Українська мова за професійним спрямуванням - Галузинська Л.І. - 4.2.4. Оброблення документів

Виділення тексту. Як уже зазначалося у попередніх двох підрозділах можна було побачити, що для виконання будь-якої дії над текстом його спочатку необхідно виділити. Для цього в Word існує декілька способів:

1. Використання миші:

а) переміщення миші від початку виділення до його кінця при утриманні натиснутої лівої кнопки миші;

б) подвійне клацання на слові виділить слово й пробіли після нього;

в) потрійне клацання на будь-якому абзаці виділить весь абзац;

г) клацання на будь-якому слові речення з одночасним натисканням клавіші Ctrl виділить усе речення;

2. Використання тільки клавіатури. Це зручно, оскільки під час набору тексту обидві руки задіяні на клавіатурі. Можливі варіанти:

а) утримуючи натиснутою клавішу Shift, виділяють за допомогою натиснення клавіш керування курсором зі стрілками;

б) натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + стрілка ліворуч для виділення тексту ліворуч від місця розташування текстового курсора до першого пробілу;

в) натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + стрілка праворуч для виділення тексту праворуч від місця розташування текстового курсора до першого пробілу;

г) натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + стрілка донизу для виділення тексту донизу від місця розташування текстового курсора до кінця абзацу;

д) натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + стрілка вгору для виділення тексту вгору від місця розташування текстового курсора до початку абзацу;

е) натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + Ноте для виділення тексту вгору від місця розташування курсора до початку тексту;

є) натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + End для виділення тексту донизу від місця розташування курсора до кінця документа;

ж)натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + Page Down для виділення тексту донизу від місця розташування курсора до останнього рядка, який видно на екрані;

з) натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + Page Up для виділення тексту вгору від місця розташування курсора до першого рядка, який видно на екрані;

3. Для виділення всього тексту документа також застосовується команда Выделить все в меню Правка або комбінація клавіш Ctrl +А.

Виділений текст позначається інверсивним способом, тобто білими буквами на чорному фоні. До нього тепер можна застосовувати усі можливі операції, передусім форматування.

Редагування тексту. З технічного погляду редагування - це внесення можливих змін у текст документа: вилучення непотрібних частин, переміщення фрагментів тексту, заміна одних слів або символів іншими тощо.

Вилучити текст просто: натиснути клавішу Backspace і стирати по одному знаку ліворуч від текстового курсора або клавішу Delete і вилучати символи, розташовані праворуч від курсора.

Натиснувши клавішу Insert і увімкнувши таким чином режим заміни, можна "заміщувати" попередній текст новим. Але для видалення великого фрагмента такі методи незручні. Простіше виділити потрібну частина тексту і вилучити клавішею Delete або за допомогою команди Очистить у меню Папка. Якщо помилково видалити частину потрібного тексту, то операцію можна скасувати, застосувавши команду Отменить ввод цього самого меню.

Перемістити фрагменти тексту можна декількома способами. Спочатку частину тексту слід виділити, після цього виконати команду Вырезать. Текст зникне з екрана скопіюється в буфер обміну, де зберігатиметься до наступної операції вирізування або копіювання. Потім встановити текстовий курсор у те місце документа, куди треба поставити вирізаний фрагмент, і виконати команду Вставить. Ці команди можна знайти як у меню Правка, так і у динамічному меню, яке викликається натискуванням правої кнопки миші.

Інший метод переміщення тексту - використання миші, що дещо зручніше. Спочатку також необхідно виділити потрібну частину, наприклад абзац або речення. Потім поставити на неї основний курсор й натиснути ліву кнопку миші. Внизу стрілки-курсора з'явиться квадратик, який визначатиме готовність комп'ютера до переміщення тексту. Не відпускаючи кнопки, потрібно перемістити стрілку до місця, куди потрібно вставити текст, а потім відпустити - виділений фрагмент перенесено у визначене вами місце.

Цей спосіб логічно використовувати тоді, коли на екрані можемо бачити як текст, який треба перемістити, так і місце, куди його потрібно вставити. Якщо ж відстань між ними велика, то краще скористатися першим варіантом.

Інколи необхідно не переставити, а скопіювати фрагмент в інше місце документа. Для цього треба виділити потрібну частину тексту і виконати команду Копировать. На відміну від дії команди Вырезать, текст не зникне з екрану, але також потрапить до буфера обміну. Тепер за допомогою команди Вставить можна вставляти (копіювати) його будь-яку кількість разів у різні місця.

Інколи в документі може бути велика кількість зайвих знаків або спецсимволів. Так, у стандартному тексті для розділення слів потрібен лише один пробіл, інакше інтервали будуть дуже великими. Якщо при наборі тексту ця вимога не була виконана, то виправити недолік можна за допомогою команди Заменить меню Правка:

1. Вибираємо команду Заменить у меню Правка. Відкриється діалогове вікно Найти и заменить.

2. У полі Найти: необхідно поставити два пробіли (або в інших випадках - слово, яке треба замінити).

3. У полі Заменить на: один пробіл (або слово, на яке буде замінюватися старе). У цьому випадку нас цікавить весь документ, тому натискаємо кнопку Заменить все. Через декілька секунд отримаємо повідомлення про закінчення огляду документа і кількість зроблених замін.

4. У прикладі з пробілами слід повторити попередню операцію Заменить все ще декілька разів, оскільки в тексті можуть бути не лише подвійні, а й потрійні (і більше) проміжки. У такому випадку кількість замін буде меншою. Коли кількість замін дорівнюватиме нулю, зайвих проміжків у тексті не залишиться.

Основи оформлення документів. За способом оформлення всі ділові папери можна умовно поділити на три категорії: а) документи, що пишуться від руки; б) документи, які друкуються на комп'ютері; в) готові бланки, до яких вписуються об'єктивні дані.

Від руки пишуть заяви, автобіографії, пояснювальні записки, розписки, особисті доручення, деякі види звітів, оголошень. Вручну оформлюють чернетки списків, відгуків, рецензій, протоколів, службових листів, наукових праць, потім їх набирають на ЕОМ.

Заяви про прийняття на роботу або надання матеріальної допомоги, анкети, особові листки з обліку кадрів, довідки, контракти, трудові угоди, посвідчення про відрядження - це виготовлені друкарським способом бланки, до яких особа вносить об'єктивні дані вручну.

Переважна більшість документів обов'язково має бути оформлена за допомогою комп'ютера. Особливо це стосується організаційно-розпорядчих документів (вказівок, інструкцій, положень, постанов, наказів, статутів); також резюме, відгуків, рецензій, наукових праць; службових листів (зокрема тих, які надсилаються електронною поштою); протоколів і витягів із протоколів; документів, які містять табличні дані (накладні, таблиці, графіки); договорів, офіційних доручень.

Будь-який набраний на комп'ютері текст можна умовно назвати документом. У діловодстві є певні правила оформлення документів, які необхідно виконувати. їх висунення пояснюються не лише необхідністю виконувати вимоги встановленого порядку, а й тим, що виконання єдиних правил забезпечує юридичну силу документів і полегшує роботу з ними. Зрозуміло, що діловий папір без дати, підпису й інших реквізитів - це приватна записка, а не офіційний документ.

Для перевірки правильності встановлення полів документа, який оформлюємо на комп'ютері, або зміни їхніх розмірів, вибору формату паперу, необхідно скористатися командою Параметры страницы в меню Файл. Діалогове вікно Параметры страницы містить вкладки: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги, кожна з яких використовується для встановлення сталих параметрів.

Змініть установки полів за замовчуванням на потрібні, відкрийте вкладку Размер бумаги, клацнувши на її назві лівою кнопкою миші, на ній зазначено необхідний розмір паперу (за потреби внесіть зміни). Якщо документ уже містив текст, то він буде розміщений згідно з новими параметрами.

Необхідно звернути увагу на те, що встановлювати розмір сторінки і поля потрібно перед форматуванням тексту документа. Адже після зміни параметрів сторінки тексту будуть розміщені згідно з новими установками, і час, витрачений на розміщення абзаців, буде втрачено.

Параметри сторінки досить установити один раз, після чого зберегти документ. Надалі при відкритті цього документа він буде завантажуватися з усіма особливостями свого форматування, незалежно від того, з яким документом ви працювали досі.

Існують і певні правила оформлення самого тексту, яких бажано дотримуватися, щоб документ мав прийнятний вигляд, його легко було читати, не було зайвих "пробілів" тощо. Зупинімося на найголовніших.

1. При введенні тексту завжди треба ставити тільки один пробіл (клавішею Space). Інакше будуть з'являтися надто великі інтервали, особливо під час установлення режиму вирівнювання по ширині.

2. Не можна використовувати "незаповнений абзац" для відокремлення наступного абзацу, це призведе до "негнучкого" форматування. Варто використовувати команду Абзац у меню Формат, що відкриває діалогове вікно Абзац, у якому необхідно встановити потрібні відступи й інтервали для цього абзацу, а також його розміщення на сторінці; або команду Стили и форматирование у меню Формат.

3. Не потрібно використовувати знак табуляції (клавіша Tab) або декілька пробілів (Space) для визначення абзацного відступу. Це також призведе до "негнучкого" форматування (інколи текст із абзацними відступами, установленими в такий спосіб, не придатний для форматування). Встановити відступи можна за допомогою команд Абзац та Стили и форматирование у меню Формат або під час автоматичного форматування тексту за допомогою команди Автоформат.

4. Необхідно обмежувати кількість виділень у тексті. Недоречна його насиченість різними шрифтами (Arial, Times New Roman, Courier, Antiqua), їх накресленнями (полужирный, курсив) тощо, це робить документ важким для сприйняття.

5. Виділення схожих за змістом і логічним призначенням елементів у межах одного документа варто визначати однаково.