Загальне документознавство - Палеха Ю.І. - Економічна система документації

Кожен документ, незалежно від характеру зазначеної в ньому інформації - економічної, наукової, навчальної чи управлінської - завжди виступає елементом якоїсь певної системи документації. Уся сукупність систем документації, що функціонують в оперативній чи ретроспективній сферах, являє собою досить складну багаторівневу систему. Ця система складається з цілого ряду підсистем, котрі, у свою чергу, виступають відносно самостійними системами по відношенню до своїх структурних складових.

Кожна з підсистем містить певну кількість документів, які відіграють ту чи іншу відповідну роль у сферах функціонування й розвитку суспільства, його структурах та соціальних інститутах. При формуванні систем документації використовується системний підхід, який безпосередньо зв'язаний з проведенням класифікації документів.

Особливу роль у сукупній системі документації офіційного походження займає економічна та наукова системи документації. Так, в економічній системі документації, як вже зазначалось в попередніх змістових модулях, можна виділити виробничу, фінансову, цінову, банківську, торговельну та зовнішньоторговельну документацію.

Наукова система документації, в свою чергу, містить науково-організаційну, науково-дослідну, дослідно-конструкторську та патентну документацію. У зв'язку з постійним ускладненням функцій суспільства, зміною й вдосконаленням технологій обробки інформації відбувається подальша диференціація зазначених систем документації, виділення та розвиток нових підсистем.

Економічна система документації

Економічна система документації відображає конкретні, практичні питання ведення сучасного господарства, організації торгівлі, ведення фінансової та цінової політики, здійснення банківської діяльності.

Розглянемо деякі з її основних видів, а саме: бізнес-план, контракт, зовнішньоторговельні та інші комерційні документи.

Бізнес-план - важливий обов'язковий документ, що підсумовує ділові можливості й відкриває перспективи їх реалізації колективом (командою спеціалістів та виконавців). Бізнес-план необхідний усім господарським структурам для успішної роботи. Він має окреслити основні напрями діяльності, найоптимальніший шлях розвитку, діяльності, методи та шляхи їх реалізації.

Зазначений вид господарської документації використовується також з метою подання для отримання кредиту в банку, позики, а також для внутрішніх потреб самої організації.

Основна увага під час складання бізнес-плану приділяється викладенню ідеї (меті) бізнесу та розробці шляхів її реалізації, тобто повинно бути визначено:

- предмет діяльності;

- майбутній продукт виробництва (послуга) і чим він чи вона будуть відрізнятися від інших;

- у яку можливу суму обійдеться реалізація цього плану (проекту);

- джерела, які будуть сприяти досягненню мети. Бізнес-план повинен мати такі внутрішні компоненти: титульна сторінка, зміст, обкладинка.

Бізнес-план, як правило, складається з таких основних розділів:

1. План виробництва.

2. Організація управління підприємством.

3. Фінанси та їх використання.

4. Програма інвестування (якщо необхідно).

5. Охорона навколишнього середовища.

6. Оцінка ризику та страхування.

7. Окупність капіталовкладень та ін.

Окремий розділ бізнес-плану слід присвятити розгляду мети, стратегії й тактики бізнесу на найближчі роки. При цьому варто провести маркетингове дослідження з аналізом ринку споживачів та попиту на продукт чи послугу. У кінцевому результаті, щоб дані були більш реальними, слід мати результат максимального аналізу ринку, базу даних законів та стандартів, які регулюють, дозволяють та захищають упровадження в практику певних видів товарів та послуг.

Контракт (договір) - це комерційний документ, що являє собою угоду на постачання товару (надання послуг та ін.), погоджений і підписаний експортером та імпортером (постачальником і споживачем).

Процедура укладення контракту може проходити в кілька етапів:

- попередня усна або письмова домовленість;

- проект контракту або попередній договір (може бути надісланий на розгляд другій стороні ініціатором укладення контракту);

- оформлення чистового варіанту контракту після внесення в нього доповнень (коректури);

- підписання обома сторонами.

Практична форма контракту (договору) на експорт (імпорт), може складатися з необхідної для продавця чи покупця кількості статей (розділів), наприклад, таких:

1. Предмет контракту.

2. Ціна й сума контракту.

3. Терміни постачання.

4. Якість товару.

5. Пакування та маркування.

6. Умови оплати.

7. Здавання - приймання товару.

8. Претензії (санкції).

9. Гарантії.

10. Форс-мажор.

11. Рекламації.

12. Додаткові умови.

13. Юридичні адреси сторін.

Кількість розділів контракту (договору) чітко не регламентується, вони підбираються в залежності від потреб обох сторін, які на документальній основі підтверджують свою домовленість та умови її досягнення.

Найпоширенішим видом контрактів є контракт на закупівлю - продаж (виконання послуг) певних товарів. Основна відмінність контракту від договору полягає в тому, що контракт укладається тільки між двома сторонами.

Складаються контракти (договори) в письмовому вигляді за усталеною формою, часто на спеціальних типових бланках із одноразовим включенням до них основної інформації.

Зовнішньоторговельні документи - це документи, що підтверджують виконання зовнішньоторговельних операцій, тобто постачання продавцем споживачеві товару, його транспортування, збереження на складах, митного контролю, страхування тощо.

Залежно від виконуваних функцій зовнішньоторговельні документи, в свою чергу, можна розділити на наступні групи: товаросупроводжувальні (документи, що супроводжують вантаж від пункту відправлення до пункту призначення); відвантажувальні (документи, що складаються у зв'язку з відвантаженням товару), комерційні документи" Сюди відносяться документи з оформлення платіжно-банківських операцій; також транспортні, в т.ч. транспортно-експедиторські документи; окрему групу складають страхові документи. Комерційні документи.

За своїм функціональним призначенням виділяють такі типи комерційних документів: запит, пропозиція, відповідь на пропозицію, рекомендація, протокол розбіжностей, комерційний акт, претензія, позовна заява. Характеристика зазначених документів подана в таблиці 4.3.

Таблиця 4.3. Характеристика комерційних документів з урегулювання взаємовідносин між партнерами