Місцеві фінанси - Сунцова О.О. - Особливості здійснення різних типів закупівель

Важливим елементом здійснення закупівель є визначення предмету закупівель. Зазвичай за основу береться обсяг призначень у рамках КЕКВ у цілому по бюджету, якщо іншого не передбачено в положенні про тендерний комітет .

Видатки в рамках здійснення закупівель можна умовно розділити на такі групи:

o Програми і видатки, притаманні лише одній галузі;

o Програми і видатки одного типу для багатьох галузей у рамках одного бюджету;

o Програми і видатки одного типу для головних розпорядників бюджетних коштів та статей витрат комунальних підприємств;

o Програми і видатки, які є спільними для бюджетів декількох сусідніх громад;

o Програми і видатки, які краще розділити на декілька частин, що стануть об'єктами окремих закупівель .

Лотування здійснюється, принаймні, за двома ознаками: роблять різних видів закупівлі у рамках одного коду економічної класифікації та визначення території, на якій здійснюється закупівля (зональне лотування) .

Найбільш характерний приклад розбиття на лоти - здійснення тендерів у галузі капітальних вкладень. При цьому окремим тендером визначається генеральний підрядник, окремими тендерами - субпідрядники із спеціалізованих робіт, наприклад, електромонтажні, сантехнічні, інші роботи, що потребують певних ліцензій. Це підвищує рівень виконання робіт та полегшує контроль за видатками .

При групуванні товарів у лоти слід пам'ятати про спокусу заниження порога закупівель, щоб уникнути процедур відкритих тендерів. У Положенні про тендерний комітет необхідно вказати, що розбиття на лоти не означає зміну способу здійснення закупівель.

Додаткові рекомендації з організації закупівель:

o відповідальним за розробку документації повинен бути один орган, наприклад, відділ економіки;

o право підписання договору повинно належати головному розпорядникові коштів, оскільки лише він має відповідне бюджетне повноваження;

o дотримання законодавчо визначених обмежень для забезпечення виконання договору (не може перевищувати 15% кошторису під час здійснення закупівлі товарів і послуг та 5% у разі закупівлі робіт);

o необхідність регулярного відстеження цінової інформації;

o врахування індексу інфляції для залишкової частини вартості робіт .

Порівняльний аналіз здійснення закупівель

Після видатків на оплату праці наступною найбільшою статею в муніципальних видатках є придбання запасів та обладнання. З точки зору фінансового менеджменту придбання є допоміжною функцією - підтримка функцій, пов'язаних з наданням галузевих і прямих послуг управліннями міських органів влади. Що стосується організаційного розміщення, то в більшості країн - членів ОЕСР відділ закупівель підзвітний керівникові виконавчого органу або мерові. Завданням відділу закупівель є обслуговування лінійних підрозділів, проте він не підзвітний керівникам лінійних підрозділів. Така структура подвійних повноважень може спричинити непорозуміння і напруження стосунків між лінійними підрозділами і міською адміністрацією. Оскільки ці кошти, як правило, становлять значну частку бюджету, питання обліку й контролю з метою зменшення потенційних можливостей корупції набувають особливого значення. Тому надзвичайно важливо здійснювати моніторинг купівельних операцій як елемент виконання бюджету.

Для забезпечення ефективного управлінського контролю система закупівель має включати три компоненти:

1) централізовані повноваження;

2) ефективний порядок здійснення закупівель;

3) ефективні процедури обліку запасів .

Централізовані функції. Функція місцевих закупівель має бути централізованою і здійснюватись однією посадовою особою. Повноваження такої особи передбачають:

1) здійснення закупівель усіма підрозділами відповідно до встановлених правил;

2) облік усіх постачених матеріалів;

3) контроль чи завідування центральними складськими приміщеннями;

4) ведення обліку цінових пропозицій щодо тих закупівель, які здійснюються часто;

5) ведення обліку інших даних, які допомагають здійснювати закупівлі за най-вигіднішими цінами. Централізоване проведення закупівель забезпечує повніший бухгалтерський контроль і підготовку точніших фінансових звітів. При належній організації воно повинно уможливити проведення гуртових закупівель зі знижками через великі об'єми закупівель. Нецентралізовані закупівлі здійснюються у випадках придбання послуг (наприклад, консультацій), а не товарів, а також придбання в характерних галузях, таких як охорона здоров'я та вища освіта.

Оскільки операції з придбання включають дебіторську і кредиторську заборгованість, які можуть відрізнятися від грошових видатків, важливо, щоб органи місцевої влади публікували фінансові звіти по загальному фонду (в яких відображаються покупки) на основі модифікованого методу нарахувань. Слід вести облік усіх купівельних замовлень, рахунків і платіжних документів щодо кожної операції, оскільки вони можуть відрізнятися. Наприклад, замовлені товари можуть бути частково пошкоджені, отже, замовник може від них відмовитись чи не заплатити. Відсутність аналітичного обліку закупівель на бюджетних рахунках приведе до приховування можливих майбутніх замовлень і фіскального дисбалансу. Усі купівельні замовлення і угоди є умовними майбутніми замовленнями (які також називаються зобов'язаннями) і мають обліковуватися як у головній книзі призначень, так і в книзі програм/проектів кожного управління. Це забезпечує постійний облік наявних залишків, включаючи закупівлі в межах системи бюджетного обліку. Отже, готуючи купівельне замовлення, місцевий агент із закупівель повинен мати змогу перевірити річний бюджет, у якому фіксуються неоплачені замовлення, і впевнитися в наявності коштів для закупівлі.

Процедури закупівель. Як вже говорилось вище, процедури місцевих закупівель повинні визначати умови участі в тендері: як визначати учасників тендеру, готувати список учасників і як купувати предмети постачання, що не потребують проведення тендера (придбання від одного постачальника). Зокрема, органи місцевої влади дотримуються відносно стандартного циклу здійснення закупівель протягом бюджетного року. Більшість країн - членів ОЕСР дотримуються "ваучерної системи" закупівлі. Згідно з цією системою, постачальникам дозволяється надавати підрозділам влади матеріали лише на підставі затверджених закупівельних замовлень. Формально цей процес передбачає 8 етапів:

1) управління визначає потребу і подає замовлення спеціалістові із закупівель;

2) спеціаліст із закупівель готує ваучер і закупівельне замовлення. Ваучер є частиною форми замовлення і являє собою заяву на предмети постачання. У цих документах зазначаються кількість, тип і ціна за одиницю предметів постачання;

3) спеціаліст з фінансів вирішує, чи достатньо наявних коштів у бюджеті управління на оплату закупівлі. Це приклад того, як бухгалтерський персонал застосовує систему внутрішнього контролю для забезпечення оперативної ефективності;

4) затверджене закупівельне замовлення передається постачальникові;

5) постачальник передає предмети постачання управлінню;

6) управління інформує фінансове управління про отримання предметів і подає звіт про отримання. Звіт може подаватись у формі пакувальної відомості чи копії закупівельного замовлення. У ньому зазначається сума, стан предметів постачання та наявність будь-яких проблем;

7) постачальник надсилає рахунок до сплати фінансистові;

8) фінансист перевіряє рахунок-фактуру і ваучер на відповідність даним звіту і замовлення та складає графік виплат постачальнику.

Процедури інвентаризації. Органи місцевої влади, як правило, інвентаризують усе рухоме і нерухоме майно. Крім інвентаризації обладнання і приміщень (основні фонди), органи влади середніх і великих міст інвентаризують предмети постачання спільного користування. Система інвентарного контролю має бути централізованою з метою економії за рахунок розширення зони обслуговування. Більшість країн - членів ОЕСР не дотримуються цієї системи, внаслідок чого піднімаються ціни і зменшується рівень бухгалтерського контролю.

Рахунок інвентарного контролю має вестися в одному фонді, бажано в загальному. Інші фонди залучатимуться у випадку питань, які виникають по ходу. Бюджетне призначення, як правило, включається до фонду на покриття лише очікуваних підвищень на інвентарному рахунку за рік. Закупівлі на поповнення запасів здійснюються із загальних бюджетних призначень. Фінансове управління повинно перевірити наявність бюджетних коштів, як це робиться для звичайних закупівельних операцій. Отже, управління здійснюють ефективні закупівлі в центральних магазинах і дебетують свої розписи для покриття предметів постачання .

Для ефективного інвентарного контролю в органах місцевої влади країни - члени ОЕСР застосовуються такі процедури:

1. Постійна інвентарна відомість. Ця форма використовується для забезпечення наявності необхідної кількості і спостереження за рухом отриманих і розподілених або використаних предметів постачання. Для кожної одиниці готується облікова картка, яка зберігається в складському приміщенні. Нормальний мінімум і максимум необхідної кількості разом зі строками необхідної закупівлі вносяться до цієї форми. Важливою частиною інвентаризації є визначення змін у вартості за одиницю. При отриманні нових поставок потрібно перераховувати вартість за одиницю. Для цього наявна кількість множиться (до отримання) на стару вартість за одиницю, щоб визначити вартість наявного запасу. Додається вартість отриманої кількості в новій поставці, щоб визначити загальну вартість, і ділиться на суму залишку після отримання, щоб визначити нову вартість за одиницю.

2. Контроль і повторне замовлення матеріалів. Така процедура запобігає утворенню надлишкових запасів або їх нестачі. Облікова картка кожного предмету, залишок яких перебуває на рівні або нижче від мінімуму, позначається червоним. Що ж стосується предметів, які потребують повторного замовлення, то використовуються ті самі форми заявки, які використовувалися на початку звичайного закупівельного циклу.

3. Отримання матеріалів. Ця процедура, як правило, застосовується органами місцевої влади в країнах - членах ОЕСР для поновлення постійних запасів при отриманні предметів постачання. Після перевірки кількості і якості замовлення ця інформація вноситься до звіту про отримання. Первинний звіт про отримання після підписання надходить до бухгалтерського відділу, а його копія передається спеціалістові з закупівель.

4. Надання матеріалів. Управління використовують цю форму для запиту матеріалів у магазинах.

5. Фізична інвентаризація матеріалів. Місцеві органи влади країн - членів ОЕСР, як правило, здійснюють фізичну інвентаризацію наявних матеріалів на кінець кожного фіскального року. Після фізичної інвентаризації контрольні записи мають бути уточнені відповідно до залишків, визначених шляхом фізичної інвентаризації. Форма має заповнюватися і підписуватися працівниками відділів запасів і передаватися до бухгалтерського відділу .

6. Облік матеріалів і поставок. До кожної операції працівники складських приміщень готують запис у журналі з кожного фонду і рахунку (наприклад, рахунок управління), по яких видавалися матеріали. В той же час працівники складських приміщень кредитують рахунок видачі запасів на чисту суму всіх видач. Склад ефективно продає предмети постачання управлінням. Ці процедури дають змогу бухгалтерському відділу контролювати операції з запасами, а бюджетному управлінню стежити за тим, щоб на придбані матеріали не витрачалися невиправдано великі суми .