Державний фінансовий контроль - Гуцаленко Л.В. - 4.3. Організація, виконання, документування результатів і формування матеріалів контрольних заходів. Порядок їх опрацювання й виконання

У Стандарті ДФК-3 "Організація та виконання контрольних заходів" - описано основні засади організації та виконання суб'єктами державного фінансового контролю контрольних заходів відповідно до повноважень, встановлених для цих суб'єктів законодавством України.

Положення-Стандарт-3 суб'єкти державного фінансового контролю застосовують на наступних етапах організації та виконання контрольних заходів:

o під час підготовки до проведення контрольних заходів;

o в момент оформлення офіційних розпорядчих документів, що надають право службовим особам суб'єктів ДФК проводити контрольні заходи;

o під час ознайомлення з цими документами керівників суб'єктів господарювання;

o в період безпосереднього проведення контрольних заходів. Міністерства та інші центральні органи виконавчої влади (кожен власними силами) розробляють внутрішні нормативно-правові акти з організації і виконання суб'єктами ДФК контрольних заходів, котрі затверджує керівник міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

У Стандарті - 3 використовують терміни, що мають такі значення:

o планові контрольні заходи - це контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів суб'єктів державного фінансового контролю.

o позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів суб'єктів державного фінансового контролю і здійснюються в межах їх компетенції та повноважень за дорученням ініціаторів контрольних заходів і зверненнями органів державної влади ( в тому числі правоохоронних органів) й органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання і громадян.

Підготовка до контрольних заходів розпочинається з моменту набуття службовими особами суб'єктів ДФК права на виконання контрольних заходів в суб'єкта господарювання у плановому чи позаплановому порядку.

В процесі документальної підготовки службових осіб суб'єкта ДФК, що передує безпосередньому виконанню контрольних заходів, необхідно:

o вивчити нормативно-правову базу, що регламентує діяльність суб'єкта господарювання, зібрати інформацію у відповідних фінансових органах та органах державного казначейства України про обсяги і напрями бюджетного фінансування тощо;

o скласти програми контрольного заходу, яка забезпечує повне розкриття теми контролю, та затвердити її у встановленому порядку суб'єктом державного фінансового контролю;

o у встановлених законодавством випадках та відповідно до визначеного порядку - інформувати керівництво суб'єкта господарювання про намір проведення контрольних заходів. Керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої

влади надають службовим особам суб'єктів ДФК право на проведення контрольних заходів безпосередньо в суб'єкта господарювання шляхом оформлення відповідних офіційних розпорядчих документів. Міністерства та інші центральні органи виконавчої влади форму цих документів розробляють і затверджують самостійно із врахуванням вимог стандарту-3.

Офіційні розпорядчі документи на проведення контрольних заходів складають на паперових носіях і вони містять такі обов'язкові реквізити:

o назву міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

o назву документа (посвідчення, розпорядження, доручення тощо);

o дату і номер;

o посаду, прізвище, ім'я і по батькові службової особи суб'єкта державного фінансового контролю, уповноваженої на проведення контрольного заходу;

o підставу для проведення контрольного заходу;

o тему контрольного заходу;

o зазначення суб'єкта господарювання, де буде проводитись контрольний захід;

o період діяльності суб'єкта господарювання, який охоплюється контролем;

o термін початку і закінчення контрольного заходу;

o посаду, прізвище, ім'я і по батькові та підпис керівника міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади або уповноваженої особи, що видала офіційний розпорядчий документ. Виконання контрольних заходів службові особи суб'єкта ДФК

розпочинають із повідомлення керівництва суб'єктів господарювання про ці заходи. Службові особи суб'єктів ДФК зобов'язані пред'явити керівництву суб'єкта господарювання свої особові посвідчення та належним чином оформлені на їх ім'я офіційні розпорядчі документи на проведення певних контрольних заходів.

У випадку, якщо у встановлений день початку проведення контрольних заходів неможливо ознайомити керівництво суб'єкта господарювання з офіційними розпорядчими документами на проведення контрольних заходів, то службові особи невідкладно інформують про це керівника суб'єкта ДФК, який приймає відповідне рішення.

Контрольні заходи проводяться службовими особами суб'єктів ДФК у встановленому офіційними розпорядчими документами терміни та в сукупності способів і методичних прийомів фінансового контролю, що повністю забезпечують розкриття теми контрольних заходів.

Термін проведення контрольних заходів, як правило, не може перевищувати 30 робочих днів.

У деяких випадках, за рішенням керівника міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади або уповноваженої особи, що видала офіційний розпорядчий документ, установлений офіційним розпорядчим документом термін проведення контрольного заходу може змінюватися.

Службова особа суб'єкта ДФК зобов'язана проінформувати про зміну терміну проведення контрольного заходу керівництво суб'єкта господарювання та пред'явити належним чином оформлений розпорядчий документ, що засвідчує цю зміну.

Службові особи суб'єктів ДФК мають право брати пояснення в посадових осіб суб'єкта господарювання за встановленими контрольними заходами фактами фінансово-господарської діяльності.

За один робочий день до закінчення встановленого терміну проведення контрольних заходів, як правило службові особи суб'єктів ДФК повинні подати керівнику та посадовим особам, відповідальним за фінансову діяльність суб'єкта господарювання, на ознайомлення і підпис результати контрольного заходу, оформлені за встановленою формою та відповідно до вимог Стандарту-4 "Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання і використання" z 0759-02).

Стандарт-4 встановлює загальні обов'язкові норми документування суб'єктами ДФК результатів контрольних заходів і їх опрацювання і використання.

Документування результатів та оформлення матеріалів контрольних заходів здійснюються з метою надання власникові та іншим визначеним законодавством користувачам, у тому числі ініціаторам контрольних заходів, суттєвої, повної і достовірної інформації про результати контрольних заходів, які проводилися у певного суб'єкта господарювання.

У Стандарті-4 використовуються терміни, що мають такі значення:

Документування результатів контрольного заходу - формування масиву документально зафіксованої інформації констатувального та аналітичного характеру про організаційно-правову та фінансово-господарську діяльність суб'єкта господарювання, де проводились контрольні заходи, який має забезпечувати розкриття теми контрольного заходу.

Матеріали контрольного заходу - це сформована група документів, складених за результатами контрольного заходу, та інформація про вжиті за його підсумками заходи суб'єктом господарювання, у якого вони проводилися, та/або відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади.

Документування результатів контрольних заходів за змістом і формою складається з робочих, офіційних, додаткових та супровідних документів.

Робоча документація складена за результатами контрольних заходів - це допоміжні неофіційні записи, в яких службова особа, що здійснює контрольний захід, фіксує отриману в його процесі інформацію. Робоча документація може бути оформлена у вигляді простих записів, таблиць та угрупувань цифрових чи інших даних та їх аналізом тощо.

Робоча документація складається за темою контрольного заходу і може містити всі або окремі опрацьовані та задокументовані результати досліджень службової особи, яка здійснює контрольний захід, й має сприяти забезпеченню складання офіційної документації.

Особа, що безпосередньо склала робочу документацію, після закінчення контрольного заходу знищує цю документацію, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність її зберігання.

Офіційна документація - це документація, що складена за результатами контрольних заходів і є основною частиною матеріалів контрольних заходів та об'єднує обов'язкові для складання документи. До офіційної документації належать: акти, довідки та протоколи.

Суб'єкти ДФК самостійно встановлюють критерії формування структури офіційної документації, дотримуючись уніфікованого підходу, що полягає в умовному поділі документа на такі частини:

o вступну, в якій повністю або частково зазначаються наступні

дані: підстава для здійснення контрольного заходу; тема контрольного заходу; назва суб'єкта господарювання, на якому здійснювався контрольний захід; місце його розташування та загальні відомості про нього; дати початку і закінчення контрольного заходу; період, який підлягає дослідженню в процесі контрольного заходу; перелік посадових осіб, що його здійснювали;

o констатуючу, в якій зазначається зміст, характер та результати контрольного заходу. Констатуюча частина може бути поділена на тематичні розділи за окремими напрямами або процесами контрольного заходу.

Додаткова документація - це документація, що складена за результатами контрольних заходів і є невід'ємною частиною матеріалів контрольних заходів та оформлена як додатки (частіше всього у вигляді зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо), інформація, що підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовані в офіційній документації.

Службова особа, що здійснює контрольний захід, самостійно визначає зміст і форму викладення додаткової документації.

Супровідна документація - це документація, що складена за результатами контрольних заходів і може бути:

o офіційною (листування з органами державної влади та органами місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання і громадянами з питань, що стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу);

o неофіційною (внутрішні документи суб'єктів ДФК щодо розгляду або оцінки результатів контрольних заходів). Супровідна документація, що визнана офіційною, є невід'ємною

частиною матеріалів контрольних заходів.

Під час складання офіційної та супровідної документації варто дотримуватись таких принципів викладання інформації:

o об'єктивність і обґрунтованість;

o лаконічність, чіткість, вичерпність і системність;

o ясність і доступність;

o недопущення викладання інформації, що не стосується діяльності суб'єкта господарювання, у якого проводиться контрольний захід, або інформації, одержаної не за результатами контрольних заходів, у тому числі з матеріалів правоохоронних органів. Загальною вимогою щодо оформлення офіційної та супровідної, що має офіційний характер, документації, складеної за результатами контрольних заходів, є зазначення обов'язкових реквізитів: назви міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади; назви виду документа; дати; номера; місця складання; тексту; позначки про наявність додатків; підпису (підписів) уповноважених осіб.

Матеріали контрольного заходу є повною або частковою сукупністю офіційної, додаткової та супровідної, що має офіційний характер, документації, складеної за результатами контрольного заходу.

Основними правилами опрацювання матеріалів контрольних заходів є:

o службова особа, яка очолює контрольний захід (керівник контрольного заходу), має детально ознайомитися з матеріалами контрольних заходів, підготовленими кожним учасником контрольного заходу та розглянути їх на предмет змісту і форми документування результатів контрольних заходів та дотримання основних принципів викладення інформації;

o за результатами розгляду керівник контрольного заходу оцінює підстави; якість розкриття теми контрольного заходу та приймає відповідне рішення щодо достатності або необхідності доопрацювання матеріалів контрольних заходів;

o про прийняте рішення керівник контрольного заходу обов'язково повідомляє його учасника (учасників) і в разі необхідності висуває вимоги (в усній або письмовій формі) щодо доопрацювання матеріалів контрольного заходу. Учасник контрольного заходу має доопрацювати матеріали контрольного заходу та у встановлений керівником термін подати їх для узагальнення.

У випадку проведення спільних контрольних заходів службовими особами суб'єктів ДФК декількох міністерств, інших центральних органів виконавчої влади або експертами з питань матеріали передаються керівнику контрольного заходу, який відповідає за узагальнення всіх матеріалів контрольних заходів.

У офіційній документації, що складається керівником контрольного заходу, відображаються матеріали контролю всіх учасників контрольного заходу або результати спільних контрольних заходів.

Матеріали контрольних заходів на одному суб'єкті господарювання, складені суб'єктами ДФК, за рішенням ініціаторів контрольних заходів можуть надаватися в порядку обміну інформацією іншим суб'єктам ДФК. Механізм надання матеріалів визначається керівником органу, що надає матеріали, із врахуванням положень звернення органу - одержувача матеріалів або відповідно до визначеного порядку взаємодії цих органів.

У випадку, коли отримані в порядку обміну інформацією матеріали контрольних заходів містять дані, які їх доповнюють і сприяють розкриттю теми власного контрольного заходу, допускається їх використання та включення до офіційної документації з обов'язковим посиланням на джерело інформації.

Основним принципом використання матеріалів контрольних заходів, що надаються в порядку обміну інформацією між органами, суб'єкти ДФК яких одночасно проводили контрольні заходи в одного суб'єкта господарювання, є дотримання конфіденційності та інші обмеження, визначені законодавством.

У випадку одночасного проведення контрольних заходів службовими особами декількох суб'єктів ДФК за умови визначення органу, що відповідає за узагальнення всіх матеріалів контрольних заходів, матеріали скеровуються даному органу в офіційному порядку із супровідною документацією.