Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - 7.1.14. Лист-претензія, рекламаційний лист

Це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упаковання тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, контракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім -претензію. Наприклад:

Шановні.../

Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що, дотримуючись умов укладеного нами контракту № ... від ... (дата), ми відрядили до Вашої країни фахівців нашої фірми, щоб провести геологічне дослідження місцевості. Погоджено (домовлено), що оплату наданих послуг Ви здійснюватимете щоквартально за нашими рахунками та докладними калькуляціями, які додаються до них. Такий порядок оплати передбачений статтею ¡0 Контракту, згідно з умовами якого ми й виставили перший рахунок за надані фахівцями послуги.

Дуже прикро, але цей рахунок було оплачено лише частково. Так, залишилася невідшкодованою вартість проїзду членів сімей нахиих фахівців. Отже, Ви без погодження з наш зменшили суму виставленого рахунка, що суперечить статті 15 Контракту.

Окрім того, хотіли б звернути Вашу увагу й на те, що Ви не дотрималися інших умов Контракту, які передбачають:

1) надання нашим фахівцям безкоштовного медичного обслуговування (стаття 12 Контракту);

2) забезпечення наших праг^івників транспортними засобами (стаття 17 Контракту).

З приводу п. 2 слід зауважити, що надані Вами транспортні засоби перебувають у незадовільному стані і нерідко спричиняють запізнення працівників на роботу.

У 36 'язку з цим просимо Вас негайно вжити всіх необхідних заходів, щоб ліквідувати зазначені порушення.

З повагою...

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов 'язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від ... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше ... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отримати товар.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити категоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від ... (дата) ми повідомили Вас про остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди. Узв'язкуз цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою ...

Шановні панове! Змушені повідомити, що, на жаль, і досі не отримали від Вас банківської гарантії.

Зважаючи на це, ми хотіли б нагадати про лист від ... (дата),у якому Ви звернулися до нас із проханням про заміну у зв 'язку з додатковими витратами, зумовленими відкриттям акредитива.

Зваживши на Ваші труднощі, об 'єднання пішло Вам назустріч і погодилося на інкасову форму розрахунків. Ви пристали на запропоноване і зобов язалися упродовж двох тижнів надати гарантію банку на оплату 80% вартості контракту.

У зв 'язку з затримкою у наданні Вами банківської гарантії ми змушені були припинити постачання ... (назва товару). Заразу порту знаходиться понад 600 т ... (назва товару), і витрати за їх зберігання долучаться до суми Вашого рахунка.

Просимо негайно надіслати банківську гарантію і підтвердити згоду оплатити витрати за зберігання товару в порту

З повагою ...

Шановні добродії! Нам дуже прикро, та ми змушені повернути отримані від Вас товари. Ви, на жаль, порушили визначений у листі від ... (дата) термін постачання. Узв 'язку з цим ми змушені були замовити ці товари в іншій фірмі.

Додаємо рахунок за завдані нам збитки і просимо терміново оплатити його. З повагою ...

Шановні панове!

На підставі Вашого замовлення від ... (дата) ми відвантажили товар транспортній кампанії... (назва), яка доставить його Вам.

Згідно з пунктом 5 договору оплата мала бути здійснена через ... днів після постачання товару. На жаль, на наш банківський рахунок і досі не надійшли гроші.

Просимо негайно оплатити рахунок на суму ... Чекаємо підтвердження переказу.

З повагою ...

Шановні...!

Підтверджуємо отримання ... (назва товару) відповідно до замовлення № ... від ... (дата). Під час перевірки ми виявили, що бракує ... одиниць. Гадаємо, що під час відвантаження Ваш транспортний відділ припустився помилки.

Просилю негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт. З повагою...

Шановні...!

Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами ... (дата) товару, який було відвантажено відповідно до накладної №... в рахунок контракту № ... від ... (дата), не відповідає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні якості зразків, які Ви нам надсилали.

Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари. Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зразкам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотримуватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на належному рівні.

З повагою ...

Шановні добродії!

Переконані, що це лише прикре непорозуміння. Під час перевірки . першої партії вантажу, який ми отримали від Вас, виявилося, що надійшли не всі замовлені товари.

Переконливо просимо Вас негайно (якомога швидше) дати нам відповідь і пояснити цю неприємну ситуацію.

До одержання пояснення ми зберігатимемо товару наших складських приміщеннях.

До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою ...

Шановні панове! Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили:

1) 5упакувань товару пошкоджено (зігнута поверхня);

2) 8 упакувань мають недоліки виробничого характеру;

3) 6 упакувань залиті рідиною.

Отже, ми отримали 19 неякісних упакувань.

Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що ... гривень буде вирахувано із залишку за контрактом № ... від ... (дата). До листа додаємо акт проведення експертизи. З повагою ...