Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - 7.6. СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Довідка - це документ інформаційного характеру, що під і нерджуг факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру тиловий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації.

Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої організації, підписує їх, крім укладача, керівник установи та завіряє печаткою.

Внутрішні довідки подають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і яе завіряються печаткою.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата видачі й номер довідки.

3. Прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видасться довідка

4. Текст довідки.

5. Призначення довідки (куди подасться).

6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не маг юридичної сили.

Зразки довідок:

Штамп управління Пенсійного фонду України 12.07.2011 № 65

ДОВІДКА

Видана Шевчуку Денисові Андрійовичу про те, що він в період з 01.08.2000 по 12.07.2011 виплачував страхові внески до Пенсійного фонду України.

Представник Пенсійного фонду України Д О Стоценко

М.П.

ЖЕК№601 м. Києва ДОВІДКА 16.07.11 № 7

Лучко Олені Семенів ні в тому, що воно мешкає в м. Києві з 5 травня 1975 року за адресою: вул. В Хмельницького, буд 10. кв 13. Займає загальну житлову площу 27 м2.

Видано для подання до Шевченківської райдоржадміністрації.

Головний інженер

житлово-експлуатаційної контори Ф. С. Кримчук

Штамп підприємства Додаток № 3 до Інструкції

(назва, код юридичної особи про прибутковий податок

за ЄДРПОУ або ідентифікаційний з громадян, затвердженої наказом номер, номер тепефону) ГДПІ України від 21 квітня 1993 р.

№ 12 (із змінами та доповненнями) вих. № 127 від 17.11.2011 Форма № З

Ідентифікаційний номер 2133217460

ДОВІДКА

Видане Хоменко Ірині Павлівні в тому, що йому (їй) в 2011 році за період 01.01.2011 по 30.09 .2011 за 9 повних відпрацьованих місяців:

1. Нараховано сукупний дохід в сумі 828.28 грн.

2. З цього сукупного доходу проведено такі вирахування:

2.1. Вирахування на дітей до 16 років_грн.

2.2. Вирахування 1, 5, 10, 15 розмірів неоподатковуваного мінімуму

доходів громадян (зазначити підстави)__________

153.00 грн.

2.3. Внески на придбання акцій, благодійні та інші цілі (перелічити та зазначити суму)_грн.

2.4. Внески на пенсійні рахунки, відкриті в уповноважених холдинговою компанією "Київміськбуд" банках_грн.

2.5. Сума допомоги, вартість подарунків (призів)_грн, яка

не включена до сукупного доходу.

Сума сукупного доходу, з якого вираховувався податок, 675.28 грн. Сума утриманого прибуткового податку 70.05 грн.

Примітка. Виправлення, підтирання не дозволяються. М. П. (підпис, ініціал (и), прізвище)

7.6. СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Різновидом доповідної записки є пропозиція. Це документ, в якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції із певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обгрунтування) та висновки (перелік пропозицій).

Різновидом доповідної записки є пропозиція і рапорт.

Пропозиція - це документ, в якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції щодо того, як діяти, що робити в певній ситуації. Текст пропозиції містить лише вступ (обгрунтування) та висновки (перелік пропозицій).

Зразок доповідної записки

Навчально-методичне Директорові Інституту

управління іноземної філолог/У

проф. Гончарову В. І.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА 15.01.2010 №38-12/35

Про планування годин

Доводимо до Вашого відома, що Наказом МОН України від 09.07.2009 року № 642 "Про організацію вивчення гуманітарних дисциплін за вільним вибором студента" та наказом НПУ імені М. П. Драгоманова від 09.11.2009 "Про організацію вивчення дисциплін циклу гуманітарної та соціально-економічної підготовки" запроваджено обов'язкове вивчення дисципліни "Українська мова (за професійним спрямуванням)" обсягом З ЕСТ8 кредити і підсумковий контроль у формі іспиту.

Просимо внести зміни до навчальних планів до 10 лютого 2010 року.

Начальник навчально-методичного управління Г. М. Бойко

Виконавчий відділ ,,

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Кереникоеі проекту

16.12.2010 № 38-12/43 "Книгоноша"

" Стельмах В. А.

Про нарахування преміальних

Офіційна премія, що нараховується виконавчому відділу, становить 1,5% від загальної суми відвантажень. У листопаді місяці нами було відвантажено посилок на суму 74174 грн, отже, премія становить 1112 грн.

Просимо цю суму розподілити й додати до зарплати керівника, пакувальника, завідувача складу, диспетчера і водія.

Керівник виконавчого відділу Л. Матвієнко

Рапорт - 1) письмове офіційне повідомлення про що-небудь вищій інстанції, керівництву; 2) різновид доповідної записки, в якій стисло, але докладно викладено суть якої-небудь справи.

Зразок рапорта

Начальникові Управління кадрової роботи Державного департаменту України з питань виконання покарань генералу Соколовському П. I.

Рапорт

Доводжу до вашого відома, що керівництво (назва підрозділу) відібрало на службу до кримінально-виконавчої системи іванчука Івана Андрійовича, 1975 року народження, освітавища. Із липня 1996 року працює юрисконсультом Київського мотоциклетного заводу

Прошу Вашого дозволу на оформлення документів кандидата.

Начальник... К. Я Миненко

Пояснювальна записка - це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника. Інколи це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту). У такій пояснювальній записці автор обґрунтовує мету, актуальність, новизну певного документа; викладає структуру, зміст та функціональне його призначення.

За формою доповідна, пояснювальна записки та пропозиція близькі й містять такі реквізити:

1. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається службова записка.

2. Назва документа.

3. Заголовок.

4. Зміст записки.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

6. Дата складання записки.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.

Зразки пояснювальної записки

Директорові відділу оброблення та перевезення пошти Гнаткевичу В.П.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

04.01.2011

Про порушення трудової дисципліни

Я не з'явилася 03.01.2011 року на роботу через хворобу. Поштові відправлення "Експрес +1" за 03.01.2004 року переслано 04.01.2011 до м. Ужгорода.

Оператор поштового зв'язку К. Валько