Малі підприємства для ведення бухгалтерського обліку використовують певну форму бухгалтерського обліку. її вибір є одним із заходів щодо організації бухгалтерського обліку і відноситься до компетенції підприємства.
Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації і узагальнення інформації в них з дотриманням єдиних принципів і з урахуванням особливостей діяльності підприємства і технології обробки облікових даних.
Як було відмічено вище, на даний момент кожне підприємство само має право обирати форму ведення бухгалтерського обліку і для цього може самостійно створити облікові регістри, що зважають на специфіку його діяльності. Проте, як показує практика, таких підприємств досить мало і більшість вважають за краще використовувати одну з форм бухгалтерського обліку, запропонованих в методичних рекомендаціях, розроблених Міністерством фінансів України, які, зауважимо, носять рекомендаційний характер.
В даний час існує два документи, регулюючі порядок застосування регістрів бухгалтерського обліку.
1). Методичні рекомендації із застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. № 356 (далі - Методрекомендації № 356);
2). Методичні рекомендації із застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 25.06.2003 р. № 422 (далі - Методрекомендації № 422).
Методрекомендації № 356 призначені для підприємств і організацій (крім банків і бюджетних установ), їх філій, відділень, представництв незалежно від форм власності, організаційно-правових форм і видів діяльності (у тому числі і для малих підприємств).
Методрекомендації № 422 призначені для юридичних осіб будь-якої організаційно-правової форми і форми власності (крім банків і бюджетних установ) з ознаками малих підприємств.
При виборі форми бухгалтерського обліку потрібно врахувати, що регістри бухгалтерського обліку, передбачені Методичними рекомендаціями № 422, побудовані на застосуванні спрощеного Плану рахунків бухгалтерського обліку, а регістри бухгалтерського обліку, передбачені Методичними рекомендаціями № 356, - на застосуванні загального Плану рахунків бухгалтерського обліку.
Малі підприємства можуть використовувати такі форми ведення бухгалтерського обліку:
- журнально-ордерну;
- журнал-головну;
- просту;
- спрощену,
- автоматизовану.
Журнально-ордерна форма обліку
Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку регламентована Методичними рекомендаціями № 356. Положення цих рекомендацій направлені на узагальнення в регістрах бухгалтерського обліку (крім регістрів забалансового обліку) методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань і фактах фінансово-господарської діяльності підприємств і організацій і інших юридичних осіб (крім банків і бюджетних установ), їх філій, відділень, представництв незалежно від форми власності, організаційно-правової форми і виду діяльності (далі - підприємства), на накопичення аналітичних даних про склад і рух активів, капіталу і зобов'язань, доходів, витрат, фінансових результатів.
Методичними рекомендаціями № 356 передбачено складання наступних облікових регістрів (якщо відбулися відповідні операції):
o журналів;
o відомостей;
o аркушів-розшифровок;
o реєстру заробітної плати, що депонується;
o бухгалтерських довідок.
За необхідністю складаються таблиці аналітичних даних.
Облікові регістри призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що міститься в прийнятих до обліку первинних документах. Вони складаються щомісячно і підписуються виконавцями і головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства. Регістри бухгалтерського обліку (журнали, відомості, таблиці аналітичних даних, аркуші-розшифровки) за всіма господарськими операціями заповнюються в гривнах і копійках, а регістри, які, крім того, ведуться окремо за операціями в іноземних валютах, - у відповідних вимірниках іноземної валюти.
Журнали є основними регістрами синтетичного, а при невеликому обсязі облікової інформації - і регістрами аналітичного обліку. Сума підсумків журналу за горизонтальним підрахунком (сума рядків) дорівнює сумі підсумків цього журналу за вертикальним підрахунком (сума граф).
Відомості і аркуші-розшифровки призначені для аналітичного обліку об'єктів, попереднього накопичення, групування і узагальнення облікової інформації, що міститься в прийнятих до обліку первинних документах.
Бухгалтерські довідки використовуються для виправлення помилок минулих звітних періодів.
Головна книга використовується для узагальнення облікових записів в журналах, взаємоперевірки облікових записів по рахунках бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності.
Методичні рекомендації № 356 передбачають застосування наступних регістрів бухгалтерського обліку (табл. 1.7)
Таблиця 1.7. РЕГІСТРИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ, ЗАТВЕРДЖЕНІ НАКАЗОМ МІНІСТЕРСТВА ФІНАНСІВ УКРАЇНИ № 356
Номер | Найменування і призначення регістра | ||
журналу | відомості | ||
2 | 3 | ||
1 | Облік грошових коштів і грошових документів | ||
Журнал 1 за кредитом рахунків ЗО, 31, 33 | |||
1.1 | Відомість за дебетом рахунку ЗО | ||
1.2 | Відомість за дебетом рахунку 31 | ||
1.3 | Відомість за дебетом рахунку 33 | ||
2 | Облік довгострокових і короткострокових позик | ||
Журнал 2 за кредитом рахунків 50, 60 | |||
3 | Облік розрахунків, довгострокових і поточних зобов'язань | ||
Розділ І. Облік розрахунків за товари, роботи, послуги, інших розрахунків і резерву сумнівних боргів (по кредиту рахунків 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68) | |||
Розділ II. Облік розрахунків з бюджетом, облік довгострокових і поточних зобов'язань (за кредитом рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69) | |||
3.1 | Відомість аналітичного обліку розрахунків з покупцями і замовниками | ||
3.2 | Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами | ||
3.3 | Відомість аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядчиками | ||
3.4 | Відомість аналітичного обліку виданих і отриманих векселів | ||
3.5 | Відомість аналітичного обліку розрахунків за іншими операціями | ||
3.6 | Відомість аналітичного обліку розрахунків з бюджетом | ||
4 | Облік необоротних активів і фінансових інвестицій | ||
Розділ І. Облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів і зносу необоротних активів (за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 19) | |||
Розділ II. Облік капітальних і фінансових інвестицій і інших необоротних активів (за кредитом рахунків 14, 15, 18, 35) | |||
4.1 | Відомість аналітичного обліку капітальних інвестицій | ||
4.2 | Відомість аналітичного обліку фінансових інвестицій | ||
4.3 | Відомість аналітичного обліку нематеріальних активів | ||
5,5А | Облік витрат | ||
Розділ І Журналу 5 і Журналу 5А за кредитом рахунків 90, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99 і розділ II Журналу 5 і Журналу 5А за кредитом рахунків з журналів 1, 2, 3, 4, 6 | |||
Розділ III Журналу 5 за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 91 | |||
Розділ III А Журналу 5А за кредитом рахунків 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 39, 65, 66, 80, 81, 82, 83, 84 | |||
Розділ III Б Журналу 5А за кредитом рахунків 20, 22, 39, 65, 66 | |||
Розділ IV Журналу 5 і Журналу 5А. Аналітичні дані до рахунку 28 "Товарів" | |||
5.1 | Відомість аналітичного обліку запасів | ||
6 | Облік доходів і результатів діяльності | ||
Журнал 6 за кредитом рахунків 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 79 | |||
Розділ II Аналітичні дані про доходи | |||
7 | Облік власного капіталу і забезпечення зобов'язань | ||
Журнал 7 за кредитом рахунків 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49 | |||
7.1 | Відомість аналітичних даних рахунку 42 | ||
7.2 | Відомість аналітичних даних рахунку 44 | ||
7.3 | Відомість аналітичних даних рахунку 47 | ||
8 | Відомість забалансового обліку | ||
Головна книга | |||
Реєстр заробітної плати, що депонується | |||
Бухгалтерська довідка | |||
Аркуш-розшифровка | |||
Ведення облікових регістрів і котирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням, щонайменше, коду класу рахунків і коду синтетичного рахунку.
Записи в журналах здійснюються за кредитом одного або декількох синтетичних рахунків в дебет інших рахунків синтетичного обліку, а в деяких журналах - і в дебет субрахунків бухгалтерського обліку і інших складових аналітичного обліку (наприклад, статті, елементи).
Формування аналітичних даних здійснюється групуванням однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, з яких підсумки переносяться у відповідні журнали. У разі потреби підприємством може розширюватися, змінюватися деталізація (розріз) аналітичної інформації в регістрах бухгалтерського обліку.
Коли необхідну аналітичну деталізацію показників за об'єктами обліку на окремих рахунках (запасів, витрат, доходів і т. п.) безпосередньо в журналах забезпечити неможливо, то заздалегідь дані первинних документів в потрібному аналітичному розрізі групуються (накопичуються) в допоміжних відомостях (аркушах-розшифровках), з яких підсумки записуються в журнали.
Аналітичні дані в облікових регістрах повинні узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.
Господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту операції. Інформація в облікові регістри переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом. Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів, які були підставою для записів, і з відомостями.
На документах, дані яких включені в облікові регістри, указують номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістра і номер запису указують на окремому листі, що додається до зброшурованих документів.
У облікових регістрах, показники яких переносять в Головну книгу або в інші облікові регістри, роблять відмітку про це у відповідному рядку регістра.
У Головну книгу заносяться підсумки оборотів за кредитом кожного рахунка окремо з журналів після підписання їх головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.
У Головній книзі відображаються:
- сальдо на початок і кінець поточного місяця;
- обороти за поточний місяць за кредитом цього рахунку, що приводяться однією сумою;
- обороти за поточний місяць за дебетом цього рахунку, що приводяться сумою згідно кореспондуючих рахунків з журналів.
На відміну від журналів і відомостей, які відкриваються щомісячно, Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожен синтетичний рахунок в Головній книзі відводять окрему сторінку.
Перевірка правильності записів в Головній книзі здійснюється підрахунком суми оборотів і сальдо по всіх рахунках. Крім того, з метою перевірки правильності складання облікових регістрів може застосовуватися Оборотна відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних оборотів на рахунках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення в неї оборотів зі всіх журналів. Суми дебетових і кредитових оборотів, а також сальдо за дебетом і кредитом (на початок і кінець періоду) мають бути відповідно рівні. Тобто ознакою правильності складання оборотної відомості є наявність трьох попарно рівних підсумків:
1) Сальдо на початок періоду за дебетом всіх рахунків = Сальдо на початок періоду за кредитом всіх рахунків.
2) Обороти за дебетом всіх рахунків = Обороти за кредитом всіх рахунків.
3) Сальдо на кінець періоду за дебетом всіх рахунків = Сальдо на кінець періоду по кредиту всіх рахунків.
Якщо підприємство до переходу на сплату єдиного податку застосовувало журнально-ордерну форму обліку і для нього доцільно продовжувати її вести, то суб'єкт малого підприємництва може не переходити на спрощені форми бухгалтерського обліку.
Автоматизована форма бухгалтерського обліку
Розділ 2. Бухгалтерський облік суб'єктів малого підприємництва
2.1. Загальні питання організації бухгалтерського обліку малих підприємств
2.2. Бухгалтерський облік господарських операцій суб'єктів малого бізнесу
2.2.1. Облік грошових коштів і грошових документів
Готівкові кошти
Кошти на рахунках у банках
2.2.2. Облік необоротних активів
Основні засоби