Українська мова за професійним спрямуванням - Галузинська Л.І. - 6.1.2. Написання листа за допомогою текстового редактора Word

1. Відкрийте меню Файл.

2. Клацніть лівою кнопкою миші на рядку Создать. При цьому користуватися кнопкою Создать на панелі інструментів не можна.

3. У діалоговому вікні клацніть лівою кнопкою миші на заголовку вкладки Письма и факсы.

4. Клацніть лівою кнопкою миші на назві Мастер писем. На екрані з'явиться Помічник (анімаційна фігурка), який запропонує два варіанти листів. Якщо плануєте написати лише одного листа, то клацніть лівою кнопкою миші перемикачі Создать одно письмо й переходьте до розділу Создание одного письма. Якщо потрібно надіслати кілька однотипних листів, які відрізнятимуться один від одного адресами й іменами одержувачів, то клацніть лівою кнопкою миші на перемикачі Создать письма для слияния й переходьте до розділу Создание нескольких писем.

Розглянемо детальніше послідовність створення одного листа.

1. На вкладці Формат письма оберіть у полях зі списками формат дати, потім шаблон та стиль листа.

2. Якщо лист буде віддруковано на готовому бланку, то встановіть прапорець Использовать бумагу с готовой шапкой та зазначте, де знаходиться шапка й який її розмір.

3. Клацніть лівою кнопкою миші на кнопці Далее або на заголовку вкладки Получатель.

4. Заповніть текстом поля Имя получателя та Адрес доставки.

5. Для привітання виберіть один з варіантів у полі зі списком або встановіть відповідний перемикач.

6. Клацніть лівою кнопкою миші на кнопці Далее або на заголовку вкладки Другое,

7. Визначте додаткові елементи листа. Щоб побачити можливі варіанти, встановіть прапорці й відкрийте поля зі списками. Якщо додаткові елементи не потрібні, зніміть прапорці.

8. Заповніть текстом поля на вкладці Отправитель і клацніть лівою кнопкою миші на кнопці Готово.

9. У заготовці листа замініть текст, створений Мастером писем, вашим текстом.

10. Перевірте правильність написання, збережіть та роздрукуйте лист.

Спробуємо скласти діловий лист засобами Word. Передусім необхідно створити новий файл, в якому буде зберігатися цей документ. Виконайте цю операцію за допомогою команди Создать меню Файл. У діалоговому вікні Создать залишити Нормальный шаблон і натисніть на кнопку ОК. Якщо Word не був завантажений, запустіть його, й у вас буде Документ з Нормальным шаблоном за замовчуванням.

Створіть файл за допомогою команди Сохранить как у меню Файл, де встановіть його ім'я, наприклад Letter.doc, і місце на диску, куди його необхідно записати.

Тепер наберіть текст листа, періодично зберігаючи його за допомогою команди Сохранить або комбінації клавіш Ctrl + S. Можна також активувати режим Автосохранения. Для цього у діалоговому вікні команди Сохранить как... натисніть на кнопку Опции. У відчиненому діалоговому вікні увімкніть прапорець навпроти потрібної команди. Встановіть за допомогою клавіатури часовий інтервал, наприклад, 10 або 5 хв. Тепер програма буде автоматично зберігати файл через кожні 10 (5) хвилин.

Якщо ви вперше працюєте з Word, необхідно з'ясувати низку простих, але важливих речей.

При наборі тексту в Word не треба окремо приділяти час вирівнюванню правого краю і переходу на новий рядок, на відміну від друкарської машинки. Засоби вирівнювання та переходу на новий рядок Word встановлені робити це автоматично.

Спеціальні надруковані символи - це знаки, що відображають різні режими розміщення документа й не виводяться при друкуванні документа на папір (наприклад, абзацні позначки, знаки табуляції, позначки кінця рядків). При активованому режимі відображення спеціальних недрукованих символів усі позначення абзаців та інших елементів форматування виводяться на екран і усуваються з нього за допомогою кнопки Непечатаемые знаки. Після закінчення набирання текст листа буде мати приблизно такий вигляд:

Про поставку виробу № 9

Директорові АТЗТ "Аваль" п. Іваненку І.П.

01002, Україна, Київ, вул. Хрещатик, 22

Шановний Іване Петровичу!

Ми з задоволенням отримали Вашого листа відповідно до поставки виробу № 9, за який Ваша фірма розрахувалася 28.11.96. Ми були дуже здивовані, що Ви були змушені вдруге звернутися до нас. Жоден попередній лист на нашу адресу не дійшов, що пояснюється незадовільною роботою поштового відділення.

Проте такий варіант потрібно ще доопрацьовувати. У тексті немає відокремлень, деякі рядки необхідно розташувати по центру або біля правого поля тощо. Для цього виділятимемо необхідні слова або рядки за допомогою миші й застосовуватимемо до них відповідні команди.

Почнемо з реквізитів адресата (одержувача). Директору АТЗТ "Аваль" п. Іваненку ІЛ. 01002, Україна, Київ вул. Хрещатик, 22. Зробимо їх напівжирним накресленням. Виділяємо всі чотири рядки мишею і використаємо команду Шрифт меню Формат, список Стиль: Полужирный. Простіше виконати за допомогою кнопки Ж на панелі форматування.

Тепер необхідно відцентрувати звертання до одержувача. Виділяємо: Шановний Іване Петровичу! і натискаємо кнопку цієї самої панелі Выровнять по центру, а після цього - ще кнопки Полужирный і Курсиву щоб виділити звернення напівжирним курсивом. Повторне натискування кнопок скасовує застосовані функції. Тепер текст листа задовольняє загальноприйняті вимоги.

Інколи шрифт тексту потрібно змінити.

Щоб змінити шрифт усього тексту, виконайте такі дії:

1. Застосуйте команду Выделить у меню Правка.

2. Виконайте команду Шрифт у меню Формат.

3. У діалоговому вікні Шрифт виберіть у списку шрифтів потрібний, наприклад Aсal Суг. Стиль за необхідності виберіть зі списку: Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный курсив. Размер: встановіть, вибравши зі списку або ввівши із клавіатури потрібний кегль 10 (пунктів).

4. Натисніть ОК.

Шрифт усього документа зміниться. Всі виділення у тексті, якщо не було внесено поправок до списку Стиль, збереглися. Залишилося вирівняти правий край тексту. Для цього виділіть ту частину, до якої це необхідно застосувати, - у нашому випадку це текст листа без реквізитів адресата (одержувача) й звертання до нього - і натисніть кнопку Выровнять по ширине на панелі інструментів Форматирование.

За допомогою описаних нижче операцій швидко можна надати будь-якому текстові найкращого вигляду:

1. Виконайте команду Автоформат у меню Формат. Відкриється діалогове вікно Автоформат із повідомленням про готовність редактора відформатувати документ.

2. Натисніть кнопку Опции. З'явиться діалогове вікно, за допомогою якого ви можете контролювати процес форматування.

При автоматичному форматуванні, залежно від установлених вами в діалоговому вікні Опции перемикачів і прапорців, до кожного заголовка й абзацу буде застосовано певний стиль. Так, редактор вилучить зайві проміжки, відступи і маркери абзаців, а також замінить деякі спеціальні символи - наприклад, символи С, R і ТМ на символи ©, ® і ™ відповідного шрифту.

Вмикаючи або вимикаючи прапорці в діалоговому вікні Опции, можна встановити правила, за якими буде автоматично форматуватися текст. Але в нашому прикладі ніякі обмеження не потрібні, адже ми залишили усі прапорці ввімкненими.

3. Натисніть кнопку ОК у діалоговому вікні Опции і потім у вікні Автоформат. Word автоматично відформатує документ. Потім на екрані знову з 'явиться діалогове вікно Автоформат., але з іншим змістом.

4. Тепер можна переглянути всі зміни форматів, натискуючи кнопку Просмотр изменений, прийняти їх, не прийняти або змінити. Бажано зробити це пізніше, оскільки спочатку, щоб допрацювати внесені зміни, натисніть кнопку Таблица стилей.

5. На екрані з'явиться діалогове вікно Таблица стилей. Вибираючи певні шаблони зі списку вікна Шаблон, можна

змінити зовнішній вигляд документа. Зміни у зовнішньому вигляді документа демонструються у вікні Просмотр. У нашому прикладі, коли йдеться про діловий лист, обираємо шаблон LЕТТЕR-2 - Современное письмо і натискаємо кнопку ОК.

Якщо зовнішній вигляд відформатованого документу влаштовує, натисніть кнопку ОК.

6. Знову з'явиться діалогове вікно Автоформат. Тепер натисніть кнопку Принять або ще раз перегляньте усі внесені зміни за допомогою кнопки Просмотр изменений. Після натиснення цієї кнопки з'явиться діалогове вікно Просмотр изменений автоформата, за допомогою якого можна контролювати усі зміни й застосовані до абзаців та символів стилі.

Тепер документ готовий: для нього зроблено форматування, встановлено відступи, виділення. За бажанням можна внести ще деякі елементи оформлення символів за допомогою команди Шрифт у меню Формат, використання якої детально описано на початку підрозділу 4.2.

Після виконання усіх операцій лист буде досить переконливим. Зверніть увагу, що відступи між абзацами були встановлені за допомогою форматування, а не абзацних знаків.

У такий спосіб можна надавати документам інше форматування за допомогою стандартних шаблонів, перерахованих у списку Шаблон діалогового вікна Таблица стилей. Наприклад, якщо лист необхідно відправити по факсу, то слід вибрати шаблон Классический титульный лист факса або Современный титульный лист факса.

Надалі формат тексту документа можна змінювати. Для цього зручно користуватися командою Таблица стилей у меню Формат. Вона виводить на екран те саме діалогове вікно Таблица стилей.

Для перегляду або зміни стилю виділеного тексту (абзацу), а також створення нового стилю необхідно використати команду Стиль у меню Формат. Так, щоб застосувати новий стиль до фрагмента тексту, необхідно зробити таке:

1. Виділіть текст, до якого потрібно застосувати інший стиль.

2. Виконайте команду Стиль у меню Формат.

3. Відкриється діалогове вікно Стиль. У списку Стили цього вікна виберіть необхідне ім'я стилю. Зверніть увагу, що стилі абзаців у списку виділені напівжирним накресленням, а стилі символів - прямим. Зразок форматування абзаців і символів, яке передбачає обраний стиль, демонструється у вікні Просмотр.

4. Натисніть кнопку Применить. Стиль наведеного тексту змінився.

5. Якщо виникла необхідність створити новий стиль або внести зміни в будь-який із наявних стандартних, то перш ніж натиснути Применить, слід натиснути кнопку Создать або Изменить у діалоговому вікні Стиль. Далі визначте ім'я нового стилю і його характеристики. Потім натисніть ОК. Новий стиль створено з ім'ям, яке ви йому дали.

6. Закінчивши роботу з листом, його необхідно зберегти в кінцевому варіанті й, якщо необхідно, роздрукувати за допомогою команди Печать у меню Файл. Перед друком бажано ознайомитись із виглядом документа за допомогою команди Просмотр у цьому самому меню.