Загальне документознавство - Палеха Ю.І. - Праводілова документація

Технічний відділ установи тієї чи іншої галузі також може складати свою дослідно-конструкторську, дослідно-технологічну, патентно-ліцензійну та іншу документацію. У виробничому об'єднанні чи корпорації технічний відділ розробляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських робіт (ПКР), веде розробку технічних проектів.

Співробітники технічного відділу дослідно-експериментального заводу складають робочу документацію на впровадження нових дослідних розробок, паспорти на новітні види виробів, розглядають і приймають найбільш оптимальний варіант ескізних чи технічних проектів, складають пояснювальні записки про улаштування обладнання тощо.

Документування патентно-ліцензійної роботи в організації полягає у веденні документації на винаходи, розробці експертних висновків, укладанні ліцензійних угод, складанні планів патентування винаходів, складанні експертних висновків згідно перевірки проектів на патентну чистоту тощо.

До наукової документації відносяться документи, в яких наявний фактичний матеріал наукових спостережень й експериментів, гіпотези, наукові теорії, дисертації та інші теоретичні розробки.

Праводілова документація

У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес.

Питання щодо висування претензій постачальникам за недопоставку, поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень, укладання комерційних угод знаходять своє відображення в нраводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

Навчальна документація

Упровадження новітніх технологій, комп'ютерної техніки, сучасних машин і механізмів вимагає від керівництва установи своєчасно ознайомлювати своїх співробітників із досягненнями в тій чи іншій галузі, проводити підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо.

Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме в цьому підрозділі установи може вестися чи розроблятися своя навчальна система документації (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).

Інші види документації

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етнографічну тощо. Уся службова документація установи формується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується.

Зведена схема видів корпоративної (службової) документації установи подана на схемі 4.11.

Схема 4.11 Види службової документації установи

Бухгалтерсько-облікова документація

Керування установою неможливе без здійснення фінансового обліку, ведення бухгалтерсько-облікової документації, яка дає узагальнене відображення всіх наявних на підприємстві господарських засобів і джерел їх утворення, а також здійснюваних господарських операцій.

Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку й регулюються Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" [3].

Відмінною рисою бухгалтерського обліку є відображення в бухгалтерській документації (первинних документах, облікових регістрах та фінансовій звітності) методом суцільного й безперервного документування господарських засобів і господарських процесів, що, в свою чергу, надає обліковим даним юридичної сили.

Записи в облікових реєстрах проводяться на підставі бухгалтерських документів, створених відповідно до вимог "Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88 [4].

За останні десятиліття прогресивного розвитку бухгалтерського обліку все нагальнішою стає необхідність створення класифікації, яка б реалізувала підхід до обліково-бухгалтерської документації як до складної інформаційної системи.

Для класифікування обліково-бухгалтерських документів скористаємось блоками ознак загальної класифікації документа, що будуються за такими його характеристиками:

Інформаційна складова документа

Спосіб документування

Матеріальна складова документа

Обставини існування в зовнішньому середовищі

За інформаційною складовою документа бухгалтерську документацію можна поділити за наступними ознаками: місцем складання; порядком складання; за способом складання і опрацювання; призначенням; характером операцій, що виконуються.

Диференціація бухгалтерської документації за інформаційною складовою може виглядати так, як це зображено на схемі 4.12.

Схема 4.12. Класифікаційна схема бухгалтерсько-облікової документації за інформаційною складовою

Характеристики основних видів бухгалтерсько-облікової документації подана в таблиці 4.2.

Таблиця 4.2. Характеристики бухгалтерсько-облікової документації

За матеріальною складовою документа основними ознаками класифікації обліково-бухгалтерської документації є матеріал носія та форма носія. Серед найрозповсюдженіших різновидів обліково-бухгалтерських документів на матеріальних носіях розрізняють паперові, полімерні, полімерно-плівкові, полімерно-платівкові, полімерно-карткові документи.

За матеріальною конструкцією носія інформації розрізняють такі бухгалтерські документи: аркушевий, картковий, дисковий та комбінований види документів.

Основними ознаками класифікації бухгалтерських документів є способи їх створення.

За способами документування розрізняють такі вили бухгалтерських документів: рукописний, друкований, електромагнітний, оптичний та цифровий.

За регулярністю складання розрізняють такі види бухгалтерських документів:

- періодичні (місячна, квартальна та річна звітність);

- неперіодичні (прибуткові й видаткові касові ордери, товарно-транспортні накладні, накладні на відпуск матеріальних цінностей, розрахункові, платіжні відомості, банківські виписки тощо.

За часом появи бухгалтерського документа у світ розрізняють оригінал та копію.

За місцем виникнення розрізняють внутрішньо-організаційні та зовнішньо-обігові документи (між організаціями, з банком, з податковою адміністрацією, органами соціального страхування, пенсійним фондом тощо).