Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - 7.1.9. Лист-підтвердження

Це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів. Наприклад:

Шановні панове!

Щиро вдячні Вам за пропозицію постачити ... (назва товару), що її містить Ваш лист від ... (дата), якого ми щойно отримали й передали на розгляд до технічного відділу.

Просимо Вас зачекати кілька днів. Про остаточне рішення ми повідомимо Вас додатково.

З повагою ...

Шановні добродії! Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни, вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на подібні товари.

Вибачте, але ми не можемо погодитися на Ваші умови. З повагою...

Шановні.../

Підтверджуємо отримання товарів, які ми замовляли (№ 186-С від ... дата). Кількість відвантаженого товару відповідає накладній, а якість - зразкам, які ми отримали минулого місяця.

З повагою ...

Вельмишановний пане ...!

На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться ... (дата і місце). Вашу доповідь на тему "Мистецтво ділового листування" внесено до програми конференції.

Оргкомітет конференції забезпечує проживання в готелі на період ...

Реєстрація учасників конференції проводитиметься ... (дата і час) у приміщенні... (назва, адреса).

З повагою ...

Шановні панове!

Дякуємо за пропозицію взяти участь у створенні проекту та подальшому спорудженні металургійного комплексу в ... (назва міста).

Офіційно підтверджуємо свою згоду на виконання проектних робіт, будівництво комплексу й підготовку персоналу до експлуатації підприємства.

Наша комісія готова прибути на переговори у зручний для Вас час. З щирою до Вас пошаною ...

Шановні колеги!

Офіційно підтверджуємо домовленість, якої ми досягли в листі від ... (дата)

Бронювання: номерів з ... до ... (дата) на одну особу і номерів на дві особи вартістю

конференц-зали на ... осіб з ... до ... (дата) вартістю ... за день. Харчування:

обід о 12.30 на ... осіб, вартість враховує також оплату за надані послуги.

Оплата: у гривнях.

Фірма:... (назва). Додаток: проспект засідання.

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Ми із вдячністю підтверджуємо одержання Вашої пропозиції від ... (дата).

2. Вдячні Вам за повторну інформацію щодо Вашої спеціальної пропозиції.

3. Ми офіційно підтверджуємо свою згоду й повідомляємо, що ...

4. Міністерство освіти і науки України підтверджує, що ...

5. З вдячністю підтверджуємо одержання Вашого запиту й хочемо запевнити, що ми зацікавлені в установленні взаємовигідної співпраці з Вами.

6. Повідомляємо, що Ваше замовлення ми отримали ... (дата) і відразу ж розпочали виготовлення... (назва товару).

7. Ми впевнені, що вчасне виконання Вашого замовлення від ... (дата) буде початком взаємовигідного співробітництва між нашими фірмами.

8. На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення ...

9. Цим підтверджуємо, що всі замовлені товари було відвантажено й відправлено без затримки відповідно до Вашого коносамента.

10. На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прийняти офіційне замовлення на ...

11. Просимо Вас із належною увагою поставитися до виконання нашого замовлення й у визначений (погоджений) термін надати (надіслати) нам зразки.

12. Експедиторське агентство щойно підтвердило прибуття 25 (двадцяти п'яти) ящиків...

7.1.10. Супровідний лист

Це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів. Наприклад:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від ... (дата) надсилаємо Вам чинний нині експортний прейскурант до кожного із зразків ... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою ...

Шановні добродії! Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам такі документи:

рахунок-фактуру в двох примірниках:

страховий поліс на суму рахунка плюс 10%, що покривають інфляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик;

повний комплект коносамента, написаного (оформленого) на розпорядника з бланковим індосаментом і з позначкою "фрахт оплачено" на суму...

Просимо підтвердити їх отримання.

Залишаємося з повагою ...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. На Ваше прохання надсилаємо рахунок-фактуру за партію відвантаженого товару.

2. Для того щоб Ви мали повне уявлення про можливості нашого підприємства, надсилаємо докладний ілюстрований рекламний проспект.

3. Надсилаємо Вам робочі креслення.

4. Додаємо перелік нашої нової продукції.

5. Надсилаємо Вам страхові бланки, необхідні для того, щоб подати заяву про страховий випадок.

6. Надсилаємо Вам страховий сертифікат.

7. На Ваше прохання надсипаємо перелік страхових тарифів на повітряні перевезення вантажів.

8 Додаємо також інформаційний бюлетень, у якому Ви зможете прочитати про умови лізингу.

9. Брошура, яку ми додаємо до листа, містить інформацію про суми надбавок І знижень. У додатку описано також переваги укладення довгострокового контракту.

10. Надсилаємо Вам копи рахунків, термін оплати яких минув.

11. Просимо переглянути останній каталог наших товарів і повідомити, які із пропонованих позицій Вас зацікавили.

12. Сподіваємося, що Ви зацікавитеся ...

13. На Ваше прохання надсилаємо список референтів, які можуть надати Вам потрібну (докладну) інформацію про якість наших товарів.

14. Розраховуємо на початок переговорів (співпраці) між нашими фірмами.

15. Будемо раді напагодженню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

16. Дозвольте запропонувати Вам переглянути рекламні проспекти й каталоги, в яких представлені останні зразки виробленого нашою фірмою обладнання.