Туристичний бізнес - Мальська М.П. - 7.2.2. Функція менеджменту "організація"

Сам термін "організація" в менеджменті вживається у двох значеннях. У першому з них під організацією розуміється підприємство, відомство, а в другому - функція організації людської діяльності. В принципі, друге значення обов'язково розглядається в контексті з першим, бо організація будь-якої людської діяльності залежить від структурної побудови підприємства. Розглянемо поняття "організації" за першим його значенням.

Організація - соціальне утворення, що об'єднує багато людей, діяльність яких має певну суспільно корисну мету й певним чином координується. В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називаються підприємствами.

Організації поділяються на формальні та неформальні. У формальних діяльність людей організовується свідомо й регламентується певними законами, наказами, обов'язками і т. ін. Неформальні організації виникають і функціонують спонтанно.

Організація ї системою, до якої входять керуюча й керована підсистеми, між якими існує прямий та зворотній зв'язок.

До загальних рис організації належать:

- наявність ресурсів (людських, матеріальних, технологічних, фінансових, інформаційних);

- залежність від зовнішнього середовища (економічних умов, законів, конкурентів тощо);

- наявність поділу праці (горизонтального й вертикального);

- наявність певної структурної побудови і необхідності управління;

- здійснення певних видів діяльності у відповідності з накресленими цілями.

Будь-яка організація має внутрішнє і зовнішнє середовище. Внутрішнє складають цілі, завдання, технологія та структура організації.

Цілі - очікувані кінцеві результати діяльності організації на певному проміжку часу.

Завдання - види робіт з предметами праці, людьми та інформацією, які необхідно виконати певним способом у відповідні терміни.

Технологія - засіб перетворення вхідних елементів організації у вихідні.

Структура - рівні управління й види робіт (функціональні обов'язки), які виконують служби або підрозділи.

Зовнішнє середовище організації складають законодавчі акти, постачальники, споживачі, конкуренти, система економічних відносин у державі, міжнародні події, науково-технічний прогрес тощо.

У процесі управління організаціями необхідно враховувати стан її внутрішнього й зовнішнього середовища.

Структурна побудова організацій та особливості дії в них функції "організація"

Структурна побудова організацій - це їх поділ на підрозділи відповідно до цілей та стратегії. Залежно від того, як уже зазначалося вище, якою буде ця структурна побудова, матиме свою специфіку й функція "організація".

Вона буде за функцією планування і дає відповідь на запитання: хто і як буде реалізовувати план дій?

Функція організації полягає в забезпеченні діяльності підприємства (організації) шляхом координації дій трудового колективу, враховуючи наявну формальну та неформальну її складові, формуючи корпоративний дух підприємства. В центрі уваги при цьому менеджмент ставить людину.

Здійснюючи організаційну діяльність, менеджер діє в умовах складної структури підприємства, головними компонентами якої є: а) формальна організація; б) неформальна організація; в) працівник; г) трудовий колектив; д) корпорація (рис.7.2).

Розглянемо кожний із компонентів структури організації. Формальна організація. У специфічному розумінні - це каркас для розміщення окремих працівників, керівників всіх рівнів. Будь-яка формальна організація має свою структуру управління, під якою слід розуміти упорядковану сукупність органів (підрозділів), що дозволяють управляти організацією та взаємовідносинами в ній.

В ієрархічній побудові ті рівні управління, які відображають виробничо-господарську структуру організації, утворюють лінійну структуру управління. Необхідність опрацювання інформації, встановлення зв'язків обумовили створення функціональних служб, тобто штабів у системі управління, а ті в свою чергу - функціональної структури управління. Саме сукупність лінійних та функціональних органів складає формальну організаційну структуру управління підприємством.

Крім двох основних організаційних структур управління - лінійної та функціональної - існує ще кілька їхніх видів, які є комбінацією двох перших.

Лінійна структура управління створюється на основі побудови управління тільки із взаємопідлеглих елементів, у вигляді ієрархічної драбини. Ланки кожного низового рівня перебувають у безпосередній лінійній підлеглості керівнику наступного, більш високого рівня. Кожний працівник підлеглий та підзвітний тільки одному керівнику, і тому пов'язаний з вищестоящим підрозділом підприємства тільки через нього. Таким чином, в апараті підприємства створюється ієрархія підлеглості та відповідальності, що є за лінійної структури єдиним та домінуючим типом організаційних відносин.

Лінійна структура підприємства формується за принципом єдиноначальності, коли одна особа сконцентровує у своїх руках керівництво всіма операціями, які мають єдину мету, і єдність розпорядництва - тобто передачі обов'язкових для виконання команд кожній з ланок одного рівня тільки від одного керівника.

Лінійний керівник кожної зі структурних ланок відповідає за принципом єдиноначальності за весь обсяг діяльності підлеглого йому підрозділу і поряд із загальним керівництвом здійснює виконання всіх функцій управління на об'єкті, який йому доручено (рис. 7.3). Це веде до централізації повноважень щодо прийняття стратегічних та поточних рішень. Інформація при цьому передається тільки за двома взаємопов'язаними напрямами - згори вниз та знизу вверх вгору з управлінською ієрархією, без охоплення горизонтальних комунікацій.

Лінійна структура є логічно найбільш стрункою та формально вираженою, але разом з тим найменш гнучкою. її застосування доцільне тоді, коли коло вирішуваних завдань мале, і вони не дуже складні. Тому така структура орієнтує керівників в основному на вирішення оперативних питань та на отримання поточних ефектів. Як правило, вона чітко функціонує при стабільних завданнях, виконанні повторюваних операцій, але важко пристосовується до нових цілей. Головний недолік - слабка координація ланок, підлеглих одному керівнику, а також те, що він має бути компетентним в усіх питаннях роботи підлеглих йому підрозділів.

Схематично її можна представити так, як це показано на рис. 7.3.

Функціональна структура управління підприємства будується на основі поділу управлінської праці, сутність якої полягає в тому, що кожна ланка цієї системи управління здійснює певну функцію.

Функціональна спеціалізація значно підвищує ефективність діяльності підприємства. Замість універсальних керівників з'являються фахівці, компетентні у своїй сфері, які мають штат співпрацівників, що відповідають за доручену ділянку роботи. За такої структури функціональні керівники спеціалізуються на виконанні окремих функцій управління: один відповідає за планування, інший за збут, третій за бухгалтерський облік тощо. Керівні вказівки стають більш кваліфікованими, але порушується принцип єдності розпорядництва, оскільки нижчестоящі ланки не знають, чиї розпорядження виконувати в першу чергу, а також як їх узгоджувати між собою. Функціональна структура управління сприяє кращому вирішенню окремих завдань, водночас вона розриває управлінський процес, єдиний за своєю природою. Недоліки функціональних структур виявляються особливо тоді, коли вирішуються питання перспективного розвитку організації.

Схематично її можна представити так, як це показано на рис. 7.4.

Спроба уникнути недоліків лінійної та функціональної структур привела до виникнення комбінованих структур управління, серед яких найбільшого поширення набули лінійно-функціональні, лінійно-штабні, матричні та дивізійні.

На практиці найбільш поширена організаційна структура, яка має назву лінійно-функціональної, (або лінійно-штабної). Вона є поєднанням лінійного та функціонального управління. Вперше лінійно-функціональні структури запропонував А. Файоль, взявши за основу лінійну структуру. Функціональні служби мали призначатися для вивчення відповідних проблем з метою надання допомоги лінійному керівництву при прийнятті рішень. Необхідність у допомозі фахівців може виникнути на будь-якому рівні управління.

Лінійно-функціональна структура забезпечує новий поділ праці, за якого лінійні ланки управління покликані приймати рішення та розпоряджатися, а функціональні - консультувати, інформувати, планувати, тобто збирати інформацію, яка може допомогти лінійному керівнику при прийнятті рішень. При цьому зв'язки "керівник - підлеглий" будуються за ієрархічною лінією так, щоб кожен працівник був підзвітний тільки одній особі. Керівники функціональних підрозділів здійснюють методичне керівництво реалізацією функцій управління та впливають на підрозділи за формальної відсутності розпорядницьких прав. Штаби готують кваліфіковані управлінські рішення, але затверджує та передає їх на нижчі рівні лінійний керівник.

Лінійно-функціональні структури тривалий час мали домінуюче значення при побудові організаційних структур управління підприємствами і установами. Вони особливо ефективні для підприємств, які функціонують у стабільному режимі, рівномірно розвиваються, не відчувають значних впливів навколишнього середовища. Горизонтальні зв'язки в таких випадках встановлюються на відносно тривалий час і їх регулювання не потребує додаткових втручань вищестоящих органів управління. Однак у разі появи нових нестандартних проблем, значна частина яких потребує прийняття творчих рішень (спільними зусиллями фахівців різних підрозділів), порушується стабільність функціонування системи управління. У разі їх виникнення з'являється необхідність перерозподілити горизонтальні зв'язки або знову їх сформувати. В умовах трансформації економіки принципове значення має гнучка і динамічна система міжфункціональної координації та підпорядкування різнорідних зусиль окремих ланок для досягнення конкретної мети. При вирішенні проблемних завдань функціонування організації (пов'язаних з переорієнтацією цілей або зміною шляхів їх досягнення) лінійно-функціональна структура управління стає неефективною.

У лінійно-штабній структурі при лінійних керівниках створюються штаби (служби), які спеціалізуються на виконанні певних управлінських функцій (робіт). Вони не володіють правами прийняття управлінських рішень, а лише сприяють їх розробці. Таке право залишається за лінійним менеджером. Недоліком цієї структури є тенденція до збільшення працівників штабних служб.

Чим характеризується функція організації діяльності при даній структурі управління? Лінійні та функціональні керівники можуть узгоджувати свої дії та рішення. Узгоджене рішення доводиться до нижчого щабля управління тільки за згодою та від імені вищого лінійного керівника. Функціональні служби вищого щабля не мають права віддати розпорядження нижчим без відома лінійного керівника даного рівня (крім випадків методологічного характеру, консультацій, роз'яснень тощо).

Матрична структура управління має місце тоді, коли підприємство виготовляє продукцію, однорідну за своїм призначенням, але з різними технологічними параметрами. Як правило, вона потребує розробки окремих проектів. Для цього на підприємствах утворюють спеціальні відділи, які концентрують свої зусилля на розв'язанні конкретних завдань. Члени проектних груп підпорядковуються як керівнику проекту, так і керівництву тих функціональних відділів, де вони працюють постійно.

Дивізійна структура управління передбачає поділ підприємства на окремі секції (дивізії), кожна з яких займається виготовленням окремих видів продукції, часто абсолютно різнорідних. Тобто підприємство поділяється на дрібніші підприємства. Як правило, такий поділ існує на великих фірмах. За таких умов кожне утворене підприємство несе власну відповідальність за прибуток, виробництво й реалізацію своєї продукції тощо. Одним із основних завдань керівництва такими організаціями є гармонізація інтересів всього підприємства з інтересами окремих її сателітів.

Структурування в таких організаціях відбувається не за функціональною, а за об'єктною (предметною) ознакою.

Отже, всі розглянуті вище організаційні структури управління мають свої конкретні умови застосування та характеризуються позитивними й негативними тенденціями.