Програмне забезпечення є доповненням апаратних засобів будь-якого ПК, яке визначає способи взаємодії (інтерфейс) користувача з комп'ютером і його можливості у розв'язанні конкретних завдань.
Все програмне забезпечення персональних комп'ютерів можна поділити на два класи:
o системне програмне забезпечення;
o прикладні системи (пакети прикладних програм).
У свою чергу, серед системного програмного забезпечення можна виокремити:
o операційні системи і сервісні програми;
o операційні оболонки;
o мережеві операційні системи;
o мови та системи програмування.
Операційні системи дають змогу іншим програмам звертатись до зовнішніх пристроїв, а людині керувати роботою машини. Для IBM-сумісних персональних комп'ютерів застосовується декілька "родин" операційних систем. Найпоширенішою є операційна система Windows.
Ядро операційної системи зазвичай доповнюється набором сервісних програм, які використовуються з різною метою. Так, наприклад, за їх допомогою виконується попередня розмітка диска, встановлюються параметри зовнішніх пристроїв, тестується оперативна пам'ять тощо.
Мови і системи програмування - це категорія програмних засобів, за допомогою яких створюються усі інші програми. Більшість цих засобів призначена для роботи програмістів.
Прикладні системи або пакети прикладних програм становлять категорію програмних засобів, призначених для розв'язання повсякденних завдань користувачів.
Перед вимкненням комп'ютера перш за все необхідно закінчити роботу з прикладними програмами (якщо вони запускались на виконання) і вийти з Windows.
4.1.3. Файлова система
На магнітних дисках інформація зберігається за допомогою файлів.
Файл (від. англ. file - "папка") - іменована область на диску. У файлах можуть зберігатись тексти програм, підготовлені до виконання програми, дані для їхньої роботи тощо. Файлом може бути будь-який текстовий документ й числові дані, таблиці, графіки, а також інформація у будь-якому іншому вигляді.
У Windows ім'я файла може складатись щонайбільше з 255 символів (не лише латинських, а й українських чи російських літер) і при конструюванні імені файла можна використовувати символ "пробіл".
Відповідно до характеру інформації, що зберігається, файлові звичайно приписують тип або розширення імені. Тип файла задає або сам користувач, або програма, що створила файл. Ім'я і тип використовуються для ідентифікації файла. Тип може складатись з 1-3 літер або цифр (а також деяких інших символів).
Повне ім'я файла складається з імені й типу, котрі при введенні їх із клавіатури розділяються знаком "крапка" (без пробілів). Наприклад, Command.com, Word.exe, Excel.exe. При утворенні файла автоматично реєструється дата й час його створення. Ім'я, тип, розмір, дата й час є атрибутами файла, які фіксуються при його створенні чи модифікації.
Вдало підібрані імена файлів можуть значно полегшити роботу користувача, допомагаючи орієнтуватись у великому обсязі різної інформації, що розміщується на дисках. Але за інтенсивного використання ПК кількість файлів невпинно зростає, і стежити за упорядкованістю інформації на диску стає дедалі важче. Для впорядкування дискового простору використовують каталоги.
Каталог (директорія, папка) - це розділ зовнішньої пам'яті, в якому розташовується група файлів, об'єднана користувачем за будь-яким власним критерієм. Каталог має ім'я і, в свою чергу, може бути зареєстрований в іншому каталозі. Це означає, що він належить до останнього як ціле, і є підпорядкованим каталогом (підкаталогом або піддиректоріею). На кожному диску є кореневий каталог. Він не має імені, й у ньому можна реєструвати як звичайні файли, так і підкаталоги першого рівня. В останніх можна реєструвати як звичайні файли, так і підкаталоги другого рівня тощо. Ланцюг підпорядкованих (зареєстрованих один в одному) каталогів визначається їхніми іменами, розділеними знаком .
Приклади ланцюжків підпорядкованих каталогів:
WINDOWS - каталог (директорія, палка) з ім'ям WINDOWS знаходиться на першому рівні;
WINDOWSMou документи - каталог Mou документи розміщений на другому рівні (внаслідок того, що найпоширеніші інтерфейси операційних систем розроблені англійською або російською мовами, назви клавіш і функцій ПК також подаємо англійською або російською мовами з великої літери, виділяючи їх курсивом без лапок).
Для одночасного визначення декількох файлів (там, де це допускається й потрібно) використовується шаблон імені файла. У шаблонах використовується знак * ("зірочка"), що позначає будь-яку кількість допустимих символів, і знак питання, який позначає один будь-який допустимий символ.
Приклади шаблонів:
*.ехе - всі файли типу .ехе;
*.* - всі файли поточного каталогу;
A?.* - всі файли, імена яких починаються на літеру А і складаються з одного або двох символів.
За наявності каталогів на диску для знаходження файла недостатньо визначити тільки його ім'я: однойменні файли можуть бути наявні в декількох каталогах. Для точної ідентифікації файла необхідно, крім імені, задати його розташування за допомогою ланцюжка підпорядкованих каталогів. Такий ланцюжок названо маршрутом, або шляхом. Маршрут пишуть перед іменем файла і відокремлюють від імені роздільником.
4.1.4. Операційні системи IBM-сумісних ПК
4.1.5. Користувацький інтерфейс операційної системи Windows
4.2. Текстовий редактор Microsoft Word
4.2.1. Вікна редактора Microsoft Word
4.2.2. Вікна документів
4.2.3. Створення документів
4.2.4. Оброблення документів
ЧАСТИНА 2
Розділ 5. Документи щодо особового складу