Українська мова за професійним спрямуванням - Галузинська Л.І. - 6.5. Службові записки

План - заздалегідь підготовлена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін їх здійснення.

За терміном виконання плани поділяють на:

o перспективні (охоплюють декілька років);

o річні (календарний, фінансовий, навчальний);

o піврічні (семестрові);

o квартальні;

o місячні;

o тижневі;

o щоденні.

Зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожен пункт плану складається з трьох обов'язкових частин:

а) зміст роботи;

б) термін виконання;

в) відповідальні за виконання.

Плани підписуються особами, що відповідають за їх виконання, або керівником установи.

Затверджується план колегіальним органом або керівником установи (структурного підрозділу). Затверджені плани групуються у справах.

Реквізити плану:

1. Гриф затвердження.

2. Назва виду документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Заголовок (вказується термін, на який складено план).

5. Текст (зміст плану).

6. Підпис(и).

7. Дата складання.

Зразок плану

ЗАТВЕРДЖЕНО

Ректор Національного університету харчових технологій

_А.І.Українець

(підпис) 1 жовтня 2005 року

План наукової роботи кафедри українознавства на І семестр 2005/2006 навчального року

6.5. Службові записки

Доповідна записка (рос. докладная записка) - це документ на ім'я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або зобов'язань.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним. Для зручності вона розділяється на частини. Наприкінці подають висновки та пропозиції.

Доповідні записки бувають:

1) звітні (про виконання службових доручень);

2) інформаційні (про певні факти або події);

3) ініціативні (пропозиції щодо виконання певних дій). Текст доповідної записки має дві частини: першу - описову

(констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; У Другій частині розкриті пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Головні вимоги до доповідної записки:

o зміст має бути лаконічним за формою викладу;

o наведені факти - вірогідними;

o пропозиції - чітко сформульованими. Реквізити доповідної записки:

1. Посада, прізвище й ініціали керівника, якому вона подається.

2. Посада, прізвище, ім'я й по батькові особи, яка подає записку.

3. Назва виду документа.

4. Текст.

Під загальним терміном "службові записки" найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, власне службова записка. З них на комп'ютері оформлюють службову та доповідну записки; пояснювальну здебільшого пишуть від руки.

5. Дата складання.

6. Підпис.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

Різновидом доповідної записки є службова записка (пропозиція). Це документ, у якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції з певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обґрунтування) та висновки (перелік пропозицій).

Зразки доповідних записок

Ректорові НУХТ

проф. Шевченку A.M.

голови студентського наукового

товариства

Алексєєвої Олени Анатоліївни

Доповідна записка Про відрядження

Просимо відрядити студента III курсу факультету технології цукристих речовин та функціональних харчових продуктів Тарасюка Дмитра Олексійовича до м. Одеси з 17 по 22 квітня 2004 року.

Підстава: запрошення керівництва Одеської національної академії харчових технологій до участі в Міжнародній науково-практичній конференції "Сучасні проблеми оздоровчого харчування".

13.04.2004 р. (підпис)

За цим зразком можна оформити й службову записку (пропозицію).

Деканові факультету Е.М доц. Старовєровій М.А. викладача кафедри іноземних мов Марочко Людмили Ігорівни

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що студенти групи Ек-ІІ-8 не з'явилися на практичне заняття з англійської мови (III пара). Прошу вжити заходів до студентів зазначено? групи.

18.03.2004 р. (підпис)

Ректорові НУХТ проф. Шевченку А.М. заступника голови редакційно-видавничого відділу Драйцун Віталіни Павлівни

Доповідна записка

Згідно з рішенням загальних зборів членів редакційно-видавничого відділу, я була у відрядженні в м. Вінниці з метою укладення договору з видавництвом "Нова Книга". Відповідно до умов договору, бібліотека університету отримає 40 (сорок) примірників навчального посібника "Українська мова та культура мовлення".

Доручення виконано.

7.03.2004 р. (підпис)

Пояснювальна записка (рос. объяснительная записка) - 1) документ особистого характеру, у якому пояснюються певні дії особи (найчастіше - порушення дисципліни, невиконання роботи); 2) вступна частина іншого документа (програми, плану, проекту, посібника тощо), де обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна.

Пояснювальні записки пишуться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого. Відповідно до цього вони поділяються на такі групи:

1. Службові (їх оформлюють на бланках).

2. Особисті (пишуться на аркушах паперу від руки). Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи,

оформлюється із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Адресант.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка надсилається за межі установи, її оформлюють на бланку й реєструють.

Зразок пояснювальної записки

Деканові факультету ТЦР і ФХП проф. Островській А.С. старости групи ТЦ-1-7 Маринченко Світлани Олегівни

Пояснювальна записка

Студенти групи ТЦ-І-7 не з'явилися на практичне заняття з вищої математики (II пара), тому що відвідували Національний художній музей України. Відвідання музею було організовано кафедрою українознавства.

20.10.2003 р. (підпис)

Особливості перекладу деяких словосполучень з російської на українську мову

Деякі вислови-штампи української та російської мов значно різняться. Побачити це можна в табл. 6.2.

Таблиця 6.2. Особливості перекладу російських фраз українською