За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного конкретного виду документа.
Наведемо в хронологічному порядку деякі з офіційних визначень поняття документ, що можна зустріти в словниках та навчально-довідковій літературі, в таблиці 2.5.
Таблиця 2.5. Визначення поняття "документ"
№ | Визначення поняття | Джерело | |||
1 | 2 | 3 | |||
1. | Матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді | Терминологический словарь по теории и практике научной информации. - М., 1964. | |||
2. | Матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі та часі, і такий, що використовується в суспільній практиці | Основы информатики / А. И.Миха йлов, А.И.Черный, P.C. Гиляревский. - 2-е изд., перераб. и доп. - М., І968.-С.46. | |||
3. | Матеріальний об'єкт, що містить інформацію в заданому вигляді й спеціально призначений для її розповсюдження в просторі й часі | Документ//БСЭ. - 3-е изд. - М.: Сов. Энциклопедия, 1972.-Т. 98.-С.46. | |||
4. | Матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію й спеціально призначений для її передачі та використання | Терми нологически й словарь по информатике / МЦНТИ.-М., 1975.-С.122. | |||
5. | Інформація, що зафіксована на матеріальному носії | Документ // УРЕ. - 2-вид. -К., 1979.-Т. 8.-С.428. | |||
6. | Результат закріплення інформації про об'єктивну дійсність і розумову діяльність людини засобами письма, графіки, фотографії, звукозапису або іншим способом на будь-якому носії | Словник сучасної архівної термінології соціалістичних країн, -Вип. 1. - М., 1982. | |||
7. | Матеріальний об'єкт, у якому міститься та чи інша інформація | Документ // УРЕС. -2-вид. -К., 1986. -Т.1.-С.538. | |||
8. | Соціальна інформація, зафіксована на будь-якому матеріальному носії з метою її збереження, розповсюдження та використання | Толковый словарь по основам информационной деятельности,-К., 1995.- C.II. | |||
9. | Матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису чи зображення, призначений для передачі в часі та просторі з метою збереження та суспільного використання | Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знаний. - М-, -1995.- С.58. | |||
10. | Комбінація носія й записаної на ньому інформації, яка може мати доказову або довідкову цінність | Довідник архівної термінології Міжнародної Ради в справах архівів, 1996р. | |||
11. | Все те, що може бути використане як свідоцтво. Будь-яке джерело інформації здатне для пересилання, вивчення та(або) те, що має юридичну силу | Міжнародний інститут інтелектуального співробітництва, 1997р. | |||
12 | Запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого - збереження і передавання інформації в просторі та часі | Архівістика: термінологічний словник: К.- 1998. -С.26. | |||
13 | Матеріальний носій із зафіксованою інформацією, призначений для її зберігання та передавання в часі та просторі, придатний для використання в документаційних процесах | Справочник библиографа -2-е изд. Перераб. и доп. -СПб.; профессия, - 2003.-С.28. | |||
14 | Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь. Все те, що підтверджує що-небудь | Великий тлумачний словник української мови. К.:2001.С236. | |||
Таке розмаїття визначень призвело до певних термінологічних дискусій з приводу самого поняття "документ" та сфери його застосування.
Погляди на визначення цього поняття у свій час висловлювали й продовжують висловлювати відомі російські та українські науковці-дослідники: В.М. Автократов, В.Д. Банасюкевич, К.Б. Гельман-Виноградов, О.М. Зусьман, О.В. Єлпатьєвский, М.П. Ілюшенко, Т.В. Кузнецова, С.Г. Кулешов, Н.М.Кушнаренко, Н.С. Ларьков, Е.А. Плешкевич, А.М. Сокова, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров, М.С. Слободяник, ЕЛ. Хан-Піра, Г.М. Швецова-Водка.
Так, для розуміння обсягів зазначеного поняття проф. Т.В. Кузнецова пропонувала розглядати його в трьох площинах:
- як документ в цілому;
- як службовий документ;
- як документ відповідної галузі використання [17]. Російський науковець проф. Ю.М. Столяров вважає за
необхідне визначати поняття "документ" залежно від мети його використання, наприклад:
- для практичної діяльності,
- для правового регулювання,
- для загальної науки про документ [33].
Проф. Г.М. Швецова-Водка у своєму посібнику "Документознавство" пропонує розглядати відношення між різними значеннями терміна "документ" за "принципом матрьошки", коли кожне більш широке значення поглинає менш широке: тобто розташувати їх, починаючи від будь-якого матеріального (субстанціонального) об'єкта, що використовується для передачі інформації в суспільстві (Документ 1), до запису про юридичні факти, що засвідчують особу (Документ УІІ) [37].
Засновники інформатики приходять до висновку, що "документом у широкому значенні можна вважати не тільки рукописи та друковані видання, а й будь-який матеріальний об'єкт, що фіксує чи підтверджує будь-які значення й може бути включений у певне зібрання" [23]. Таку позицію підтримує Г.Г. Воробйов, підкреслюючи, що "для науковця документом є всі публікації, рукописи тощо, а для мистецтвознавця - всі твори живопису, прикладного мистецтва [15]. A.B. Соколов в загальній типології називає і документи трьох вимірів, тобто речові об'єкти, що виконують функції знаків [28].
Слід наголосити, що терміном взагалі вважається "суворо визначене наукове поняття", що повинне складатися кваліфікованими спеціалістами й бути "стандартизованим", тобто внесеним до відповідного стандарту. Проблемою на сьогодні є те, що галузь використання дефініції "документ" повсякчас все більш розширюється, відображаючись при цьому лише в деяких стандартах, що містять в основному управлінський характер.
Знову ж таки проф. Ю.М. Столяров пропонує два варіанти виходу з проблемної ситуації, що склалась:
1) найзагальніше визначення поняття "документ" дати в міждисциплінарному стандарті, а в стандартах, що відносяться до окремих дисциплін, лише конкретизувати загальне визначення, не заперечуючи його;
2) стандартизувати кілька визначень документа для кожної зацікавленої дисципліни [33].
За першим варіантом працює Міжнародна організація зі стандартизації (ISO). Стандарти, які вона приймає, погоджуються Міжнародною федерацією бібліотечних асоціацій та закладів, Міжнародною організацією з інтелектуальної власності, Міжнародною радою архівів, Міжнародною федерацією з інформації та документації (МФІД). Стандартам та термінології, зазначеній в них, може бути надано статус національних.
Так, Україна офіційно визнає стандарти, прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації, тому маємо ситуацію, коли в державі офіційно прийнято й діє кілька визначень документа, починаючи з найширшого, прийнятого ISO, і завершуючи визначенням документа як основної одиниці в системі організаційно-розпорядчої документації.
Деякі з цих визначень розміщені в таблиці 2.6.
Таблиця 2.6. Визначення поняття "документ" в стандартах та законодавчих актах
№ | Визначення поняття | Шифр стандарту, законодавства | |||
1 | 2 | 3 | |||
1. | Засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини | ГОСТ 16487 - 70 | |||
2. | Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою винайденим людиною способом для її передання в часі й просторі | ГОСТ 16487 - 83 | |||
3. | Передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві | Закон України "Про інформацію" від 02.10.1992 | |||
4. | Зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати | ГОСТ Р 51141 -98 | |||
5. | Матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у встановленому порядку й має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу | ДСТУ 2732-94 | |||
6. | Записана інформація, яку можна розглядати як одиницю в ході здійснення інформаційної діяльності | ДСТУ 3017-95 | |||
7. | Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності | ДСТУ 2392-94 | |||
8. | Інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі | ДСТУ 2732:2004 | |||
9. | Матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначений для передання в часі та просторі з метою збереження й суспільного використання | Закон України "Про бібліотечну справу" зі змінами від 22.08.2004 | |||
10. | Інформація, яка нанесена на видимий носій, або та, що зберігається на електронному носи чи надана в доступній формі | Закон США "Про електронний підпис і національну ' комерцію", 2004 | |||
11. | Записана інформація, яку можна вважати одиницею незалежно від фізичної форми й технічних даних | ISO 11620-99 | |||
12. | Записана інформація або матеріальний об'єкт, що можуть розцінюватися як одиниця в документному процесі | ISO-5127/FDIS-2001 | |||
13. | Зафіксована інформація чи об'єкт, який може трактуватись як окрема одиниця | ISO -15489:2001 (ДСТУ 4423 -1:2005) | |||
Систематичний перегляд визначень поняття "документ" дозволяє запобігати неточностям їх уживання й довільного розуміння, що може призвести до небажаних юридичних, економічних та інших наслідків.
Можна погодитись з думкою проф. Г.М.Швецової-Водки, що обговорювати визначення поняття "документ" можна лише тоді, коли співрозмовники однаково його розуміють.
Важко не погодитись у ситуацій, що склалася, з думкою проф. Є.О. Плешкевича, який відмічає, що "цілковито вивчити феномен документа не під силу жодній конкретній дисципліні, хай це буде документологія чи загальне документознавство. Це під силу, такій науковій галузі, за визначенням науковця, як інформаційно-документологічна наука.
Системний підхід до вивчення документа
Значимі властивості документа
Основні ознаки документа
Загальні та спеціальні функції документа
8. Матеріальна та інформаційна складові документа
Матеріальна складова документа
Інформаційна складова документа
Інформаційний рівень документа
9. Комунікаційні можливості документа