Для обліку виробничих запасів і господарських матеріалів планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачено синтетичні рахунки класу 2 "Запаси": 20 "Виробничі запаси"; 23 "Матеріали і продукти харчування". До кожного з цих рахунків відкриваються субрахунки за видами товарно-матеріальних цінностей.
На рахунку 20 "Виробничі запаси" обліковується обладнання, яке підлягає встановленню на об'єктах, що будуються або реконструюються, будівельні матеріали, конструкції, деталі та інші матеріальні цінності, придбані за рахунок коштів, виділених на капітальне будівництво, матеріали для науково-дослідних робіт, а також спеціальне обладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами. До цього рахунка передбачено такі субрахунки:
201 "Сировина і матеріали";
202 "Обладнання, конструкції і деталі до установки";
203 "Спец-обладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами";
204 "Будівельні матеріали";
205 "Інші виробничі запаси".
На субрахунку 201 "Сировина і матеріали" обліковуються сировина та матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт і капітального будівництва.
На субрахунку 202 "Обладнання, конструкції і деталі до установки" обліковують будівельні конструкції і деталі, зокрема: металеві, залізобетонні і дерев'яні конструкції, блоки і збірні частини будівель і споруд; збірні елементи; обладнання для опалювальної, вентиляційної, санітарно-технічної системи (опалювальні котли, радіатори і т. ін.). На цьому субрахунку також обліковується вітчизняне та імпортне обладнання, що потребує монтажу і призначене для встановлення, інші матеріальні цінності, необхідні для будівництва. До обладнання, яке потребує монтажу, належить таке, що може бути введено в дію тільки після збирання його частин і прикріплення до фундаменту або опор будівель і споруд, а також комплекти запасних частин такого обладнання. До складу обладнання включається і контрольно-вимірювальна апаратура або інші прилади, призначені для монтажу в складі встановленого обладнання.
На субрахунку 203 "Спец-обладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами" у науково-дослідних установах і вищих навчальних закладах обліковується спец-обладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт за господарськими договорами за конкретною темою замовника з метою подальшої передачі його до наукового підрозділу.
На субрахунку 204 "Будівельні матеріали" обліковуються будівельні матеріали, що придбані за рахунок коштів, призначених на капітальне будівництво, і використовуються у процесі виконання будівельних та монтажних робіт. До них належать:
1) силікатні матеріали (цемент, пісок, гравій, вапно, камінь, цегла, черепиця); лісові матеріали (ліс круглий, пиломатеріали, фанера і т. ін.); будівельний метал (залізо, жерсть, сталь, цинк листовий і т. ін.); металовироби (цвяхи, гайки, болти, залізні вироби і т. ін.);
2) санітарно-технічні матеріали (крани, муфти, трійники і т. ін.); електротехнічні матеріали (кабель, лампи, патрони, ролики, шнур, провід, запобіжники, ізолятори тощо); хімічно-москательні (фарба, оліфа, толь і т. ін.) та інші аналогічні матеріали.
На цьому ж субрахунку в підсобних сільських господарствах обліковується посадковий матеріал, придбаний за рахунок капітальних вкладень для закладання садів, ягідників, виноградників тощо.
На субрахунку 205 "Інші виробничі запаси" обліковуються усі інші запаси, які використовуються для науково-дослідних робіт за господарськими договорами та капітального будівництва і не увійшли до субрахунків 201—204.
На суму придбаних запасів дебетується субрахунок рахунка 20 "Виробничі запаси" і кредитується відповідний субрахунок рахунків класу 3 "Кошти, розрахунки та інші активи" або класу 6 "Поточні зобов'язання". За використаними запасами кредитується субрахунок рахунка 20 і дебетується відповідний субрахунок рахунків класу 8 "Витрати".
На рахунку 23 "Матеріали і продукти харчування" обліковують різні матеріальні цінності і продукти харчування, що знаходяться в установах, за їх предметною характеристикою, незалежно від коду економічної класифікації видатків, за рахунок якого вони були придбані. Цей рахунок поділяється на такі субрахунки:
231 "Матеріали для учбових, наукових та інших цілей";
232 "Продукти харчування";
233 "Медикаменти і перев'язувальні засоби";
234 "Господарські матеріали і канцелярське приладдя";
235 "Паливо, пальне і мастильні матеріали";
236 "Тара";
237 "Матеріали в дорозі";
238 "Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання";
239 "Інші матеріали".
На субрахунку 231 "Матеріали для учбових, наукових та інших цілей" обліковуються реактиви і хімікати, скло і хімпосуд, метали, електроматеріали і радіо матеріали, радіолампи, фото приладдя, папір, призначений для видання навчальних програм, посібників та наукових робіт, піддослідні тварини та інші матеріали для навчальної мсти і науково-дослідних робіт, а також дорогоцінні та інші метали для протезування.
Облік дорого піших металів для протезування ведеться відповідно до "Положення про порядок збирання і здавання відходів і брухту дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння", затвердженого спільним наказом МФУ, МЕУ, ДКУ з матеріальних ресурсів, НБУ, ДКУ з рідкісних, дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння від 23.06.1994 р. № 54/11/161-91/15 та зареєстрованого у МФУ 09.07.1994 р. за № 158/367.
На субрахунку 232 "Продукти харчування" обліковуються продукти харчування в установах, у кошторисах яких передбачено асигнування за кодом економічної класифікації видатків 1133 "Продукти харчування".
На субрахунку 233 "Медикаменти і перев'язувальні засоби" обліковують медикаменти, бактерицидні препарати, сироватки, вакцини, кров та перев'язувальні засоби в лікарнях, лікувально-профілактичних, лікувально-ветеринарних та інших закладах, у кошторисах яких передбачено асигнування за кодом економічної класифікації видатків 1132 "Медикаменти та перев'язувальні матеріали". На цьому субрахунку також обліковують допоміжні та аптекарські матеріали у лікувальних закладах, які мають свої аптеки.
На субрахунку 234 "Господарські матеріали і канцелярське приладдя" обліковують господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб установ (електричні лампи, мило, щітки та ін.), будівельні матеріали для поточного ремонту. Тут обліковують медикаменти і перев'язувальні засоби установ, у кошторисах яких асигнування на цю мету передбачаються за кодом економічної класифікації видатків 1131 "Предмети, матеріали, обладнання та інвентар".
На субрахунку 235 "Паливо, горючі і мастильні матеріали" обліковуються всі види палива, пального і мастильних матеріалів, що знаходяться на складах або в коморах (дрова, вугілля, торф, бензин, гас, мазут, автол та ін.), а також безпосередньо у матеріально відповідальних осіб.
На субрахунку 236 "Тара" обліковують поворотну тару, обмінну тару (бочки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки і т. ін.), як порожню, так і ту, що вмішує матеріальні цінності.
На субрахунку 237 "Матеріали в дорозі" обліковують матеріали, оплачені установами за поставками, які не надійшли до кінця місяця на склад і за якими надійшли транспортні документи, а також матеріали, одержані на склади груп централізованого постачання і не розподілені за установами. При надходженні матеріалів вони розписуються за субрахунками.
На субрахунку 238 "Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання" обліковують запасні частини, призначені для ремонту і заміни спрацьованих частин машин (медичних, електронно-обчислювальних та ін.), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів (мотори, автомобільні шини, включаючи покришки, камери і обідні стрічки тощо), що не обліковуються на субрахунку 105 "Транспортні засоби".
На субрахунку 239 "Інші матеріали" обліковують сіно, овес, інші види кормів і фуражу для худоби та інших тварин, а також насіння, добрива й інші матеріали.
За дебетом субрахунків рахунка 23 "Матеріали і продукти харчування" обліковують матеріали і продукти харчування, придбані установою, у кореспонденції з кредитом відповідного субрахунку рахунків класу 3 "Кошти, розрахунки та інші активи" або класу 6 "Поточні зобов'язання". За кредитом субрахунків рахунка 23 здійснюють списання матеріалів і продуктів харчування на дебет відповідного субрахунку рахунків класу 8 "Витрати" (табл. 6.1).
Облік операцій з витрачання матеріалів, крім продуктів харчування, ведуть у накопичувальній відомості з витрачання матеріалів т.ф. № 396 (меморіальний ордер № 13). Записи у цю відомість здійснюють за кожним документом зокрема у розрізі субрахунків. Після закінчення місяця підсумки субрахунків переносять до книги Журнал-головна.
Таблиця 6.1. Господарські операції з обліку руху матеріальних цінностей бюджетних установ
Зміст господарської операції | Кореспондуючі субрахунки | ||||
Дт | Кт | ||||
1 | 2 | 3 | |||
1. Одержано від постачальників (за кошти загального фонду): будівельні матеріали обладнання для монтажу господарські матеріали на суму ПДВ | 204 202 234 801,802 | 631 631 675 631,675 | |||
2. Оприбутковано лишки будівельних матеріалів, виявлені при проведенні інвентаризації | 204 | 711 | |||
3. Придбано спеціальне обладнання для виконання науково-дослідної роботи за договірною темою. Обладнання надійшло на склад. Рахунок оплачено з реєстраційного рахунка спеціальних коштів: на купівельну вартість (без ПДВ) на суму ПДВ, включену в податковий кредит на суму ПДВ, не включену в податковий кредит | 203 641 811-813 | 364, 675 364,675 364, 675 | |||
4. Спеціальне обладнання для виконання договірних науково-дослідних робіт передано зі складу в лабораторію (науковому підрозділу) | 823 | 203 | |||
5. Після закінчення науково-дослідної роботи за договором спеціальне обладнання за згодою замовника залишено в установі для використання за призначенням (оцінено за цінами можливого використання) і прибуткується: а) у складі основних засобів залишкова вартість одночасно другий запис сума зносу (за розрахунками) б) у складі малоцінних та швидкозношуваних предметів одночасно другий запис в) у складі матеріалів для наукових досліджень | 104 811 104 221 811 231 | 711 401 131 711 411 711 | |||
6. Списано використані на капітальне будівництво господарським способом за рахунок державних асигнувань: будівельні матеріали обладнання до установки | 801 801 | 204 202 | |||
7. Частина виробів навчальної майстерні, передана на склад для використання на власні потреби установи | 231 | 241 | |||
8. Передано для власного використання м'ясо, отримане від забою тварин у підсобному сільському господарстві | 232 | 251 | |||
9. Одержано продукти харчування, оплачені за рахунок коштів державного фінансування з реєстраційного рахунка: вартість без ПДВ на суму ПДВ | 232 801 | 361 361 | |||
10. Списано господарські матеріали, витрачені на основну статутну діяльність установи | 801,802 | 234 | |||
11. Списано продукти харчування, витрачені відповідно до кошторису бюджетної установи | 801, 802 | 232 | |||
12. Списано нестачу продуктів харчування у межах норм природних втрат | 801,802 | 232 | |||
13. Списано різні господарські матеріали, витрачені: на роботу навчальної майстерні за договорами про науково-дослідні роботи | 821 823 | 234 234 | |||
14. Надійшли на склад матеріали для учбових цілей, закуплені в централізованому порядку установою-закупником | 231 | 683, 684 | |||
6.8. Облік продуктів харчування у медичних закладах
6.9. Облік тварин на вирощуванні і відгодівлі
6.10. Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів
6.11. Інвентаризація матеріальних запасів та відображення в обліку її результатів
РОЗДІЛ 7. Облік доходів і видатків спеціального фонду
7.1. Склад, класифікація і завдання обліку коштів спеціального фонду
7.2. Облік коштів, одержаних як плата за послуги
7.3. Облік сум за дорученнями та інших благодійних надходжень
7.4. Облік інших власних надходжень та інших доходів бюджетних установ