на даний час таких договорів не укладено, можна дійти висновку, що нотаріус може приймати без будь-якої легалізації документи, складені на території Македонії, крім документів податкових органів.

7. Договір між Україною та Республікою Молдова

Про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах від 13.12.1993 року (ратифікований Україною 10.11.1994 року, дата набуття чинності для України - 24.02.1995 року), у ст. 15 якого передбачено, що документи, які підготував або засвідчив відповідний орган однієї з Договірних Сторін, скріплені гербовою печаткою і підписом уповноваженої особи, мають силу документа на території другої Договірної Сторони без потреби і будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій і перекладів документів, які засвідчені відповідним органом. Документи, які на території однієї з Договірних Сторін визнаються офіційними, вважаються такими на території другої Договірної Сторони.

Молдова також є учасником Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22.01.1993 року, яка у ст. 13 встановлює, що документи, які на території однієї з Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою або спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за установленою формою і скріплені гербовою печаткою, приймаються на територіях інших Договірних Сторін без будь-якого спеціального посвідчення.

8. Договір між Україною і Республікою Польща

Про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах від 24.05.1993 року (ратифікований Україною 04.02.1994 року, дата набуття чинності для України - 14.08.1994 року), у ст. 15 якого зазначається, що документи, які підготував або засвідчив відповідний орган однієї з Договірних Сторін, скріплені гербовою печаткою і підписом уповноваженої особи, мають силу документа на території другої Договірної Сторони без потреби будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій і перекладів документів, які засвідчені відповідним органом. Документи, які на території однієї з Договірних Сторін визнаються офіційними, вважаються такими на території другої Договірної Сторони.

9. Договір між Україною та Румунією

Про правову допомогу та правові відносини в цивільних справах від 30.01.2002 року (ратифікований Україною 07.09.2005 року, дата набрання чинності для України - 30.10.2006 року), у ст. 13 якого встановлено: "Документи, що були складені або засвідчені установою юстиції однієї з Договірних Сторін, скріплені печаткою та підписом компетентної особи, дійсні на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій та перекладів, що завірені компетентними установами. Документи, які на території однієї Договірної Сторони розглядаються як офіційні документи, користуються і на території другої Договірної Сторони доказовою силою офіційних документів".

10. Договір між Союзом Радянських Соціалістичних Республік та Федеративною Народною Республікою Югославія

Про правову допомогу в цивільних, сімейних та кримінальних справах (укладений 24.02.1962 року, дата набуття чинності 27.05.1963 року), положення якого застосовуються у відносинах із Сербією. Так, згідно зі ст. 15 цього Договору, документи, які на території однієї з Договірних Сторін видані або засвідчені компетентним органом і посвідчені підписом та офіційною печаткою, приймаються на території другої Договірної Сторони без легалізації. Документи, які на території однієї Договірної Сторони розглядаються як офіційні документи, користуються і на території другої Договірної Сторони доказовою силою офіційних документів.

11. Договір між Україною та Чеською Республікою

Про правову допомогу в цивільних справах від 28.05.2001 року (ратифікований Україною 10.01.2002 року, дата набуття чинності для України -18.11.2002 року), у ст. 18 якого встановлено, що документи, складені або засвідчені компетентним органом однієї Договірної Сторони та підтверджені підписом уповноваженої особи й офіційною печаткою, є дійсними на території другої Договірної Сторони без подальшого засвідчення. Те саме стосується і засвідчення підпису громадянина, копій і перекладів документів, засвідчених компетентним органом.

Слід зауважити, що для документів всіх країн, які не уклали з Україною договорів про взаємну допомогу, а також не є учасницями Конвенції, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, необхідна виключно консульська легалізація.

Відповідно до підпунктів 1.2,1.3 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 року №113 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 26.06.2002 року за № 535/6823, консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа. Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

Слід зазначити, що консульська легалізація - це найбільш складний процес визнання іноземного документа, що потребує значно серйознішої процедури, ніж проставлення апостилю.

Необхідно виділити особливості консульської легалізації, виходячи з названої норми.

Консульська легалізація передбачає:

- або підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів (але легалізованими можуть бути не тільки оригінали, а й нотаріально засвідчені копії документів, що випливає з п. 4.2 інструкції "Про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном");

- або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ (тобто при проведенні консульської легалізації потрібно засвідчити справжність підпису особи, яка засвідчила справжність підпису на цьому документі, а також її печатки).

Консульську легалізацію здійснює консул.

Консул не несе відповідальність за зміст документа, який ним легалізується (у даному випадку маємо аналогічну норму і для нотаріальної діяльності - як відомо, у разі засвідчення справжності підпису нотаріус не відповідає за зміст складеного документа, а лише підтверджує, що підпис проставлений конкретною особою).

Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу. Отже, якщо документ легалізований неналежним чином, то він не може існувати як документ в іншій державі, яка вимагає консульської легалізації. Тому нотаріус зобов'язаний упевнитися, що легалізація такого документа була проведена належним чином.

Відповідно до п. 1.4 інструкції "Про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном", легалізації не підлягають:

- документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;

- оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування;

- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

Із цього положення можна зробити висновок, що всі інші документи підлягають консульській легалізації в обов'язковому порядку. Крім того, як зазначається в п. 1.7 Інструкції, легалізації підлягають також і офіційні документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України від Департаменту консульської служби МЗС України, а також ті документи, які надходять від закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України. Важливо також, що згідно з п. 3.5 Інструкції, консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування і не поширюються на документи міжнародних громадських організацій. Отже, легалізації підлягають документи, складені державними органами, а також органами місцевого самоврядування.

Відповідно до п. 3.1 інструкції "Про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном" офіційний документ - це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб. Отже, документ, який підлягає консульській легалізації, в будь-якому разі повинен підтверджувати певні факти або події, що мають юридичне значення або що є підставою для виникнення, зміни чи припинення юридичних прав та обов'язків.

Згідно з п. 2.2 інструкції "Про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном", консульська легалізація здійснюється:

- уповноваженим працівником Департаменту консульської служби МЗС України, представництв МЗС на території України; або

- консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

Відповідно до п. 4.3 інструкції "Про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном" департамент консульської служби МЗС України приймає на легалізацію:

- офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку;

- офіційні документи, складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні;

- офіційні документи, складені і засвідчені компетентними органами держав, з якими Україна має двосторонні (багатосторонні) угоди про правову допомогу, що передбачають відмову від легалізації офіційних документів, для використання в третіх країнах, за умови їх засвідчення в дипломатичних представництвах цих держав в Україні.

Отже, консульська легалізація іноземних документів, для того щоб вони діяли в Україні, здійснюється кількома шляхами.

1. Якщо офіційний документ складений і засвідчений в іноземній державі органом державної влади і призначений для використання в Україні:

Наприклад, якщо необхідно легалізувати документ, виданий у Німеччині, то спочатку він повинен бути засвідчений у Міністерстві закордонних справ Німеччини, потім у дипломатичному представництві Німеччини в Україні, а потім у департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України. Тільки після цього документ матиме силу документа і в Україні, а тому може бути прийнятий нотаріусом для вчинення тієї чи іншої нотаріальної дії. Цей вид консульської легалізації має такі особливості: - не можуть бути легалізовані документи комерційного характеру;

- легалізації підлягають документи, призначені для використання саме в Україні (якщо документ призначений для використання в іншій державі, зрозуміло, що використовувати його в Україні неможливо).

Слід зазначити, що при вивченні документа, який пройшов консульську легалізацію, нотаріус повинен звернути увагу на наявність відповідних відміток (у даному випадку всіх установ, які беруть участь у процедурі консульської легалізації).

2. Якщо документ складений і засвідчений безпосередньо у дипломатичному представництві іноземної держави в Україні:

У даному випадку, якщо документ був складений безпосередньо в посольстві Німеччини в Україні, то легалізація буде здійснюватися одразу в департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України. При цьому необхідності у засвідченні в інших установах Німеччини або України немає.

У такому разі нотаріус перевіряє наявність відміток дипломатичного представництва іноземної держави в Україні, а також департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.

3. Якщо документ складений і засвідчений компетентним органом іноземної держави, з якою Україна уклала угоду, де передбачена відмова від легалізації офіційних документів, але цей документ призначений для використання у третіх країнах:

Слід зазначити, що цей випадок стосується документів, які призначені для дії в третіх країнах, отже, не для використання в Україні. Цей вид консульської легалізації може бути використаний, наприклад, у такому випадку: припустимо, що Україна має намір побудувати аеропорт в Іраку. Але відомо, що кілька років тому Україна вже побудувала аеропорт у Білорусі. Ірак погодився надати згоду на будівництво Україною аеропорту за умови, якщо Україна надасть довідку з Білорусі про те, що Україна виконала план з будівництва аеропорту в установлені строки та протягом будівництва не було жодних правопорушень. Таким чином, довідка видається у Республіці Білорусь. Як відомо, якщо б така довідка призначалася для використання в Україні, то легалізувати її не потрібно було б за підставі Конвенції про правову допомогу та правові відносини в цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22.01.1993 року. Але довідка призначена для використання в Іраку, тому Україні необхідно її легалізувати. Отже, цей документ повинен бути засвідчений у посольстві Білорусі в Україні, а потім у департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України. Але, як зазначалося, у відносинах України з Іраком необхідна консульська легалізація, тому цей документ повинен бути додатково легалізований для Іраку.

Найчастіше на практиці зустрічається перший вид консульської легалізації. Для нотаріуса останній вид легалізації особливого значення не має, оскільки документи, легалізовані таким чином, направлені на використання не в Україні.

Ві