Мова ділових паперів - Кацавець Г.М. - 2. Лист

1. Загальні вимоги до оформлення ділової кореспонденції

Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція. З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Це і сувора нормативність, і дотримання юридичних положень, і також бездоганне володіння правилами української мови - графіки, орфографії й пунктуації.

Текст має бути логічно послідовним, диференційованим за сферами спілкування, відзначатися довершеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа.

Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов'язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ. Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку.

V ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершуються знаком оклику, текст починається з абзаца і з великої літери.

Важливе значення має питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листі в-прохань, листів-вимог, листів-претензій. бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами.

Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції. - Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.

Якщо ж важливо назвати конкретного виконавця, тоді пропонуємо вживати активну форму. Наприклад: Адміністрація, не несе відповідальність за власні речі відвідувачів.

Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом'якшують тон спілкування. Наприклад: За такі результати праці Ви не можете одержати премії - На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії

Займенник Ви в листах, офіційних документах пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата.

Відокремлений дієприслівниковий зворот може надати документу характеру повної інформації, вичерпної відповіді. Наприклад: Прочитавши Ваші оповідання, редакція журналу повідомляє, що вони потребують доопрацювання. З цією метою найчастіше використовуються також дієприслівникові звороти типу: вважаючи, беручи до уваги, враховуючи та ін.

Надмірна ввічливість, як і нав'язування своїх методів чи принципів у розв'язанні того чи іншого питання, не сприяють позитивному результату.

2. Лист

Лист - це узагальнена назва документів (лист-ловідомлення. лист-подяка. лист-нагадування, лист-прохання. листи супровідні, рекламні та ін.), що пересилаються поштою.

Серед ділової кореспонденції (документи організаційно-розпорядчого характеру, інструкції, інформативні запити) важливе місце займас листування.

Листи друкують на друкарській машинці або набирають на комп'ютері. Особисті листи пишуть ще й від руки.

Щодо змісту службового листа: мають бути вступ, виклад, висновки й закінчення. Текст складається довільно. Подаємо зразки:

КОМІТЕТ ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ

З ПИТАНЬ АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ЗЕМЕЛЬНИХ

І ВІДНОСИН

І ЛИСТ

І № 06-13/8- / 02 від 27.02.2002 І

/ Комітетом розглянуто проект Закону України "Про внесення І І змін і доповнень до Закону України "Про збір на розвиток І І виноградарства, садівництва і хмелярства", який не знайшов І / підтримки у більшості народних депутатів України- членів комітету 1 І і найближчим часом не буде розглядатися Верховною Радою І І України. І

І Разом з тим повідомляємо, що у проекті Податкового Кодексу І / України, який прийнятий Верховною Радою у першому читанні, І І передбачено зберегти норму діючого Закону України "Про збір на І і розвиток виноградарства, садівництва і хмелярства" до І січня 2004 / І року. І

І Голова комітету _ [

(підпис) І

Акціонерний комерційний Обл(міськ)управлінням,

промислово-інвестиційний відділенням Промінвестбанку

банк

(ПРОМЖВЕСТБАНК) 15. 07.03. №05-4/297

Для використання в практичній роботі листа Міністерства зовнішніх економічних зв'язків і торгівлі України № 15-1/20 про зміни та доповнення до Методичних рекомендацій щодо проведення комерціалізації державної роздрібної торгівлі і громадського харчування, повідомлені листом Промінвестбанку №05-4/57.

Додаток: на двох сторінках.

Заступник Голови Правління банку _

(підпис)