Ділова українська мова - Горбул О.Д. - 2.4. Наказ про особовий склад

ХАРАКТЕРИСТИКА - документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Характеристика має такі реквізити:

1) назва документа;

2) прізвище, ім'я, по батькові;

3) рік народження;

4) громадянство;

5) освіта;

6) текст;

7) підпис керівної особи й печатка організації, яка видала характеристику;

8) дата складання.

Пам'ятайте, у тексті характеристики необхідно зазначати, з якого часу працює особа, як ставиться до виконання своїх службових і громадських обов'язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фаховий рівень, який авторитет має у колективі та ін.

Характеристика пред'являється під час вступу до вищих навчальних закладів, технікумів, коледжів, ліцеїв, при призначенні на керівні посади, а також для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади у науково-дослідних закладах.

У кожній правильно написаній характеристиці можна виділити чотири логічно пов'язані між собою частини.

Перша - анкетні дані. Вони йдуть за назвою документа, в них зазначають прізвище, ім'я і по батькові, громадянство, посаду, вчений ступінь і звання, освіту. їх прийнято розміщувати у стовпчик праворуч.

Друга - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на цьому підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.).

Третя - власне характеристика, в якій розглядаються ставлення до виконання своїх посадових обов'язків, підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же подаються відомості про урядові нагороди або заохочення.

Четверта - призначення характеристики.

Характеристика видається працівникові на руки або з його відома пересилається до підприємства, установи (організації), які надіслали запит на неї.

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі засвідчуються круглою гербовою печаткою.

Зразок

ХАРАКТЕРИСТИКА

Марченка Івана Петровича 1943 року народження освіта вища, головний технолог хлібокомбінату № 2 м. Києва

Іван Петрович Марченко працює на хлібокомбінаті № 2 з 1985 року. За час роботи на хлібокомбінаті закінчив заочне відділення Українського державного університету харчових технологій із 1991 року працював змінним технологом, з 2000 року - головний технолог хлібо-комбінату.

Марченко І.П. сумлінно ставиться до своїх обов'язків, постійно підвищує свій професійний рівень. Зарекомендував себе як здібний організатор під час виконання завдань керівництва.

Марченко І.П. виконує громадські доручення - профорг цеху білої випічки.

Вимогливий до себе, має повагу серед співробітників і керівництва хлібокомбінату. Нагороджений медаллю "Ветеран праці". Характеристику видано для...

Директор хлібокомбінату № 2 (підпис) А.П. Головач

10.09.2000 Печатка

Складаючи текст характеристики, не забувайте про правильний вибір слова. Коли у вас виникають труднощі в написанні, ви можете швидко відшукати потрібне слово у словнику, в правописі або довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються всі схожі випадки. Крім того, вибір слова для ділового документа має відповідати встановленим в українській літературній мові нормам, він має бути вмотивованим, тобто добирати слова тексту ділового документа слід так, щоб вони не викликали здивування, непорозуміння, обурення тощо.

Як відомо, ділове мовлення орієнтується на нейтральну загальновживану лексику української літературної мови. Вихід за межі цього загальнолітературного слововживання дозволяється лише для специфічної ділової лексики.

2.4. Наказ про особовий склад

НАКАЗ - основний розпорядчий документ. Видається керівником підприємства, установи на правах єдиноначальності і в межах його компетенції.

Розрізняють накази про особовий склад і накази із загальних питань.

У наказах, що стосуються особового складу, оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, всілякі заохочення, нагороди та стягнення.

Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить такі елементи: вступ (зазначення причини видання наказу); доведення (переказ головних фактів); висновок (виклад мети видання наказу).

Складання й оформлення наказів про особовий склад має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: Про особовий склад. Констатуюча частина може опускатися. У розпорядчій частині пункти розміщують у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо.

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує використання їх як довідкових. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що означає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку і т. ін.) і пишеться великими літерами. Великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвище, ім'я і по батькові особи, а потім викладається текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання. Наказ набирає чинності з моменту його підписання. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності. Наприклад, призначення працівника на посаду може бути виконане з першого вересня, тоді як наказ підписано 28 серпня. Якщо терміну з якоїсь причини не зазначено, то вони визначаються з моменту підписання наказу.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначати: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу; вид прийняття на роботу (на постійну - з випробувальним терміном, зі стажуванням тощо, на тимчасову - на певний термін, за сумісництвом і т. ін.); особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченим робочим днем тощо). При переведенні на іншу роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основний, додатковий, наприклад за тривалість стажу роботи на одному підприємстві; навчальний; у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю; без збереження заробітної плати, наприклад за сімейними обставинами тощо), загальну кількість робочих днів" дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

Звільняючи працівників, обов'язково зазначають дату і мотивують звільнення. Мотиви звільнення мають бути викладені стисло і чітко відповідно до чинного законодавства.

Накази про особовий склад оформляють аналогічно до наказів з основної діяльності. При цьому особлива увага приділяється візуванню, оскільки пункти наказу стосуються різних структурних підрозділів і осіб. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити із змістом наказу згаданих осіб, про що вони розписуються в оригіналі. Накази мають такі реквізити:

1) назву установи, що видає наказ;

2) назву документа;

3) місце видання наказу;

4) номер наказу;

5) дату підписання наказу;

6) заголовок;

7) текст наказу;

8) підпис керівника установи.

Зверніть увагу, що розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ, яке звичайно друкується великими літерами з нового рядка, хоча може друкуватися як закінчення констатуючої частини, наприклад: "...з метою забезпечення подальшого зберігання техніки, НАКАЗУЮ:..."

Констатуюча частина друкується на відстані трьох інтервалів від заголовка. Закреслення й виправлення під час переписування або передруковування не дозволяються.

Аналізуючи мовні засоби і прийоми творення тексту документа, не забувайте про використання стійких словосполучень, про їхню роль і місце у складі речення.

Необхідно також пам'ятати, що в писемній формі ділового мовлення переважає інфінітив. Вживаний у наказах і розпорядженнях, він надає висловленню категоричного характеру.

Примітка. Інфінітив має закінчення - ти, наприклад: здійснити, звільнити, надати. Закінчення ~ть для ділових текстів не прийнятне.

Зразок 1

МІНІСТЕРСТВО МІСЦЕВОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ

Завод нестандартного устаткування

НАКАЗ

15.09.98 № 106 м. Київ

Про особовий склад

ПРИЗНАЧИТИ:

1. Діброву Любов Григорівну на посаду касира центральної бухгалтерії з 12 жовтня ц. р. з двотижневим випробувальним терміном з окладом 90 (дев'яносто) грн. на місяць.

Підстава: заява Діброви Л.Г. з візами начальника відділу кадрів і головного бухгалтера.

2. Дригу Олександра Яковича на тимчасову роботу до адміністративно-господарського відділу на посаду сторожа з 12 жовтня ц. р. строком на два місяці з окладом 130 (сто тридцять) грн.

Підстава: заява О. Я. Дриги з візами начальника відділу кадрів і адміністративно-господарського відділу.

3. Тимченка Олександра Васильовича, майстра цеху № 3, на постійну роботу на посаду старшого майстра того ж цеху з 12 жовтня ц. р. з окладом 250 (двісті п'ятдесят) грн. на місяць.

Підстава: доповідна записка начальника цеху № 3.

НАДАТИ:

4. Голубу Петру Івановичу, економістові відділу праці І зарплати, відпустку із 13 жовтня 1998 року по 8 листопада 1998 року на 24 робочих дні за період роботи з 10 червня 1997 р. по 10 червня 1998 р.

Підстава: графік відпусток і заява ПЛ. Голуба.

ЗВІЛЬНИТИ:

5. Борисенка Юрія Володимировича, інженера цеху № 1, із займаної посади з 12 листопада 1998 р. у зв'язку з виходом на пенсію.

Підстава: заява Ю.В. Борисенка.

ДИРЕКТОР Б.Н. Костенко

Київський завод зварювального обладнання НАКАЗ

13.11.98 м. Київ № 118-К

Про особовий склад НАКАЗУЮ: ПРИЗНАЧИТИ:

Рак Валентину Іванівну на посаду касира центральної бухгалтерії з 16 листопада ц. р. з двотижневим випробувальним терміном з окладом 90 грн. на місяць.

Підстава: Заява Рак В.1. з візами начальника відділу кадрів і головного бухгалтера.

З наказом ознайомлена:

Директор (підпис) І.П. Борисенко

ПОГОДЖЕНО:

Головний бухгалтер

(підпис) 0.1. Пилипчук

11.11.98

Начальник ВПЗ

(підпис) П.М. Васильєв

Юрист

(підпис) В.М. Хайхан

Дата