Облік та оподаткування підприємств малого бізнесу - Атамас П.Й. - Готівкові кошти

2.2.1. Облік грошових коштів і грошових документів

Всі підприємства, що мають поточні рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банків. Проте для здійснення господарської діяльності (для виплати заробітної плати і витрат на відрядження, для придбання товарів і канцтоварів і т. ін.) їм необхідна певна кількість готівкових грошових коштів.

Розглянемо особливості бухгалтерського обліку готівкових і безготівкових грошових коштів малого підприємства.

Готівкові кошти

Основним нормативним документом, що регламентує організацію ведення касових операцій, є Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затверджене ухвалою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 (далі - Положення № 637).

У Положенні № 637 термін "готівкові розрахунки" вживається в наступному значенні: це платежі готівковими коштами підприємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, безпосередньо не пов'язаними з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.

Виходячи з даного визначення, "готівкові розрахунки" передбачають не тільки розрахунки за реалізовану продукцію і т. ін., а і будь-які інші надходження готівки до каси підприємства та виплати, зокрема, позареалізаційні надходження і виплати.

Згідно Положенню № 637 підприємства мають право здійснювати розрахунки між собою, а також з фізичними особами як в готівковій, так і в безготівковій формах.

Розрахунки готівковими коштами підприємства між собою і з громадянами можуть здійснюватися як за рахунок коштів, отриманих з кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг) та інших касових надходжень. Причому, згідно ухвалі Правління Національного банку України від 09.02.2005 р. № 32 сума платежу готівкою одного підприємства іншому підприємству (індивідуальному підприємцеві) не повинна перевищувати 10 тис. грн протягом одного дня поодинці або за декількома платіжними документами.

Вказані обмеження стосуються також готівкових розрахунків підприємств на оплату за товари, придбані для виробничих (господарських) потреб за рахунок коштів, отриманих за корпоративними картками.

При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня, не обмежується. Платежі підприємства понад встановлену суму згідно п. 2.3 Положення № 637 повинні здійснюватися тільки у безготівковому порядку.

З касиром малого підприємства повинен бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність. Однак на практиці нерідко у випадках, коли функції касира одночасно виконує бухгалтер, цим нехтують, що є неприпустимим. Наявність готівки, її надходження і вибуття, фіксується у касовій книзі, записи до якої необхідно проводити щоденно. Поряд з касовою книгою може застосуватись також розрахункова книжка, якщо на малому підприємстві здійснюються розрахунки готівкою за реалізовану продукцію, роботи і послуги і коли використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО) не передбачене. Однак розрахункова книжка не може замінювати касову книгу.

На малому підприємстві ведуть одну касову книгу, яка в будь-якому випадку має бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною печаткою, або з використанням клею і паперу із відбитком печатки. Після одержання або видачі грошей касир записує операцію у касову книгу під копіювальний папір, а після підрахунку підсумку, відривний аркуш касової книги, який є копією записів в ній та виконує функцію звіту касира, передає у бухгалтерію.

Якщо на підприємстві є іноземна валюта, її наявність та рух обліковують в окремій касовій книзі. Прибуткові і видаткові касові ордери виписують на суми в іноземній валюті, як у номінальній вартості валюти, так і у грошовій одиниці України - гривнях, за курсом, що діє на дату їх складання.

Надходження готівки оформляють прибутковими касовими ордерами. Про приймання готівки видають квитанцію (відривну частину прибуткового касового ордеру) за підписами бухгалтера і касира малого підприємства, її завірять печаткою (штампом).

Видачу готівки проводять за видатковими касовими ордерами або платіжними відомостями, які підписані бухгалтером і керівником малого підприємства (або уповноваженими ними особами). Якщо на рахунках, заявах тощо вже є дозвіл керівника про їх оплату, на видатковому касовому ордері він не обов'язковий.

Прибуткові і видаткові касові ордери при їх виписуванні повинні бути зареєстровані у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.

На малих підприємствах, де є комп'ютер, при умові забезпечення повного зберігання касових документів, касову книгу можна вести з його застосуванням. В цьому випадку отримують одночасно машинограми "Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира", які по суті є ідентичними і повністю відповідають змісту касової книги, включаючи нумерацію, яка має здійснюватися автоматично з початку року. Загальна кількість аркушів машинограм друкується як за місяць, так і за рік. Машинограма "Звіт касира" щодня передається разом з первинними документами бухгалтеру малого підприємства під розписку.

Надлімітні суми готівки у касі, призначеної для виплати заробітної плати, премій, допомоги малі підприємства можуть зберігати протягом 3 днів. Після цього не видані суми необхідно внести до банку на поточний рахунок. Під звіт нові суми можна видавати лише за умови повного погашення підзвітною особою попереднього авансу.

Готівка на малому підприємстві повинна зберігатись у сейфі (металевій шафі), який замикається в кінці дня касиром, і опечатується його сургучною печаткою. Ці ключі і печатка зберігаються у касира. Дублікати ключів в опечатаному касиром пакеті зберігаються у керівника малого підприємства. Раз у квартал комісією проводиться перевірка їх зберігання.