Українська мова за професійним спрямуванням - Галузинська Л.І. - 3.5. Вимоги до мови ділових паперів

З огляду на підстилі та жанри офіційно-ділового стилю найголовнішими його мовними засобами є такі.

Лексика. В основі ділової української мови лежить загальнозрозуміла, нейтральна, нормована, міжстильова, так звана книжна лексика. Відтінок книжності мають слова з абстрактним значенням (виконання, дозволяється, розробляється), дієслова (здійснювати, надсилати, призначити), вмотивовані слова, що відповідають змістові документа: синоніми (замісник - заступник); іншомовні слова (за доцільністю вживання).

Книжна лексика характерна для стилів, які здебільшого мають писемний вираження (науковий, діловий, художній і публіцистичний). Значне місце в ній посідають слова із суфіксами -ання, -ення, -іння, -ство, -цтво: функціонування, примирення, покоління, товариство, співробітництво. Незначний рівень книжності мають дієслова на -увати, -ювати: торгувати, утримувати, уповільнювати, заповнювати, віддієслівні іменники на -ння, -ття: спостереження, прийняття, посвідчення, прибуття.

Для ділового мовлення важливе значення має синонімія, адже вона покликана якнайточніше відтворювати найтонші елементи людської думки. Незнання синонімічних можливостей слова часто призводить до помилок, а уміле їх використання робить мовлення багатшим, досконалішим. Добираючи слова з синонімічного ряду, треба враховувати відтінок значення, стильову належність певного слова. Прикладами синонімів є: документи - ділові папери, джерела, першоджерела; думка - твердження, ідея, задум; реалізація - виконання, втілення, здійснення, впровадження; період - етап (епоха, ера), час, пора, вік, проміжок часу; рішення - вирішення, розв'язання, розв'язок, ухвала, постанова, присуд, вирок, вердикт.

Для багатозначних слів і омонімів основним джерелом точної передачі значення є контекст - змістове оточення слова, вжитого в тексті. Зважати на лексеми, які стоять поряд із певним словом, слід також і при перекладі ("заместитель директора" и "временный заместитель" - не одне й те саме).

Особливої точності у вживанні однозначності вимагають терміни. Серед термінологічної лексики є низка слів, якими послуговуються мовці в різних стилях: аргумент, дослідження, теорія, чинник, справа, стимул. Але найчастіше терміни належать до певної сфери мовлення. Наприклад, у науковій: експеримент, гіпотеза, дедукція, індукція, лексикологія, синтаксис, в адміністративно-діловій: циркуляр, акт, бюджет, протокол, формуляр.

Під час укладання ділової документації певні труднощі створюють пароніми (спільнокореневі слова, схожі за будовою й вимовою, але різні за значенням, про них ітиметься в частині, присвяченій лексичним нормам професійної мови). Незначна різниця у вимові слів ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживання. Тому, щоб уточнити значення та правопис потрібної лексеми, варто звертатися до відповідних словників. Наприклад: поживний - споживчий - споживацький: поживний - придатний для споживання, їстівний: поживні речовини; споживчий - той, що слугує для задоволення потреб споживання: споживчий ринок; споживацький - властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси.

Морфологія. На рівні словоформ правильне вживання передбачає вибір найточнішої граматичної форми слова (відмінків прізвищ, слів при звертанні; вживання конкретних форм роду - назви посад, професій - і числа; написання числівників, вживання відповідних займенників (ми, Ви) та форм дієслів - інфінітива, першої та третьої особи теперішнього часу, наказового способу).

Наприклад, у сучасній українській мові обмежено вживаються активні дієприкметники теперішнього часу; з інших мов, зокрема з російської, такі форми перекладаються замінюються прикметниками або іменниками:

Синтаксис. Документ, в основному, має бути розповідним, а отже, повинен містити розповідні поширені речення, найчастіше прості з прямим порядком слів, у деяких документах - складні з умовними, причиновими підрядними частинами. Можливе вживання інфінітивних конструкцій та розщепленого присудка (зробити огляд, провести операцію, давати вказівки). Вставні слова та словосполучення вживають на початку речення. Широко використовують віддієслівні іменники.

Важливим є вибір прийменника у синтаксичних конструкціях (окремим аспектом нашого курсу є питання правильного вживання при перекладі та оформленні документів - і ділових, і наукових - прийменника по). Стійкі вислови є засобом називання предметів, явищ, процесів, виникли шляхом переосмислення вільних словосполучень і становлять семантичну цілісність. Вони якнайкраще характеризують стандартизований стиль ділової мови, наприклад знижувати якість, взяти до уваги, довести до відома, укласти угоду; іноді такі словосполучення є термінами: рекомендований лист, цінні папери, статутний фонд, фондова біржа тощо.

Наслідком неправильного добору слів у діловому мовленні є тавтологія (невмотивоване повторення спільнокореневих слів) та плеоназм (вживання зайвих або тотожних за значенням слів), використані без певної стилістичної мети. Надмірне захоплення зайвими словами не створює враження чогось значного, глибокого, а лише підкреслює звичайний, буденний зміст: вільна вакансія, прейскурант цін, моя автобіографія, передовий авангард, свій автопортрет, форсувати прискореними темпами тощо.

Щоб запобігти цим недоречностям, слід запам'ятати, що причинами помилок у застосуванні логічних принципів викладу найчастіше бувають:

1. Поєднання логічно несумісних слів (катахреза): жахливо добра людина, страшенно чудова доповідь.

2" Використання зайвих слів, часто іншомовних (тавтологія): моя автобіографія, адреса місця проживання, моя власна думка.

3. Заміна особової форми дієслова активного стану зворотним дієсловом: вибачаюся замість "вибачте мені".

4. Неправильне чергування низки однорідних членів речення: діти, жінки, матері-годувальниці (матері-годувальниці - також жінки); фахівець з китайської та східної медицини (Китай - також Схід).

5. Неправильна координація присудка зі складеним підметом: Ніхто з нас не підтримали доповідача.

6. Порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили.

7. Вживання дієприслівникового звороту на місці підрядного речення: Завершивши підготовку дисертації, доцентові запропонували захищати її в Національному університеті імені Тараса Шевченка.

8. Порушення смислового зв'язку між окремими висловлюваннями у тексті: Інші речовини з подібними властивостями відсутні (незрозуміло, чи відсутні речовини, чи інші властивості); Чотири подібних автомати обслуговують кілька тисяч людей (невідомо, хто є суб'єктом дії - люди чи автомати).

9. Невміння поділити текст на абзаци.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких: вірогідність та об'єктивність змісту, нейтральність вислову, повнота інформації та максимальна стислість викладу.

Узагальнюючи сказане вище, розглянемо мовні засоби ділового стилю з прикладами правильного слововживання та побудови:

1. Слід правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладають від третьої особи. Наприклад: комісія ухвалила...; інститут просить...; ректорат клопочеться...

Від пертої особи укладають заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Не потрібно вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку.

5. Уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю... У порядку надання матеріальної допомоги.,.. У зв'язку з вказівкою... Відповідно до попередньої домовленості... Відповідно до Вашого прохання...

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... Беручи до уваги... Розглянувши.. . Вважаючи...

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для широкого кола читачів.

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після керівного слова, вставні слова - на початку речення).

9. Щоб не образити партнера, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не відповіли на лист-запит (неправильно);

Вами ще не дано відповідь на лист-запит {правильно).

Якщо ж важливо зазначити конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: університет не гарантує...; комісія підтверджує...; телевізійне агентство повідомляє...

10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію...; затвердити пропозицію...; попередити правління...

11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую...; пропоную.,.

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами:

Р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний... Високошановний". Вельмишановний". Високоповажний...