Організація і методика аудиту - Кулаковська Л.П. - Виправлення помилок і поверненні даних на обробку

Для виявлення помилок, допущених при підготовці даних, можуть бути використані різноманітні програмні засоби редагування або перевірки:

♦ тести контролю правильності розміщення символів (призначені для перевірки вхідних даних і визначення правильності розміщення цифр у числових полях, а також букв у символьних полях);

♦ тести контролю правильності знаку (забезпечують перевірку даних за полями на відповідність знакам "+" і"-");

♦ тести контролю пропусків (дають змогу перевірити поля з метою виявлення порожніх місць);

♦ тести контролю послідовності (слугують для перевірки документів за порядковими номерами, коли послідовність їх розміщення важлива для обробки. Ця процедура допомагає також виявити відсутні документи в пронумерованих рядах);

♦ тести контролю за діапазоном значень і розуміння результатів (є автоматизованими процедурами, що показують, чи виходять значення даних за встановлені межі. Наприклад, програма розрахунку заробітної плати може містити тест контролю по діапазону, що мітить і відкидає записи відпрацьованого за тиждень часу, чи не перевищує він 40 год. Цей тест — різновид сканування, загальної аудиторської процедури, що передбачає аналіз даних для виявлення незвичних фактів, які можуть бути помилкою).

Виправлення помилок і поверненні даних на обробку

Помилки — предмет особливого контролю. Зазвичай обчислювальний відділ відповідає тільки за коригування власних помилок (помилки підготовки даних).

Помилки інших видів, викликані, наприклад, неправильним кодуванням, повинні бути передані на виправлення. У зв'язку з цим корисно організувати в групі контролю облік причин, місць виникнення помилок і заходів щодо їх усунення. Без належного нагляду процес виправлення помилок сам може стати їх джерелом.

Контроль процесу обробки дає певні гарантії того, що дані будуть оброблені без пропусків або повторів операцій. Більшість процедур контролю процесу обробки ідентичні процедурам контролю вхідних даних.

Послідовно контрольне підсумовування забезпечує перевірку даних при їх переміщенні з одного відділу в інший або від однієї програми опрацювання до іншої. Підсумовування називається послідовним, оскільки воно проводиться над тими самими даними після кожного етапу опрацювання. Підсумовувати можна кількості записів пакета, платежі або весь масив даних. Отримані суми передають на такий етап для порівняння з його контрольними сумами.

Усі контрольні суми кількості записів, платежів, усього масиву даних і т. ін.. одержані в процесі обробки, роздруковуються у вигляді звіту. Така процедура дозволяє виявити втрату або дублювання даних. Наприклад, контрольна сума балансів дебіторських рахунків у попередній версії головного файла плюс контрольна сума з обсягу продаж у кредит у поточній версії повинні дорівнювати контрольній сумі балансів наприкінці поточного процесу обробки.

Контроль файлів і операторів

Правильне використання файлів забезпечують етикетки і внутрішні мітки. Програмні засоби повинні формувати "часопис обліку" команд, що вводяться операторами, часу і статистики використання прикладних програм. Дані цього часопису повинні аналізувати контролери.

Тести контролю діапазону значень і розуміння результатів. Ці тести повинні виключати виникнення нелогічних випадків, що ведуть, наприклад, до одержання суми амортизації основних засобів, яка перевищує їх вартість, або негативної кількості товарних запасів. Такі стани повинні приводити до виведення повідомлень про помилку. У процесі обробки можуть бути використані й інші логічні і контрольні тести, описані вище.

Процедури контролю вихідних даних. Контроль вихідних даних — це завершальний етап перевірки правильності результатів комп'ютерної обробки. Процедури контролю на цьому етапі забезпечують виведення звітності й доступ до файлів тільки уповноваженим особам. Нижче наведено типові процедури контролю вихідних даних.

Контрольне підсумовування. Контрольні суми вихідних даних порівнюють або звіряють із результатами послідовного підсумовування протягом усього процесу обробки.

Внесення змін у головні файли. З метою запобігання поширенню перекручень докладний звіт про внесені зміни повинен бути поданий у той відділ-користувач, з ініціативи якого ці зміни були внесені. Наприклад, помилкова зміна продажних цін може призвести до неправильної оцінки всіх торгових угод. Правильність даних гарантує звірка комп'ютерних звітів про внесені зміни з вихідними документами.

Розподіл вихідних даних. Вихідні дані, що генеруються системою, повинні надходити тільки до уповноважених осіб. Тиражування звітів має бути суворо обмеженим.

Аудитор для одержання аудиторських доказів застосовує певні процедури. В основному це тестування, перевірка, спостереження, опитування, підтвердження, підрахунки, аналітичні процедури. Використання методик автоматизованого аудиту може підвищити ефективність аудиторських процедур.

Наприклад, існує три підходи до комп'ютерного тестування, якими можуть користуватися аудитори:

♦ відбір за допомогою комп'ютера певних операцій для їх подальшої перевірки вручну;

♦ перевірка системи внутрішнього контролю за допомогою імітаційних даних;

♦ перевірка системи внутрішнього контролю за допомогою реальних даних, оброблених аудиторськими програмними засобами.

Аудиторські програмні засоби (АПЗ) загального призначення являють собою набір процедур, які дають змогу здійснювати різноманітні маніпуляції (зчитування, обчислення і т. ін.) з машинозчитуваними записами. АПЗ, таким чином, забезпечують аудиторам одержання недоступних іншим способом фактичних даних.

Таблиця 7.2

Процедури і методи аудиторського контролю складних комп'ютерних систем

Виконання бухгалтерських операцій у комп'ютерній системі приводить до збору та генерування великих масивів даних, що існують зазвичай тільки в машинозчитувальній формі. У цьому разі аудиторські програмні засоби (АПЗ) забезпечують доступ до даних та їх перетворення у формат, необхідний для перевірки. АПЗ можна використовувати для виконання аудиторських завдань шести основних типів.

Перевірка та аналіз записів на основі аудиторських критеріїв із метою визначення якості, повноти, спроможності і слушності. Ця процедура являє собою комп'ютерну версію операції сканування записів на предмет виявлення випадків їх невідповідності аудиторським критеріям. Наприклад, можна виконати сканування: а) залишків по рахунках дебіторів для виявлення випадків перевищення граничного розміру кредиту; б) даних про запаси для виявлення негативних або невиправдано великих залишків; в) файлів сум виплаченої заробітної плати для виявлення випадків нарахування заробітної плати звільненим робітникам.

Операцію тестування розрахунків і виконання перерахунку комп'ютер виконує швидше і з більш високою точністю, ніж розрахунок вручну. АПЗ можна використовувати для тестування точності розрахунків і виконання аналітичних процедур оцінки правильності сальдо рахунків. Як приклади можна навести: а) перерахунок сум вартості по кожній статті запасів; б) розрахунок контрольних сум файлу; в) зіставлення кошторисних, нормативних даних і даних за попередній рік із даними поточного року.

Зіставлення даних різноманітних файлів для визначення узгодженості сумісних даних. У випадках розбіжності дані можна роздрукувати для вивчення і звірки. Зіставляють, наприклад: а) записи сум виплаченої заробітної плати із записами з обліку робітників; б) дані про запаси поточного і попередніх періодів із даними про операції купівлі-продажу; в) дані по оплачених рахунках-фактурах із даними про витрати попередніх періодів, із даними про операції купівлі-продажу; г) дані по оплачених рахунках-фактурах із даними про витрати.

Розмітка і друк аудиторських вибірок із використанням статистичних або оціночних критеріїв для виконання немашинних аудиторських процедур. Окремі дані вибірок можна роздрукувати для включення до робочої аудиторської документації або роздрукувати в спеціальному форматі, наприклад, у вигляді запитів на підтвердження. Процедуру вибірки виконують зокрема: а) для документального підтвердження залишків по рахунках дебіторів; б) для документального підтвердження приросту основних засобів або їх продажу; в) для контролю запасів тощо.

Зіставлення фактичних даних немашинних аудиторських процедур із записами в системі бухгалтерського обліку є більш ефективним при використанні АПЗ.

Підсумовування, повторне впорядкування і переформатування даних здійснюється по-різному. Використання АПЗ: а) підготувати пробні баланси Головної книги; б) для полегшення контролю змінити послідовність розміщення в обліковому реєстрі статей запасів; в) підсумувати дані про обіг запасів для аналізу їх старіння.

Фактичні дані перетворюють у машинозчитувану форму, а потім порівнюють із записами у файлах підприємства, що перевіряється, або аудиторських файлах. Зокрема зіставляють: а) дані контрольного підрахунку запасів із даними регістрів безперервного обліку; б) скориговані залишки по рахунках дебіторів з аудиторським файлом залишків по бухгалтерських книгах тощо.