Українська мова за професійним спрямуванням - Галузинська Л.І. - 8.4. Список. Перелік. Таблиця

Список (рос. список) - документ, який містить перелік назв предметів, об'єктів, осіб (їхніх прізвищ, імен, по батькові) у певному порядку і складається з метою інформування або реєстрації.

Найчастіше списки укладають у хронологічному або алфавітному порядку. Серед них найпоширенішим є алфавітний, який з переліком кого-небудь або чого-небудь за алфавітом. Якщо це список осіб, то ім'я та по батькові пишуться після прізвища.

Реквізити списку:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа й номер.

3. Тематичний заголовок.

4. Основна частина, що містить графи й рядки (обов'язковою є графа "№ з/п").

5. Підпис.

6. Дата.

7. Печатка.

Під час укладання списку на комп'ютері перелічувані об'єкти позначають по-різному: створюють нумерований список (1, 2, 3...), список-бюлетень (з використанням символів-маркерів), багаторівневий (з нумерацією розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів) тощо.

Зразок списку

Список № 4

наукових праць асистента кафедри українознавства Бондаренко Лесі Олександрівни за 2002/2003 навчальний рік

Перелік (рос. перечень) - перерахування предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги.

Список і перелік - дуже близькі за формуляром документи. Реквізити переліку - такі самі, як і списку.

Зразок переліку

Перелік документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (приймання закінчених будівельних об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо). Аркуші погодження нормативно-правових актів.

Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану й належну заробітну плату тощо).

Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

Завдання (на проектування об'єктів, капітальне будівництво тощо).

Заяви (про акредитив, про відмову від акцепту тощо). Заявки (на обладнання, винаходи тощо). Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції. Кошторис витрат.

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг). Подання й клопотання. Посвідчення про відрядження. Протоколи (погодження планів постачань). Реєстри (чеків, бюджетних доручень). Специфікації (виробів, продукції тощо). Статути державних установ. Титульні списки. Штатні розписи.

Таблиця (рос. таблица) - перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

За способом подання наукового матеріалу таблиця належить до екстралінгвістичних (позамовних) засобів викладу. У вигляді таблиці, як правило, подають цифрові дані, якщо їх багато або виникає потреба зіставити певні показники. Таблиця - це такий спосіб подання інформації, при якому цифровий або текстовий матеріал групується в рядки та графи, відокремлені одна від одної вертикальними та горизонтальними лініями.

Матеріал у таблиці систематизований, на перший план виступають цифри. Не вживаються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, всього, у тому числи

Реквізити таблиці:

1. Назва виду документа, номер.

2. Тематичний заголовок.

3. Заголовна частина, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться).

4. Основна частина, що містить графи й рядки (або боковик, головку та прографку).

5. Примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною й наочною. У комп'ютерному обробленні даних найчастіше виконують таблиці у форматі Microsoft Excel,

Для вставки таблиці в текст у редакторі Microsoft Word виконайте такі дії:

1. Установіть текстовий курсор у те місце, де плануєте вставити таблицю.

2. На панелі інструментів клацніть лівою кнопкою миші на опції Добавить таблицу.

3. Курсором миші виділіть потрібну кількість рядків (максимально - 4) та стовпчиків (максимально - 5) і клацніть лівою кнопкою миші.

Можна вставити таблицю й за допомогою меню Таблица, яке дасть змогу додавати або видаляти рядки й стовпчики, перетворювати текст на таблицю й навпаки, сортувати рядки за алфавітом.

За логікою побудови таблиці її логічний суб'єкт (позначення предметів, які в ній характеризуються) розміщують у боковику або головці; логічний предмет таблиці - у прографі. Заголовок кожної графи має бути якомога стислішим. Слід уникати повторів тематичного заголовка у заголовках граф, а одиниці виміру зазначати в тематичному заголовку.

У вигляді таблиць можна оформлювати й деякі інші документи, наприклад списки, переліки, акти, накладні, звіти, резюме, особові листки з обліку кадрів.

Зразки таблиць

ТАБЛИЦЯ №5 Затверджено вченою радою факультету (вищого закладу освіти)

Протокол №_від и_"_2004 р.

План підготовки кандидатів наук на 2004-2009 роки _факультету

Основні відмінності української мови від інших слов'янських мов

8.5. Накладна

Накладна (рос. накладная) - обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.

Реквізити накладної:

1. Назва виду документа: угорі посередині великими літерами НАКЛАДНА № від... (дата).

2. Підстава, на основі якої видано накладну.

3. Кому видано (назва установи або прізвище, ім'я, по батькові приватної особи).

4. Від кого (назва установи або штамп установи, її адреса, телефон, поточний рахунок).

5. Позначення кожної графи:

o назва предметів;

o сорт;

o розмір;

o одиниця виміру;

o номенклатурний номер;

o кількість (за вимогою" видано);

o вартість;

o сума вартості.

6. Підпис керівника установи й бухгалтера.

7. Дата.

8. Хто видав.

9. Хто одержав.

10. Штамп установи або печатка.

Зразок-формуляр накладної