Загальне документознавство - Палеха Ю.І. - Ознаки загальної класифікації документів

Із історії розвитку класифікації документів

Проблеми розроблення класифікації (від лат.- "розряд, група") документів ще до кінця не вирішені. Об'єднання різних систем та підсистем документації нерідко обумовлювалось потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем.

Першою спробою класифікації документів у логічній послідовності на групи, підгрупи й більш дрібні частини був розподіл, що ґрунтувався на ознаках змісту документа, його тематиці. Тематична ознака, що була взята за основу в бібліотеко-бібліографічної класифікації, у подальшому призвела до розробки М. Д'юі варіантів Десятинної класифікації. Сьогодні цією класифікацією користуються більшість бібліотек світу.

Досить цікавою спробою в класифікуванні була "Предметна класифікація", розроблена англійським вченим Джеймсом Брауном (1862-1914). Автор спробував об'єднати в одній системі предметизацію та класифікацію; у результаті механічно й досить часто навіть формально були об'єднані різнорідні за змістом та побудовою документи. Дана класифікація застосовувалась лише в країні її винахідника.

Наступний поділ документів за класами з метою відображення відношень між ними проводився з урахуванням інформаційної складової документа.

Інтегруючий підхід до класифікації документів, що враховував би особливості змісту й форми, було започатковано у XX ст. одночасно з уведенням у науковий обіг понять "документ" та "документація". Перша спроба такої класифікації була здійснена П.Отле в його праці - "Трактат про документацію" (1934р.), де були викладені основні класифікації, що враховують не тільки властивості тексту, але й характеристики форми документа, його матеріального носія [10].

Відсутність теоретичної та методологічної бази, як вище зазначалось, не дозволило сформувати понятійний апарат й привело до кризи документації як науки. Ряд дослідників взагалі відмовились вважати документацію наукою, розглядаючи її як метод раціоналізації наукової роботи й економії розумової праці.

Досить активно проблема класифікації документів почала розроблятися лише з кінця 1960-х - початку 1970-х років у межах інформатики, книго- та архівознавства, а у кінці 1980-х років - бібліотеко- та бібліографознавства. Більшість цих підходів були обумовлені специфікою диференціації документів.

Приміром, головною ознакою ідентифікації і розрізнення між документами, на думку російського вченого проф. Ю.М. Столярова, є поділ документів за їх найменуванням. Без наявності найменування документи взагалі неможливо класифікувати, тобто хоча б якимось чином в найзагальнішому вигляді впорядкувати знання про них [17].

Назва - це словесне визначення предмета, явища, поняття тощо. Знання етимології (від грецького- істина, основне значення, "logos - "слово"), підкреслює вчений, дозволить встановити ту первинну ознаку, яку людина хотіла виділити, надаючи документу ту чи іншу назву.

Знаходження цієї ознаки дає можливість відповісти на питання, наскільки назва документа зв'язана з його властивостями.

Отже, лише за останні роки, завдяки працям Ю.М. Столярова, A.B. Соколова, Н.М. Кушнаренко, Г.М.Швецової-Водки, С.Г.Кулешова, Л.І.Драгомірової, В.В. Бездрабко, з'явилася можливість створити багатоаспектну класифікацію документа з урахуванням його як інформаційної, так і матеріальної складової.

Поняття й принципи класифікації документів

Класифікування - це метод пізнання, у результаті якого створюється певний вид угруповання. Це розподіл будь-яких предметів, явищ, понять за якимись спільними ознаками з утворенням певної системи класів, підкласів (відділів, розрядів, груп тощо).

Класифікація - це схема класів, певна наукова побудова, яка визначає місце того чи іншого об'єкта в системі, вказує на його властивості та відмінності від інших об'єктів, встановлює зв'язки між класами об'єктів.

Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками - характеристиками інформації, носієм документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо - і є процесом їх класифікування.

Це, так би мовити, прості класифікації, що не мають більше одного рівня поділу, у них відсутні класифікаційні ряди. Процес диференціації тут можна назвати групуванням, а його результатом - виокремлення груп документів.

Класифікування документів - означає багатогалузевий ієрархічний поділ на роди, види, підвиди та різновиди.

Для побудови класифікаційних схем застосовуються два основних методи: ієрархічний та фасетний.

Ієрархічний метод дозволяє послідовно ділити певну множину об'єктів (документів) на підмножини - підпорядковані класифікаційні угруповання, у результаті чого класифікаційна схема отримує ієрархічну побудову.

Класифікаційні моделі ієрархічного типу можуть мати необмежену ємкість їх величина буде залежати від ступенів ділення й кількості об'єктів класифікування, які можна розмістити на кожному ступені. Класифікаційні схеми можуть мати 2-3 та більше ступенів поділу.

Фасетний метод полягає в паралельному розділі множини об'єктів на незалежні класифікаційні угруповання. Використання фасетного методу пов'язано з розробкою фасетів (від фр. - грань, межа), тобто системи таблиць (блоків) ознак об'єктів класифікації.

Фасетна класифікація - перелік видів документів за найважливішою їх ознакою, що створюють певний блок. Це може бути ієрархічний ряд понять, об'єднаних змістовою єдністю [9].

Фасетів також може бути безліч, тому класифікація документів називається багатоаспектною фасетною.

Залежно від ознак розподілу розрізняють два основні види класифікації: природні та штучні.

Природні класифікації беруть за основу поділу сталі ознаки, що розкривають сутність предметів, явищ та понять і не можуть бути змінені. Вони пояснюють їх як результат природного розвитку та природного взаємозв'язку.

У штучних класифікаціях в основу розподілу покладають несталі або умовно виділені ознаки, що розкривають певний аспект предметів, явищ та понять і можуть бути змінені.

Ознаки загальної класифікації документів

Важливе теоретичне й практичне значення для вивчення сутності документів має їх загальна класифікація. В основу загальної класифікації документи" покладено блоки ознак, що будуються за різними характеристиками документа.

Кожен з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду. Всередині ряду передбачається наявність однієї переважаючої ознаки, на основі якої відбувається поділ документів на підвиди та різновиди. Усі ці ряди створюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем.

Між типами та видами документне існують складні відносини взаємозалежності, тому у їх розмежуванні існують певні труднощі.

Однак лише цими ознаками класифікації не вичерпуються. У наш час нараховується близько 300 класифікацій.

Блоки ознак загальної класифікації документів, що будуються за різними характеристиками документа, показано на схемі 3.1.

Схема 3.1 Блоки ознак загальної класифікації документів

За останні десятиліття прогресивного розвитку документознавства все очевиднішою стає необхідність створення класифікації, яка б реалізувала підхід до документа як до складної інформаційної системи.